fbpx

Jak prowadzić księgowość w czasach koronawirusa zdalnie (przez telepracę)?

Jak prowadzić księgowość w czasach koronowirusa zdalnie

W obecnej złej sytuacji epidemicznej wiele biur rachunkowych ma problem ze zdalną obsługą swoich klientów, co może doprowadzić do niedotrzymania ustawowych terminów wysłania deklaracji czy też niezachowania ciągłości bieżącej księgowości. Jak prowadzić księgowość i biuro rachunkowe zdalnie?

Etapy księgowości

Od czasów mnicha Luca Pacioli – ojca dzisiejszej rachunkowości uważanego za autora podwójnego zapisu (żyjący na przełomie XV i XIV wieku). Rachunkowość posiada pewne elementy stałe, a zmieniają się tylko urządzenia i technologie księgowe. Aktualnie dochodzi również do pewnych zmian, które w chwili zagrożenia koronawirusem zaczynają przybierać na znaczeniu. W każdym procesie księgowym niezależnie od technologii należy zebrać dokumenty wprowadzić je do systemu, zaksięgować i dostarczyć informacje odbiorcom zewnętrznym (dziś urzędy skarbowe, sądy, klienci) lub wewnętrznym (zarząd, kierownicy działów, controlling).

Zbieranie dokumentów

Mimo ewolucyjnych zmian od lat 90-tych w zakresie samego urządzenia i przejście na księgowość komputerową nadal biura rachunkowe działające wg. starych metod zbierają dokumenty w formie papierowej. W dzisiejszych czasach rodzi to ryzyka po obu stronach. Istnieją dziś systemy do zbierania dokumentów z wielu węzłów, czyli od wielu klientów. Takie aplikacje w sposób bezproblemowy i bez udziału maila, limitów na skrzynkach i problematycznym dzieleniu skanów na mniejsze pliki mogą być dostarczane do biura rachunkowego strumieniowo poprzez automatyczne połączenie skanera z synchronizowanym katalogiem. Powoduje to dużą wygodę klienta, a także pracującej księgowej. Daje też to pełne bezpieczeństwo przed utratą dokumentów, ponieważ wszystko jest logowane i nie ma możliwości, by nie wykazać kompletności dostarczonych dokumentów.

Wprowadzanie do systemu

Wprowadzanie do systemu wiele osób robi klasycznie. Biura rachunkowe – szczególnie te większe są tutaj mocno zagrożone jednorazowym chorobowym pracowników, ponieważ sale do wprowadzania danych to często open space z dużą ilością blisko siedzących osób. Rozwiązaniem jest tutaj skuteczny system OCR (eng. Invoice Opitcal Character Recognition), który wcześniej elektronicznie przesłane dokumenty zamienia w postać cyfrową i przekazuje tylko do kontroli pracownikom, którzy mogą pracować zdalnie. Nie ma w tej technologii konieczności bycia w pracy. Z takiego rozwiązania szczególnie zadowolone są księgowe, które mogą nadal terminowo sporządzać potrzebne raporty i deklaracje podczas opieki nad dziećmi, kiedy są zamknięte szkoły. Takie podejście nie zaburza pracy.

Księgowość

W chwili wprowadzenia wykwalifikowane księgowe także zdalnie mogą dekretować dokumenty i komunikować się z klientem mailowo lub telefonicznie. Bezpieczeństwo pracowników biura rachunkowego jest duże, ponieważ umożliwia odizolowanie się (kwarantannę) każdego pracownika w biurze. Nawet jeśli dojdzie do zachorowań to nie ma ryzyka, że zachoruje w jednym czasie całe biuro rachunkowe. To duże bezpieczeństwo dla klientów takiego biura rachunkowego.

Raportowanie

Wreszcie przechodzimy do finału. Raportowanie klasyczne emailem opanowało już większość biur, ale te najnowocześniejsze np. WARIDO Accounting Sp. z o.o. korzystają z pełnego podglądu dla klienta. Można oglądać obroty, bilanse, rachunki wyników w dowolnych układach. Dostęp jest także do rozrachunków, a w przypadku, kiedy klient sam jest zdyscyplinowany i na bieżąco skanuje dokumenty, a nie raz w miesiącu wtedy ma dodatkowy bonus w postaci aktualnych rozrachunków. Takie dokumenty skuteczne i dobrze zorganizowane biuro jest w stanie zaksięgować do 2 dni od zeskanowania. Nie tworzą się w takim biurze zatory pracy takie jak ma to miejsce w biurach działających klasycznie na dokumentach papierowych.

Współpraca z bankiem

Współpraca z bankami to wisienka na torcie dobrze zorganizowanej księgowości. Poprzez współpracę systemu księgowego z bankowymi systemami opartymi o WebService system sam zaciąga wyciągi i zleca przelewy, a klient tylko akceptuje te, które chce zapłacić. Jest to pełna automatyzacja, gdzie 2 dni po zeskanowaniu dokumentu klient ma wprowadzony go do banku z właściwym numerem rachunku, tytułem płatności i terminem. To klient jednak ostatecznie decyduje o potwierdzeniu przelewu.

Zapraszamy do współpracy!

Grupa Warido
ul. Wodzisławska 358
44-274 Rybnik
tel.: (+48) 537 726 726
email: sekretariat@warido.comFacebooklinkedin

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

remont-a-modernizacja-srodka-trwalego-jakie-sa-roznice

Remont a modernizacja środka trwałego – jakie są różnice?

Wprowadzenie do Inwestycji w Majątek Stały Jako właściciel firmy, zrozumienie, na co przeznaczasz środki na majątek trwały, jest kluczowe. Czy to zwykły remont, czy gruntowna modernizacja, wpływa to na sposób, w jaki te wydatki wpisują się w twoje koszty firmowe. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, co zaliczasz do kosztów bezpośrednio, a co przez amortyzację.

Czytaj więcej »
zwolnienie-z-podatku-pcc-przy-nabyciu-samochodu-przez-spolke-cywilna

Zwolnienie z podatku PCC przy nabyciu samochodu przez spółkę cywilną

Podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC) obciążone są różne transakcje, w tym umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy o podatku PCC, w przypadku nabycia rzeczy ruchomych, to kupujący staje się podatnikiem, a stawka podatku wynosi 2%.
Warto wiedzieć, że w przypadku spółki cywilnej, nie jest ona traktowana jako podatnik PCC – rolę tę pełnią wspólnicy spółki. Wynika to z faktu, że spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej. Obowiązek podatkowy ciąży więc na wszystkich wspólnikach solidarnie.

Czytaj więcej »
wyplata-z-PPK-a-rozliczenie-podatkowe

Wypłata z PPK a rozliczenie podatkowe

Wprowadzenie reformy systemu emerytalnego w Polsce rozpoczęło nowy rozdział w planowaniu finansowej przyszłości obywateli. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) są jednym z rozwiązań zachęcających do gromadzenia oszczędności. W tym tekście zgłębimy, jak wypłaty z PPK wpływają na obowiązki podatkowe.

Czytaj więcej »
zarzadzanie-wydatkami-firmowymi-a-koszty-prywatne

Zarządzanie wydatkami firmowymi a koszty prywatne

Prowadzenie księgowości uproszczonej w różnego rodzaju przedsiębiorstwach musi odbywać się w zgodzie z określonymi przepisami prawnymi. Wspomniane reguły co rusz ulegają zmianom. Z punktu widzenia przedsiębiorców oraz księgowych zajmujących się sprawami administracyjnymi firmy niejednokrotnie stwarza to ogromne pole do wykorzystywania różnorodnych luk w przepisach celem zmniejszenia obciążeń podatkowych. Postępowanie takie nosi miano kreatywnej księgowości. Warto dowiedzieć się, co to takiego oraz w jaki sposób takie działanie wpływa na możliwość sztucznego zawyżania zysków przez spółki.

Czytaj więcej »
ksiegowosc-fundacji-rodzinnych-jak-zarzadzac-podatkami

Księgowość fundacji rodzinnych – jak zarządzać podatkami?

W obecnych, dynamicznie zmieniających się realiach prawnopodatkowych, fundacje rodzinne stają przed nieustannym wyzwaniem utrzymania zgodności ze złożonymi przepisami podatkowymi. Ten artykuł ma na celu rzucić światło na kluczowe aspekty funkcjonowania fundacji rodzinnych w kontekście polskiego prawa podatkowego. Poruszając temat ich uczestnictwa w spółkach cywilnych, analizujemy nowe wytyczne i interpretacje prawnopodatkowe, które mają bezpośredni wpływ na ich operacje finansowe. Przedstawiając różnice pomiędzy spółkami cywilnymi a prawa handlowego, wyjaśniamy, jak te rozróżnienia mogą kształtować podatkowy krajobraz dla fundacji rodzinnych. W artykule podkreślamy również znaczenie profesjonalnych usług księgowych, które mogą znacząco ułatwić nawigację po trudnych przepisach i pomóc w uniknięciu kosztownych błędów podatkowych. Zapraszamy do lektury, by zgłębić te istotne zagadnienia i odkryć, w jaki sposób nasze usługi księgowe mogą przyczynić się do sukcesu i długoterminowej stabilności Twojej fundacji.

Czytaj więcej »
placa-minimalna-w-2024-roku-co-powinienes-wiedziec

Płaca minimalna w 2024 roku – co powinieneś wiedzieć?

Przedsiębiorcy, menedżerowie i liderzy biznesowi – w obliczu dynamicznych zmian na rynku pracy, kluczowym aspektem zarządzania jest świadomość finansowa i prawna w kontekście wynagrodzeń. Oto aktualizacja, która wyposaży Was w niezbędną wiedzę dotyczącą najnowszych regulacji płacy minimalnej w 2024 roku, mających istotny wpływ na budżetowanie i strategie zatrudnienia.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.