W obecnej złej sytuacji epidemicznej wiele biur rachunkowych ma problem ze zdalną obsługą swoich klientów, co może doprowadzić do niedotrzymania ustawowych terminów wysłania deklaracji czy też niezachowania ciągłości bieżącej księgowości. Jak prowadzić księgowość i biuro rachunkowe zdalnie?
Etapy księgowości
Od czasów mnicha Luca Pacioli – ojca dzisiejszej rachunkowości uważanego za autora podwójnego zapisu (żyjący na przełomie XV i XIV wieku). Rachunkowość posiada pewne elementy stałe, a zmieniają się tylko urządzenia i technologie księgowe. Aktualnie dochodzi również do pewnych zmian, które w chwili zagrożenia koronawirusem zaczynają przybierać na znaczeniu. W każdym procesie księgowym niezależnie od technologii należy zebrać dokumenty wprowadzić je do systemu, zaksięgować i dostarczyć informacje odbiorcom zewnętrznym (dziś urzędy skarbowe, sądy, klienci) lub wewnętrznym (zarząd, kierownicy działów, controlling).
Zbieranie dokumentów
Mimo ewolucyjnych zmian od lat 90-tych w zakresie samego urządzenia i przejście na księgowość komputerową nadal biura rachunkowe działające wg. starych metod zbierają dokumenty w formie papierowej. W dzisiejszych czasach rodzi to ryzyka po obu stronach. Istnieją dziś systemy do zbierania dokumentów z wielu węzłów, czyli od wielu klientów. Takie aplikacje w sposób bezproblemowy i bez udziału maila, limitów na skrzynkach i problematycznym dzieleniu skanów na mniejsze pliki mogą być dostarczane do biura rachunkowego strumieniowo poprzez automatyczne połączenie skanera z synchronizowanym katalogiem. Powoduje to dużą wygodę klienta, a także pracującej księgowej. Daje też to pełne bezpieczeństwo przed utratą dokumentów, ponieważ wszystko jest logowane i nie ma możliwości, by nie wykazać kompletności dostarczonych dokumentów.
Wprowadzanie do systemu
Wprowadzanie do systemu wiele osób robi klasycznie. Biura rachunkowe – szczególnie te większe są tutaj mocno zagrożone jednorazowym chorobowym pracowników, ponieważ sale do wprowadzania danych to często open space z dużą ilością blisko siedzących osób. Rozwiązaniem jest tutaj skuteczny system OCR (eng. Invoice Opitcal Character Recognition), który wcześniej elektronicznie przesłane dokumenty zamienia w postać cyfrową i przekazuje tylko do kontroli pracownikom, którzy mogą pracować zdalnie. Nie ma w tej technologii konieczności bycia w pracy. Z takiego rozwiązania szczególnie zadowolone są księgowe, które mogą nadal terminowo sporządzać potrzebne raporty i deklaracje podczas opieki nad dziećmi, kiedy są zamknięte szkoły. Takie podejście nie zaburza pracy.
Księgowość
W chwili wprowadzenia wykwalifikowane księgowe także zdalnie mogą dekretować dokumenty i komunikować się z klientem mailowo lub telefonicznie. Bezpieczeństwo pracowników biura rachunkowego jest duże, ponieważ umożliwia odizolowanie się (kwarantannę) każdego pracownika w biurze. Nawet jeśli dojdzie do zachorowań to nie ma ryzyka, że zachoruje w jednym czasie całe biuro rachunkowe. To duże bezpieczeństwo dla klientów takiego biura rachunkowego.
Raportowanie
Wreszcie przechodzimy do finału. Raportowanie klasyczne emailem opanowało już większość biur, ale te najnowocześniejsze np. WARIDO Accounting Sp. z o.o. korzystają z pełnego podglądu dla klienta. Można oglądać obroty, bilanse, rachunki wyników w dowolnych układach. Dostęp jest także do rozrachunków, a w przypadku, kiedy klient sam jest zdyscyplinowany i na bieżąco skanuje dokumenty, a nie raz w miesiącu wtedy ma dodatkowy bonus w postaci aktualnych rozrachunków. Takie dokumenty skuteczne i dobrze zorganizowane biuro jest w stanie zaksięgować do 2 dni od zeskanowania. Nie tworzą się w takim biurze zatory pracy takie jak ma to miejsce w biurach działających klasycznie na dokumentach papierowych.
Współpraca z bankiem
Współpraca z bankami to wisienka na torcie dobrze zorganizowanej księgowości. Poprzez współpracę systemu księgowego z bankowymi systemami opartymi o WebService system sam zaciąga wyciągi i zleca przelewy, a klient tylko akceptuje te, które chce zapłacić. Jest to pełna automatyzacja, gdzie 2 dni po zeskanowaniu dokumentu klient ma wprowadzony go do banku z właściwym numerem rachunku, tytułem płatności i terminem. To klient jednak ostatecznie decyduje o potwierdzeniu przelewu.
Grupa Warido
ul. Wodzisławska 358
44-274 Rybnik
tel.: (+48) 537 726 726
email: sekretariat@warido.comFacebooklinkedin
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
