Zrobimy porządek w każdej dokumentacji
Korekta błędów w księgowości jest zadaniem złożonym, wymagającym głębokiej znajomości przepisów rachunkowych i podatkowych. Odtwarzanie ksiąg rachunkowych polega na ponownym zaksięgowaniu dokumentów z okresu, w którym księgowość była prowadzona nierzetelnie, lub nie były prowadzone wcale.
Zadbaj o porządek w księgowości swojej firmy i oszczędź czas, pieniądze i nerwy! Masz pytania – skontaktuj się z nami już dziś!
Rekonstrukcja z definicji oznacza odtworzenie czegoś nieistniejącego lub odnowienie czegoś zniszczonego, zatem rekonstrukcja ksiąg handlowych oznacza odtworzenie ksiąg rachunkowych od nowa.
Odtwarzanie ksiąg rachunkowych firmy polega na ponownym zaksięgowaniu dokumentów z okresu, w którym księgi rachunkowe były prowadzone nierzetelnie, wadliwie lub nie były prowadzone wcale. Do tego typu zaniedbań mogło się przyczynić wiele czynników takich jak sytuacje losowe czy nieodpowiednie kompetencje.
Korekta błędów w księgowości jest żmudna oraz bardzo czasochłonna ze względu na fakt, iż wszystkie dokumenty muszą zostać zaksięgowane w oparciu o obowiązujące w danym okresie przepisy prawa podatkowego. Proces takiej rekonstrukcji jest niestety relatywnie kosztowny ze względu na jego czasochłonność, dlatego ceny mogą sięgać nawet kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych. Księgi rachunkowe mogą być odtworzone w sposób częściowy lub całkowity.
Częściowe odtworzenie często zamyka się w okresie kilku lub kilkunastu ostatnich miesięcy i polega na skorygowaniu deklaracje VAT i ponownym wyliczeniu podatku dochodowego.
Całkowite odtworzenie obejmuje zazwyczaj okres kilku lat, podczas których zaniedbania w prowadzeniu księgowości doprowadziły do sytuacji, w której jedynym wyjściem jest zaksięgowanie wszystkich dokumentów od nowa. W przypadku całkowitych rekonstrukcji niejednokrotnie wymagane jest przygotowanie zaległych sprawozdań finansowych.
Poprawianie błędów księgowych firmy to ostateczność, na którą zmuszeni są zdecydować się przedsiębiorcy, których księgowość była prowadzona nierzetelnie, wadliwie lub nie była prowadzona wcale. Aby ustalić w jakiej kondycji są księgi rachunkowe firmy należy wykonać wstępny audyt, który z definicji polega na niezależnej ocenie stanu ksiąg handlowych przedsiębiorstwa pod względem zgodności z przepisami prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości.
Jeżeli audyt wykaże niewielką ilość błędów, które można naprawić poprzez wykonanie paru korekt, wówczas mówimy o rekonstrukcji częściowej. Natomiast jeśli podczas wykonywania audytu okaże się, że księgowość w firmie była prowadzona w bardzo nierzetelny sposób lub nie była prowadzona wcale, wtedy należy zdecydować się na całkowitą rekonstrukcję ksiąg rachunkowych.
W pierwszej kolejności należy wyjaśnić czym różni się nierzetelność od wadliwości
w kontekście prowadzenia ksiąg rachunkowych i właściwie jakie ma ona znaczenie. Księga nierzetelna jest to księga prowadzona niezgodnie ze stanem rzeczywistym, czyli fakty ujęte w księgach podatkowych są niezgodne z faktami, które miały miejsce w rzeczywistości lub w księgach ujęto zdarzenia, które nie miały miejsca w rzeczywistości.
Księgą wadliwą natomiast jest księga prowadzona niezgodnie z przepisami prawa. W tym przypadku badana jest prawidłowość prowadzenia księgi pod względem formalnym, które określone są przepisami ustawy i rozporządzenia. Prowadzenie ksiąg zgodnych ze stanem rzeczywistym (rzetelnie) lecz niezgodnych z wymogami formalnymi, może spotkać się z zarzutem wadliwego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
W związku z powyższym czy ma znaczenie to, czy księga była prowadzona nierzetelnie czy wadliwie? Biorąc pod uwagę fakt, iż nierzetelne prowadzenie ksiąg stanowi co do zasady przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwe prowadzenie ksiąg uznawane jest za wykroczenie skarbowe, to z punktu widzenia kary ma ono zupełnie inną rangę. Zgodnie przepisami prawa (art. 61 § 3 k.k.s.), wykroczenia skarbowe przedawniają się po upływie roku od jego popełnienia.
Natomiast, jeżeli przed upływem tego roku nastąpiło wszczęcie postępowania przeciwko konkretnej osobie, to termin przedawnienia przedłuża się o kolejne 2 lata (łącznie 3 lata). Wykroczenia skarbowe zgodnie prawem zagrożone są karą grzywny wymierzaną kwotowo, która może być wymierzona w granicach od 1/10 do 20-krotności wysokości minimalnego wynagrodzenia. W 2022 r. za wykroczenie skarbowe Sąd może wymierzyć grzywnę w wysokości od 301,00 zł do 60.200,00 zł.
Natomiast w przypadku nierzetelnego prowadzenia ksiąg (art. 61 § 1 k.k.s.) przedawnienie nastąpi po upływie 5 lat od czasu jego popełnienia. Jeżeli jednak przed upływem tych 5 lat nastąpiło wszczęcie postępowania karnego przeciwko konkretnej osobie, to termin przedawnienia przedłuża się o kolejne 5 lat (łącznie 10 lat). Nierzetelne prowadzenie ksiąg zgodnie z prawem zagrożone jest karą grzywny do 240 stawek dziennych, przy czym stawka dzienna nie może być niższa 1/30 części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej 400-krotności.
W 2022 r. stawka dzienna grzywny nie może wynosić mniej niż 100,34 zł i więcej niż 40.133,33 zł. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.
Ustawa o rachunkowości za nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg przewiduje karę pozbawienia wolności, grzywny albo obie kary łącznie (art. 77 UoR). Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki oraz osoba, której powierzył na piśmie określone obowiązki w zakresie rachunkowości. W większości umów podpisywanych z biurem rachunkowym zawiera się zapis mówiący o tym, że biuro rachunkowe będzie prowadziło naszą księgowość w sposób rzetelny.
Jeśli takowy zapis był w naszej umowie z byłym biurem rachunkowym wówczas ponoszą wraz z kierownikiem jednostki wspólną odpowiedzialność. Jednak nie tylko ustawa o rachunkowości wyznacza w tym zakresie sankcje. Jak wspomniano powyżej za nierzetelne (niezgodnie ze stanem rzeczywistym) czy wadliwe (niezgodnie z przepisami prawa) prowadzenie ksiąg kary przewiduje Kodeks karny skarbowy. Wymienione sankcje w przypadku niespełnienia określonych obowiązków dotkną biuro rachunkowe bez względu na to, czy jednostka na skutek jego działań poniosła szkodę.
Natomiast powstanie szkody majątkowej w jednostce jest główną przesłanką pociągnięcia biura rachunkowego do odpowiedzialności na mocy Kodeksu karnego. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji to nasze byłe biuro będzie musiało opłacić nam koszty naprawy błędów w rachunkowości.
Błędy księgowe mogą być kosztowne dla firm i przedsiębiorstw, a także stanowić zagrożenie dla ich reputacji. Dlatego ważne jest, aby pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ksiąg dokonywali ich dokładnie i starali się minimalizować ryzyko popełnienia błędów.
Mimo to, nawet najlepsi i najbardziej doświadczeni pracownicy księgowi mogą czasami popełniać błędy. Gdy taki błąd zostanie wykryty, istnieją różne sposoby jego poprawienia.
Pierwszym krokiem jest identyfikacja błędu. Mogą pomóc w tym raporty finansowe, zestawienia rachunkowe i inne dokumenty. Kiedy błąd zostanie zidentyfikowany, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za jego poprawienie. W niektórych przypadkach, taka osoba może być wewnętrznym pracownikiem księgowym, a w innych – zewnętrznym ekspertem.
Jeśli błąd został popełniony przy wprowadzaniu danych do systemu księgowego, można go poprawić przez zmianę wprowadzonych danych lub ich usunięcie i ponowne wprowadzenie. Jeśli błąd został popełniony przy przetwarzaniu danych lub obliczaniu sald, można go poprawić przez wykonanie poprawek w arkuszach kalkulacyjnych lub innym oprogramowaniu księgowym.
Innym sposobem poprawienia błędów księgowych jest dokonanie korekty w księdze głównej. Korekty w księdze głównej powinny być dokładnie udokumentowane i zatwierdzone przez kierownictwo firmy lub odpowiedni organ.
Niezależnie od sposobu, w jaki błąd księgowy zostanie poprawiony, ważne jest, aby mieć na uwadze wpływ, jaki ma na finanse firmy. Dlatego też, warto regularnie sprawdzać księgi rachunkowe, aby uniknąć popełnienia błędów i zminimalizować ryzyko potencjalnych strat finansowych.
Podejmowanie decyzji odnośnie wyboru odpowiedniego biura rachunkowego jest bardzo ważne. Jeśli zarząd firmy wybierze nieodpowiednie biuro, może przytrafić się sytuacja, w której będzie zmuszony zdecydować się na rekonstrukcję ksiąg rachunkowych.
Dlatego warto co jakiś czas kontrolować swoje biuro rachunkowe i decydować się na wyrywkowy audyt. Dzięki audytowi można zauważyć błędy w księgach rachunkowych oraz je wyeliminować zanim będzie trzeba ponieść konsekwencje.
Sprawozdanie z działalności spółki jest podsumowaniem aktywności organizacji w danym roku obrotowym. Wskazuje się w nim informacje o sytuacji finansowej spółki oraz stanie majątkowym. Oprócz tego trzeba wystawić w nim ocenę uzyskiwanych efektów, opis zagrożeń czy czynniki niebezpieczeństwa, a także opisać zdarzenia, które wpływają na działalność jednostki i jej przewidywanym rozwoju.
Od pewnego czasu toczy się dyskusja na temat stopniowego wycofywania ze sprzedaży elektronicznych kas fiskalnych na rzecz urządzeń online. Mimo to wielu przedsiębiorców nie musi rejestrować sprzedaży w kasie fiskalnej.
Sprawdź, czym tak naprawdę jest kwota wolna od podatku, jak będzie wyglądać Twoje rozliczenie za 2022 rok oraz kto może na tym skorzystać.
Zastanawiasz się, czy wolno Ci rozliczać się w formie ryczałtu? Sprawdź na czym polega opodatkowanie ryczałtem i jakie są jego stawki.
Limity płatności gotówką na rok 2023 pozostają niezmienne. Wiele modyfikacji w tym zakresie rozpocznie się dopiero wraz z początkiem 2024 roku. Zgodnie z przepisami Nowego Polskiego Ładu w życie wdrożone zostaną nowe limity płatności gotówkowych dla osób fizycznych, jak również obniży się limit płatności gotówką dla przedsiębiorców.
W ostatnim wpisie nasze biuro rachunkowe przygotowało najczęstsze przyczyny, które popychają przedsiębiorców do decyzji o zmianie nazwy firmy. Możesz o nich przeczytaj w tym artykule…
Czynny żal, czyli zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego, w którym znajduje się informacja do naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego o tym jakie obowiązki…
W Polsce od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (e-faktura) na zasadach dobrowolnych. Jest to kolejny etap wprowadzania innowacyjnych e-usług administracji….
Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.
Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.
Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.
Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.
Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.
Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.
