fbpx

Kadry i płace w świetle RODO: Jakie dane można przetwarzać?

kadry-i-place-w-swietle-rodo-jakie-dane-mozna-przetwarzac

Spis treści

W świecie zarządzania zasobami ludzkimi, szczególnie na płaszczyźnie kadrowo-płacowej, rola przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, a przede wszystkim Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO), jest niepodważalnie istotne. Każdy etap związany z zatrudnieniem pracownika jest ściśle regulowany przez normy prawne, które mają na celu ochronę prywatności i danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych – upoważnienie 

Zanim przejdziemy do konkretów – ważne jest, aby zrozumieć, że z chwilą zatrudnienia osoby w organizacji, pracodawca stoi w obliczu obowiązku poinformowania pracownika o zasadach przetwarzania jego danych osobowych. Te zasady, wytyczone w artykule 13 RODO, dotyczą nie tylko tego, jakie dane można gromadzić i jak długo je przechowywać, ale także tego, czy stanowisko pracownika wymaga od niego bezpośredniego przetwarzania danych osobowych. Jeśli tak, to niezbędne jest wydanie formalnego upoważnienia do takich działań. Dokumentacja powiązana z tymi kwestiami powinna być dostarczona pracownikowi na starcie jego zatrudnienia, choć nie ma konieczności przechowywania jej bezpośrednio w jego aktach osobowych.

Zasady przetwarzania danych osobowych przez pracowników

W pracach kadrowo-płacowych wykorzystujemy sześć fundamentalnych zasad wynikających z art. 5 RODO, które kształtują etyczne i prawne ramy dla każdego, kto zajmuje się danymi osobowymi. Mówimy tu o zasadzie legalności, która nakazuje przetwarzanie danych zgodnie z prawem, zasadzie ograniczonego celu, mówiącej o tym, że dane należy zbierać wyłącznie dla określonych, wyraźnych i legalnych celów, a także zasadzie minimalizacji, która nakazuje przetwarzanie tylko tych danych, które są absolutnie konieczne.

Również istotne są zasada prawidłowości (dane muszą być dokładne), zasada ograniczenia przechowywania (nie wolno przechowywać danych dłużej niż to niezbędne), oraz zasady integralności i poufności (dane powinny być bezpieczne). Nie można pominąć także zasady rozliczania, zobowiązującej do wykazania zgodności z powyższymi zasadami.

ZOBACZ TEŻ:

 

Kategorie danych osobowych w stosunkach pracy

W relacjach pracowniczych przetwarzane są różnorodne kategorie danych, zarówno powszechnie znane jak i te należące do szczególnych kategorii danych, które obejmują na przykład informacje o pochodzeniu rasowym, przekonaniach religijnych, danych genetycznych, biometrycznych czy orientacji seksualnej pracowników. Niezbędna wiedza o tych aspektach może być potrzebna w działach HR ze względu na administrowanie różnego rodzaju benefitami.

Podział pracowników ze względu na dostęp do danych osobowych

W kwestii dostępu do danych osobowych pracownicy mogą być podzieleni na trzy kategorie:

  1. Ci, którzy nie mają w ogóle dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę, jak np. pracownicy produkcyjni czy serwisowi.
  2. Ci, którzy mają dostęp jedynie do danych zwykłych – tutaj wliczają się na przykład pracownicy działów recepcji czy finansów.
  3. Oraz ci, którzy mają dostęp zarówno do danych zwykłych, jak i do danych szczególnych kategorii – tacy pracownicy to zwykle osoby z działów HR, kadr czy płac.

Dla każdej z tych grup, prawa dostępu i związane z tym procedury powinny być ściśle zdefiniowane i komunikowane, aby zapewnić zgodność z RODO.

Kadry i płace – bezpieczeństwo i szkolenia z RODO 

Kwestia bezpieczeństwa danych osobowych pracowników jest jednym z najważniejszych aspektów RODO, na który powinien zwrócić uwagę każdy pracodawca. Zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy też niewłaściwym użyciem danych to podstawa. Pracodawcy muszą więc wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie, zarządzanie uprawnieniami do dostępu czy regularne audyty bezpieczeństwa.

Niezbędne jest również regularne szkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych. Szkolenia takie powinny obejmować nie tylko pracowników HR, ale również innych, którzy w mniejszym stopniu mają do czynienia z danymi osobowymi. Dzięki temu, każdy pracownik będzie świadomy, jakie są zasady ochrony danych i jak ważne jest ich przestrzeganie w codziennej pracy.

RODO – postępowanie w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych

Mimo najlepszych praktyk i zabezpieczeń, naruszenia ochrony danych osobowych mogą się zdarzyć. W takim przypadku RODO nakłada na pracodawcę obowiązek niezwłocznego zareagowania. Firma musi dokonać oceny ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, a w przypadku wysokiego ryzyka – powiadomić o naruszeniu właściwy organ nadzorczy, a czasem również same osoby, których dotyczy naruszenie.

Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji

Proces rekrutacji to kolejny obszar, gdzie pracodawcy muszą zachować szczególną ostrożność w kontekście RODO. Od momentu ogłoszenia oferty pracy, przez zbieranie CV, aż po przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, wszystkie działania muszą być realizowane z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. To oznacza na przykład, że pracodawca nie może żądać od kandydatów informacji, które nie są bezpośrednio związane z konkretnym stanowiskiem pracy.

RODO a monitoring w miejscu pracy

Kwestia monitoringu w miejscu pracy również została skomplikowana wraz z wprowadzeniem RODO. Z jednej strony, pracodawcy mogą być zainteresowani monitorowaniem dla zabezpieczenia mienia lub zapewnienia bezpieczeństwa, jednak z drugiej strony, muszą oni respektować prawo do prywatności swoich pracowników. Wymaga to zbalansowanego podejścia i często konsultacji z organami ochrony danych osobowych w celu zapewnienia, że systemy monitoringu są właściwie zaimplementowane i nie naruszają przepisów RODO.

Podsumowując, RODO wprowadziło wiele zmian w obszarze zarządzania danymi pracowniczymi, wymuszając na pracodawcach większą transparentność oraz lepszą ochronę danych osobowych. Jest to proces ciągły, który wymaga regularnej weryfikacji i dostosowywania praktyk, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.

 

Oferta Warido

Jeśli po przeczytaniu powyższych informacji czujesz się przytłoczony złożonością przepisów RODO i ich wpływem na zarządzanie kadrą i płacami, nasze biuro rachunkowe jest gotowe Ci pomóc. Oferujemy kompleksowe usługi wsparcia w zakresie kadr i płac, zapewniając, że Twoja firma będzie działać zgodnie z aktualnymi wymogami prawymi.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nam.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

remont-a-modernizacja-srodka-trwalego-jakie-sa-roznice

Remont a modernizacja środka trwałego – jakie są różnice?

Wprowadzenie do Inwestycji w Majątek Stały Jako właściciel firmy, zrozumienie, na co przeznaczasz środki na majątek trwały, jest kluczowe. Czy to zwykły remont, czy gruntowna modernizacja, wpływa to na sposób, w jaki te wydatki wpisują się w twoje koszty firmowe. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, co zaliczasz do kosztów bezpośrednio, a co przez amortyzację.

Czytaj więcej »
zwolnienie-z-podatku-pcc-przy-nabyciu-samochodu-przez-spolke-cywilna

Zwolnienie z podatku PCC przy nabyciu samochodu przez spółkę cywilną

Podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC) obciążone są różne transakcje, w tym umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy o podatku PCC, w przypadku nabycia rzeczy ruchomych, to kupujący staje się podatnikiem, a stawka podatku wynosi 2%.
Warto wiedzieć, że w przypadku spółki cywilnej, nie jest ona traktowana jako podatnik PCC – rolę tę pełnią wspólnicy spółki. Wynika to z faktu, że spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej. Obowiązek podatkowy ciąży więc na wszystkich wspólnikach solidarnie.

Czytaj więcej »
wyplata-z-PPK-a-rozliczenie-podatkowe

Wypłata z PPK a rozliczenie podatkowe

Wprowadzenie reformy systemu emerytalnego w Polsce rozpoczęło nowy rozdział w planowaniu finansowej przyszłości obywateli. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) są jednym z rozwiązań zachęcających do gromadzenia oszczędności. W tym tekście zgłębimy, jak wypłaty z PPK wpływają na obowiązki podatkowe.

Czytaj więcej »
zarzadzanie-wydatkami-firmowymi-a-koszty-prywatne

Zarządzanie wydatkami firmowymi a koszty prywatne

Prowadzenie księgowości uproszczonej w różnego rodzaju przedsiębiorstwach musi odbywać się w zgodzie z określonymi przepisami prawnymi. Wspomniane reguły co rusz ulegają zmianom. Z punktu widzenia przedsiębiorców oraz księgowych zajmujących się sprawami administracyjnymi firmy niejednokrotnie stwarza to ogromne pole do wykorzystywania różnorodnych luk w przepisach celem zmniejszenia obciążeń podatkowych. Postępowanie takie nosi miano kreatywnej księgowości. Warto dowiedzieć się, co to takiego oraz w jaki sposób takie działanie wpływa na możliwość sztucznego zawyżania zysków przez spółki.

Czytaj więcej »
ksiegowosc-fundacji-rodzinnych-jak-zarzadzac-podatkami

Księgowość fundacji rodzinnych – jak zarządzać podatkami?

W obecnych, dynamicznie zmieniających się realiach prawnopodatkowych, fundacje rodzinne stają przed nieustannym wyzwaniem utrzymania zgodności ze złożonymi przepisami podatkowymi. Ten artykuł ma na celu rzucić światło na kluczowe aspekty funkcjonowania fundacji rodzinnych w kontekście polskiego prawa podatkowego. Poruszając temat ich uczestnictwa w spółkach cywilnych, analizujemy nowe wytyczne i interpretacje prawnopodatkowe, które mają bezpośredni wpływ na ich operacje finansowe. Przedstawiając różnice pomiędzy spółkami cywilnymi a prawa handlowego, wyjaśniamy, jak te rozróżnienia mogą kształtować podatkowy krajobraz dla fundacji rodzinnych. W artykule podkreślamy również znaczenie profesjonalnych usług księgowych, które mogą znacząco ułatwić nawigację po trudnych przepisach i pomóc w uniknięciu kosztownych błędów podatkowych. Zapraszamy do lektury, by zgłębić te istotne zagadnienia i odkryć, w jaki sposób nasze usługi księgowe mogą przyczynić się do sukcesu i długoterminowej stabilności Twojej fundacji.

Czytaj więcej »
placa-minimalna-w-2024-roku-co-powinienes-wiedziec

Płaca minimalna w 2024 roku – co powinieneś wiedzieć?

Przedsiębiorcy, menedżerowie i liderzy biznesowi – w obliczu dynamicznych zmian na rynku pracy, kluczowym aspektem zarządzania jest świadomość finansowa i prawna w kontekście wynagrodzeń. Oto aktualizacja, która wyposaży Was w niezbędną wiedzę dotyczącą najnowszych regulacji płacy minimalnej w 2024 roku, mających istotny wpływ na budżetowanie i strategie zatrudnienia.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.