Jak prowadzić księgowość w czasach koronawirusa zdalnie (przez telepracę)?

Jak prowadzić księgowość w czasach koronowirusa zdalnie

W obecnej złej sytuacji epidemicznej wiele biur rachunkowych ma problem ze zdalną obsługą swoich klientów, co może doprowadzić do niedotrzymania ustawowych terminów wysłania deklaracji czy też niezachowania ciągłości bieżącej księgowości. Jak prowadzić księgowość i biuro rachunkowe zdalnie?

Etapy księgowości

Od czasów mnicha Luca Pacioli – ojca dzisiejszej rachunkowości uważanego za autora podwójnego zapisu (żyjący na przełomie XV i XIV wieku). Rachunkowość posiada pewne elementy stałe, a zmieniają się tylko urządzenia i technologie księgowe. Aktualnie dochodzi również do pewnych zmian, które w chwili zagrożenia koronawirusem zaczynają przybierać na znaczeniu. W każdym procesie księgowym niezależnie od technologii należy zebrać dokumenty wprowadzić je do systemu, zaksięgować i dostarczyć informacje odbiorcom zewnętrznym (dziś urzędy skarbowe, sądy, klienci) lub wewnętrznym (zarząd, kierownicy działów, controlling).

Zbieranie dokumentów

Mimo ewolucyjnych zmian od lat 90-tych w zakresie samego urządzenia i przejście na księgowość komputerową nadal biura rachunkowe działające wg. starych metod zbierają dokumenty w formie papierowej. W dzisiejszych czasach rodzi to ryzyka po obu stronach. Istnieją dziś systemy do zbierania dokumentów z wielu węzłów, czyli od wielu klientów. Takie aplikacje w sposób bezproblemowy i bez udziału maila, limitów na skrzynkach i problematycznym dzieleniu skanów na mniejsze pliki mogą być dostarczane do biura rachunkowego strumieniowo poprzez automatyczne połączenie skanera z synchronizowanym katalogiem. Powoduje to dużą wygodę klienta, a także pracującej księgowej. Daje też to pełne bezpieczeństwo przed utratą dokumentów, ponieważ wszystko jest logowane i nie ma możliwości, by nie wykazać kompletności dostarczonych dokumentów.

Wprowadzanie do systemu

Wprowadzanie do systemu wiele osób robi klasycznie. Biura rachunkowe – szczególnie te większe są tutaj mocno zagrożone jednorazowym chorobowym pracowników, ponieważ sale do wprowadzania danych to często open space z dużą ilością blisko siedzących osób. Rozwiązaniem jest tutaj skuteczny system OCR (eng. Invoice Opitcal Character Recognition), który wcześniej elektronicznie przesłane dokumenty zamienia w postać cyfrową i przekazuje tylko do kontroli pracownikom, którzy mogą pracować zdalnie. Nie ma w tej technologii konieczności bycia w pracy. Z takiego rozwiązania szczególnie zadowolone są księgowe, które mogą nadal terminowo sporządzać potrzebne raporty i deklaracje podczas opieki nad dziećmi, kiedy są zamknięte szkoły. Takie podejście nie zaburza pracy.

Księgowość

W chwili wprowadzenia wykwalifikowane księgowe także zdalnie mogą dekretować dokumenty i komunikować się z klientem mailowo lub telefonicznie. Bezpieczeństwo pracowników biura rachunkowego jest duże, ponieważ umożliwia odizolowanie się (kwarantannę) każdego pracownika w biurze. Nawet jeśli dojdzie do zachorowań to nie ma ryzyka, że zachoruje w jednym czasie całe biuro rachunkowe. To duże bezpieczeństwo dla klientów takiego biura rachunkowego.

Raportowanie

Wreszcie przechodzimy do finału. Raportowanie klasyczne emailem opanowało już większość biur, ale te najnowocześniejsze np. WARIDO Accounting Sp. z o.o. korzystają z pełnego podglądu dla klienta. Można oglądać obroty, bilanse, rachunki wyników w dowolnych układach. Dostęp jest także do rozrachunków, a w przypadku, kiedy klient sam jest zdyscyplinowany i na bieżąco skanuje dokumenty, a nie raz w miesiącu wtedy ma dodatkowy bonus w postaci aktualnych rozrachunków. Takie dokumenty skuteczne i dobrze zorganizowane biuro jest w stanie zaksięgować do 2 dni od zeskanowania. Nie tworzą się w takim biurze zatory pracy takie jak ma to miejsce w biurach działających klasycznie na dokumentach papierowych.

Współpraca z bankiem

Współpraca z bankami to wisienka na torcie dobrze zorganizowanej księgowości. Poprzez współpracę systemu księgowego z bankowymi systemami opartymi o WebService system sam zaciąga wyciągi i zleca przelewy, a klient tylko akceptuje te, które chce zapłacić. Jest to pełna automatyzacja, gdzie 2 dni po zeskanowaniu dokumentu klient ma wprowadzony go do banku z właściwym numerem rachunku, tytułem płatności i terminem. To klient jednak ostatecznie decyduje o potwierdzeniu przelewu.

Zapraszamy do współpracy!

Grupa Warido
ul. Wodzisławska 358
44-274 Rybnik
tel.: (+48) 537 726 726
email: sekretariat@warido.comFacebooklinkedin

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

e-doreczenia-od-1-pazdziernika-2024-dla-kogo

E-doręczenia od 1 października 2024 – dla kogo?

Aktualnie korzystanie z e-Doręczeń jest dobrowolne, ale firmy i instytucje publiczne są zobowiązane do wdrażania usługi zgodnie z harmonogramem. Najbliższa data – 1 października 2024 r. to termin wprowadzenia skrzynki e-Doręczeń dla niektórych zawodów zaufania publicznego i urzędów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się dokładnie, kto musi założyć adres elektroniczny przed tą datą.

Czytaj więcej »
jak-obliczyc-ekwiwalent-za-niewykorzystany-urlop-w-2024-roku

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale i pewna forma rekompensaty dla pracownika, który z różnych przyczyn nie mógł wykorzystać przysługującego mu wypoczynku. Jest to rozwiązanie przewidziane w sytuacjach, gdy zakończenie stosunku pracy uniemożliwia wykorzystanie zaległego urlopu. Warto jednak pamiętać, że wypłata ekwiwalentu nie następuje automatycznie w każdej sytuacji – istnieją wyjątki, które należy dokładnie rozpatrzyć.

Czytaj więcej »
czym-jest-wycena-przedsiebiorstw

Czym jest wycena przedsiębiorstw?

Wycena przedsiębiorstw jest procesem złożonym i wieloetapowym, wykraczającym poza zwykłą analizę finansową. Jest to działanie mające za zadanie oszacować wartość gospodarczą podmiotu, który w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu może pełnić różnorodne funkcje. Czy to w kontekście sprzedaży, fuzji, przejęć, czy strategicznych decyzji zarządczych – wycena przedsiębiorstwa jest fundamentem informacyjnym dla wielu kluczowych decyzji korporacyjnych.

Czytaj więcej »
odliczanie-vat-od-naliczonej-promocji

Odliczanie VAT od naliczonej promocji

W świecie przedsiębiorczości, gdzie konkurencja jest zacięta, kluczowe staje się przyciągnięcie klienta. Wprowadzenie promocji, w tym sprzedaży za symboliczną cenę lub za darmo, to strategia, która może wyróżnić firmę na rynku. Jednak co z VAT? Jak prawidłowo odliczyć podatek przy takich transakcjach, aby pozostać na właściwej stronie prawa podatkowego?

Czytaj więcej »
premia-za-prace-w-nietypowych-warunkach

Premia za pracę w nietypowych warunkach

Rozpoczynając rok 2024, pracodawcy i pracownicy muszą być na bieżąco z najnowszymi zmianami w prawie płacowym. Oto przewodnik, który wyjaśnia kluczowe zmiany w obliczaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę, mające znaczący wpływ na zarówno pracodawców, jak i pracowników. Czytając dalej, odkryjesz, jak te zmiany mogą wpłynąć na Twoje wynagrodzenie lub Twoją firmę i jakie kroki warto podjąć, aby dostosować się do nowych regulacji.

Czytaj więcej »
rozliczanie-nagrod-jubileuszowych-2024

Rozliczanie nagród jubileuszowych 2024

Czy wiesz, że Twoja firma może wynagradzać pracowników za ich długotrwałe zaangażowanie? Nagrody jubileuszowe są wyjątkowym świadczeniem, które honoruje lojalność pracownika, ale jak każda forma wynagrodzenia, wymaga szczególnej uwagi pod względem rozliczeń. W tym artykule odnajdziesz kompendium wiedzy o najnowszych regulacjach składkowych i podatkowych, które pomogą Ci uniknąć błędów i zoptymalizować procesy kadrowe w Twojej działalności.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.