Kompleksowe wdrożenia IT dla Twojej firmy
Chciałbyś się rozwijać? Czujesz, że Twoja firma stoi w miejscu? Nie wiesz, jak przygotować się do wdrożenia systemów IT w firmie? Pomożemy Ci i Twojej firmie wdrażać nowe rozwiązania informatyczne.
Pomogliśmy w rozwoju już tak wielu firmom. Tobie też możemy pomóc!
Zadzwoń do nas teraz lub wyślij e-mail, a my zajmiemy się resztą.
Wszystko co musisz wiedzieć o wdrożeniu systemu IT w firmie.
Dowiedz się jak przeprowadzić wdrożenie systemu IT w firmie. Sprawdź jak wygląda ten proces i jakie są etapy wdrożenia systemu informatycznego.
Jak przygotować się do wdrożenia systemów IT w firmie?
Wdrażanie systemu informatycznego to wieloetapowy proces, do którego trzeba dobrze się przygotować. Wysiłek włożony w najwcześniejszym etapie wdrożenia IT zaprocentuje w czasie użytkowania gotowego systemu. W czasie całego procesu duże znacznie ma też bezpieczeństwo IT w firmie. To wszystko sprawia, że jest to spore wyzwanie organizacyjne. Poniżej omówimy niektóre aspekty wdrożenia informatycznych systemów zarządzania.
Wdrażanie systemu informatycznego jest pojęciem bardzo szerokim. Najczęściej nie jest to do końca precyzyjnie określone. Może to być poważny problem, zwłaszcza, że usługi wdrożeniowe są coraz częstsze. Niejasności na poziomie definicji wdrożenia systemów IT mogą skutkować większymi trudnościami na etapie użytkowania, zwłaszcza jeśli okaże się, że dostawca i użytkownik inaczej interpretowali te pojęcia.
W tym wypadku nie można zakładać, że obie strony dokładnie wiedzą, co obejmuje proces wdrożenia IT. Dlatego zanim dostawca oprogramowania zacznie realizować kolejne etapy wdrożenia, trzeba przygotować dokumentację, w której dokładnie będzie wskazane, co obejmuje cały proces. Pozwoli to na uniknięcie nieporozumień wynikających z innego zrozumienia poszczególnych definicji określających wdrożenie systemu informatycznego.
Etapy tego procesu można określić następująco:
Na początku koniecznie trzeba określić jakie funkcjonalności ma mieć nowy system. Na tym etapie wykonawca usługi musi poznać Twoje potrzeby. Obejmuje to analizę wykorzystywanych obecnie systemów i procesów. Wszystko musi być na tyle dokładnie określone, żeby obydwie strony wiedziały, co jest do zrobienia.
Na tym etapie nie ma potrzeby przewidywać wszystkiego, co może się przydać dopiero w przyszłości. Takie podejście sprawia, że możesz zapłacić za rzeczy, które nigdy nie będą w pełni wykorzystane, a dodatkowo mocno skomplikują cały system.
Musisz wziąć pod uwagę, że wiele systemów ma budowę modułową. Dzięki temu wdrożenie nowego systemu nie oznacza, iż później nie będzie można go rozbudować. Dlatego lepiej skoncentrować się na tych modułach systemu, które na pewno będą wykorzystywane i usprawnią pracę w firmie, bo trzeba mieć świadomość, że każdy dodatkowy moduł zwiększy koszt całego systemu.
Koszty wdrożenia systemów informatycznych w firmie zależą od złożoności zakupionego oprogramowania. Inny będzie koszt całego systemu ERP a inny programu do fakturowania. Dlatego niezwykle istotne jest to, aby wybrać odpowiedni system, który będzie odpowiadał potrzebom danego przedsiębiorstwa. Każda dodatkowa funkcjonalność przekłada się na zwiększenie kosztu całego systemu.
Oprócz kosztów finansowych trzeba też wziąć pod uwagę czas wdrożenia systemu i stopień zaangażowania pracowników w testowanie nowego oprogramowania. Jest to jeden z ważniejszych etapów wdrażania systemów IT, bo podczas testów może okazać się, że brakuje jakiegoś rozwiązania, albo że któryś z modułów jest zbędny.
Kolejnym z aspektów jest posiadana infrastruktura. Tutaj istnieje niebezpieczeństwo, że obecna konfiguracja serwera lub poszczególnych stacji roboczych jest niewystarczająca do uruchomienia nowego systemu IT. W tym wypadku oprócz kosztów instalacji samego systemu, trzeba doliczyć też koszt rozbudowy lub wymiany sprzętu IT.
Cały proces wdrożenia to najczęściej spora inwestycja. Z tego względu warto wybrać dostawcę systemu, który zapewni wsparcie na każdym etapie wdrożenia od analizy przedwdrożeniowej aż po etap obsługi powdrożeniowej. Wybranie najtańszej oferty czasami może oznaczać nie tylko spore niedogodności korzystania z systemu, ale również kompletny brak wsparcia po zapłacie ostatniej faktury za system IT.
Niezwykle istotny jest harmonogram całego wdrożenia. Na każdy z etapów trzeba zarezerwować odpowiednią ilość czasu, żeby mieć szansę na wyłapanie ewentualnych błędów. Lepiej zrobić to na etapie projektowym lub produkcyjnym niż po zakończeniu wdrożenia.
Dobrze jest też wyznaczyć osobę odpowiedzialną za nadzór nad pracą całego zespołu wdrożeniowego, która będzie koordynować komunikację pomiędzy pracownikami a firmą odpowiedzialną za wdrożenie. Najlepiej jeśli będzie to osoba, która ma praktyczne doświadczenie w realizacji procesów, które mają być obsługiwane przez wdrożony system IT. Dzięki temu będzie mogła sprawdzić czy zaproponowane rozwiązania są wystarczająco funkcjonalne z punktu widzenia użytkownika.
Do dobrych praktyk można też zaliczyć szkolenie dla osób, które będą korzystać z nowego systemu. Powinno ono nie tylko objaśniać funkcje nowego systemu i pokazywać jego możliwości, ale też wyjaśniać jakie będą korzyści dla pracowników i całej firmy po zakończeniu prac wdrożeniowych. Taki przepływ informacji wewnątrz organizacji może wydatnie przyczynić się do powodzenia całego projektu. Wiadomo, że zmiany w procesach wymagają czasu, ale przeszkolenie z naciskiem na aspekt informacyjny może przyśpieszyć zwrot z inwestycji zarówno pod względem czasowym oraz finansowym.
Sprawozdanie finansowe za 2025 r. (przy roku kalendarzowym) trzeba zatwierdzić najpóźniej do 30.06.2026. Nie warto zostawiać tego na koniec czerwca — wcześniej przygotuj dokumenty, zwołaj zgromadzenie wspólników i uchwały. Chcesz przejść proces bez błędów? Skontaktuj się z Warido.
Czerwiec i lipiec 2026 to kumulacja terminów: PIT/CIT, VAT i JPK, VAT-UE, ZUS oraz formalności po zatwierdzeniu sprawozdania za 2025. Chcesz mieć uporządkowany kalendarz i spokój? Skontaktuj się z Warido.
MF pracuje nad projektem, który od 2027 r. mógłby uprościć obowiązki płatników: część informacji (np. PIT-11) nie musiałaby trafiać do pracowników automatycznie. To wciąż projekt. Chcesz być na bieżąco? Skontaktuj się z Warido.
Przy zakończeniu pracy niewykorzystany urlop nie przepada — trzeba wypłacić ekwiwalent, bo wymaga tego Kodeks pracy. Kluczowe jest poprawne wyliczenie i ujęcie w kadrach i płacach, by uniknąć błędów. Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z Warido.
KSeF w e-commerce od 2026 wymaga integracji sprzedaży z systemem i poukładanego obiegu faktur, zwłaszcza B2B. Dobrze ustawione procesy zmniejszają ryzyko błędów i przyspieszają rozliczenia. Chcesz wdrożyć to bez stresu? Skontaktuj się z Warido.
Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.
Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.
Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.
Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.
Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.
Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.
