Księgowość ONLINE jest pojęciem bardzo szerokim i często różne usługi próbują się podszyć pod tego rodzaju usługę. Niniejszy artykuł przybliży Państwu możliwe prace i modele pracy księgowości ONLINE.
Księgowość czy usługa informatyczna?
Często firmy informatyczne, oferujące systemy do fakturowania (darmowe lub płatne) mają w swoim pakiecie także księgowość. Są to przypadkowe rozproszone księgowe, często biura rachunkowe są podwykonawcami, a cena jest zadziwiająco niska. Proszę jednak uważać i sprawdzić, czy mamy tam fachową obsługę. Odpowiedzialność zawsze jest po stronie podatnika, a biuro rachunkowe może być tylko pozwane za błędnie wykonana usługę. Co z tego, skoro na pierwszej linii ognia jest przedsiębiorca. Co z tego, że w przypadku błędów może pozwać biuro jak będzie miał zablokowane rachunki bankowe i uniemożliwione prowadzenie działalności. Księgowość ONLINE w tej formie nie daje też Państwu gwarancji obsługi kontroli podatkowej. Wiele takich firm w chwili kontroli umywa ręce i odpowiedzialność zrzuca na klienta. Ponadto warto wiedzieć, że wprowadzając samemu faktury to my możemy popełnić błąd, a umowa z biurem zakłada, że wtedy biuro wykręca się z odpowiedzialności mówiąc, że nie miało obowiązku zweryfikować swoich danych. Polecamy solidne rozważenie korzystania z takich usług.
Księgowość w banku
Kolejną grupą księgowości online są usługi księgowe proponowane przez banki. Jest to duże uproszczenie i działa podobnie jak pkt 1. Na zachodzie okazało się po latach, gdzie takie modele pracowały, że korzystają z nich czasem tylko jednoosobowe działalności w branży usługowej.
Email to nie księgowość ONLINE
Często małe biura rachunkowe, które nie mają możliwości technicznych próbują marketingowo przegonić swoje usługi nazywając księgowością online sam kontakt mailowy z klientem. Niestety to jest dalekie od ideału, ponieważ klient ciągle nosi papiery księgowej i nie ma żadnej automatycznej procedury ewidencyjnej dokumentów. Zgubienie dokumentów, opóźnienie w otrzymywaniu danych do przelewów na podatki czy ZUS to tylko niektóre problemy takiej księgowości.
Sieciówki wciągające biura rachunkowe
we współpracę
Istnieją firmy sieciowe, które zrzeszają biura rachunkowe mające mało klientów i proponują im dodatkowy zarobek na pośrednictwie finansowym. W Polsce działa taka bardzo znana sieć. Firma wiodąca oferuje biurom za darmo aplikację, nie chce nic od biur za jej używanie za wyjątkiem zgody na przekazanie danych klientów, pracowników klientów itp. Ta spółka wiodąca wydzwania wtedy klientom swoich biur rachunkowych i sprzedaje usługi leasingu, kredytów i ubezpieczeń. To są firmy zarabiające co do zasady na usługach finansowych a nie księgowości. Skoro nie zarabiają na księgowości to trudno by utrzymywały jakość tej księgowości. Nie ma tam żadnych procedur i żadnych zasad. Tylko sprzedaż danych. Oczywiście biura rachunkowe które decydują się na współpracę są to biura małe, słabe i bez kompetencji, ponieważ jeśli księgują tanio i byle jak i godzą się na sprzedaż danych swoich klientów – trudno oczekiwać jakości.
Księgowość profesjonalna
Warto zwrócić uwagę, że profesjonalna księgowość ONLINE daje dostęp do fachowców i obsługuje cały proces księgowy. Od zebrania danych poprzez automatyczną zamianę faktur na metadane poprzez system OCR kończąc na księgowaniu i raportowaniu. Szczegółowo można o tym przeczytać w naszym artykule na temat prowadzenia biura rachunkowego w czasie epidemii. Taka księgowość zapewnia również jako dodatkową usługę doradztwo podatkowe, która działa na profesjonalnych rozwiązaniach HELPDESK znanych dotychczas z branży IT. Takie zapytania są przypisywane do ticket’u i nie ma możliwości, by w terminie deklarowanym przez umowę nie odpowiedzieć na zapytanie, ponieważ następuje automatyczna eskalacja takich emaili. Co do samej księgowości to kontakt z księgową powinien być online, np. przez MS Teams, Skype czy meetup Google – dzięki temu mamy wrażenie jakbyśmy siedzieli obok swojej księgowej. Automatyzacja poszczególnych procesów i ergonomia pracy księgowych to gwarancja tego, że 2 dni po zeskanowaniu faktury otrzymujesz wyniki swojej firmy na www wraz z wprowadzonymi przelewami do banku poprzez technologię WebService. Takie technologie prowadzi np. ING Bank, BNP Paribas, Alior Bank czy Reiffeisen. Taką księgowość prowadzi też WARIDO Accounting Sp. Z o.o.
Grupa Warido
ul. Wodzisławska 358
44-274 Rybnik
tel.: (+48) 537 726 726
email: sekretariat@warido.comFacebooklinkedin
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
