Współpracując z biurem rachunkowym nabywamy pewnych przyzwyczajeń związanych zarówno z kosztami ponoszonymi na obsługę księgową naszej firmy (koszty outsourcingu są mniejsze), a także z brakiem obowiązku przeprowadzania szkoleń dla działu finansowo-księgowego, utrzymywania dodatkowych stanowisk pracy czy też braku konieczności rozwiązywania kwestii spornych na linii pracodawca – pracownik. Zrozumiałym jest, że przez tą wygodę nie chcemy zmieniać tego modelu. Może jednak pojawić się, z różnych przyczyn, konieczność zmiany dostawcy usług księgowych. Jak zmienić biuro rachunkowe, żeby firma nie ucierpiała? Jakie są cechy dobrego biura rachunkowego?
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Podejmując decyzję o zmianie biura rachunkowego decydujemy się poniekąd na nieznane – nie mamy pewności czy to dobra decyzja, nie wiemy czy biuro rachunkowe jest wystarczająco doświadczone by podołać obsłudze księgowej naszej firmy i nie wiemy jaką relację uda nam się z nowym biurem zbudować. Możemy jednak w znacznym stopniu ograniczyć ryzyko podjęcia złej decyzji.
Na co zwrócić uwagę podczas zmiany biura rachunkowego?
Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne, ale.. warto pierw przejrzeć stronę internetową danego kandydata – pozwoli nam to zweryfikować chociażby podejście do klienta – zarówno potencjalnego, nowego jak i aktualnego. Jak to zrobić? Sprawdźmy na przykład, czy biuro rachunkowe informuje swoich klientów na bieżąco o zmianach w przepisach podatkowych lub innych istotnych kwestiach, o których powinni wiedzieć. Jeśli znajdziemy zakładkę z publikacjami, szkoleniami i newsletter’a to możemy być spokojni.
Umawiamy się na spotkanie (telefonicznie) – warto już podczas pierwszej rozmowy rozeznać czy w tym momencie „zawracamy komuś głowę” i czy rozmówca ma dla nas czas – jeśli odniesiemy wrażenie, że jesteśmy „intruzem”, to jako klient możemy być tak samo traktowani, a to rezultat zdecydowanie niepożądany.
Podczas pierwszego spotkania powinniśmy zwrócić uwagę na kilka kwestii – najważniejsze z nich to:
– czy na wejściu przywitał nas pracownik działu administracji – jest to oczywiście miłe, ale i świadczy również o tym, że w firmie funkcjonuje dział administracji, który będzie mógł zaopiekować się naszymi dokumentami, pismami, pocztą itp., a to z kolei zniweluje ryzyko występowania chaosu w naszej firmie,
– czy podczas spotkania zostaliśmy wysłuchani, a nasze oczekiwania zostały omówione – jeśli już podczas pierwszego spotkania natkniemy się na brak umiejętności słuchania to przyszła obsługa może wyglądać podobnie – w efekcie będziemy niezadowoleni, a relacja pomiędzy nami i biurem będzie niewłaściwa od samego początku,
– czy w spotkaniu oprócz pracownika działu sprzedaży brał również udział pracownik działu księgowego – jest to niezwykle istotne, gdyż pozwoli nam to poznać kompetencje nowego biura rachunkowego, będziemy mogli opowiedzieć jakiś problem i sprawdzić jak dane biuro rachunkowe by go rozwiązało, a także będzie to świadczyć o tym, że jako potencjalny klient zostaliśmy potraktowani poważnie.
Jak wygląda zmiana biura rachunkowego w praktyce?
Wszystko zależy od tego jakie procedury ma dane biuro rachunkowe wdrożone – my w WARIDO robimy to tak:
1. Klient otrzymuje maila powitalnego, który zawiera m.in. kontakt do: księgowej, kadrowej, naszego zarządu, działu IT i działu marketingu. Znaleźć można tam również link do zapisu do naszego newsletter’a i krótką informację o dalszych etapach podejmowania współpracy z naszą firmą.
2. Klient otrzymuje listę dokumentów do skompletowania, którą wystarczy, że przekaże do byłego biura rachunkowego. Może wówczas pełnić rolę pośrednika w ewentualnych rozmowach lub po prostu upoważnić nas do kontaktu w sprawie przeniesienia dokumentacji.
3. Do klienta dzwoni sprawująca nad naszymi systemami opiekę firma IT w celu skonfigurowania elektronicznego wysyłania dokumentów. Proces ten jest bardzo prosty po stronie klienta – wystarczy, że będzie miał włączony komputer i zezwoli informatykowi na zdalne podłączenie się do jego urządzenia na czas przeprowadzania konfiguracji.
I to tyle – wystarczą 3 proste kroki by podjąć współpracę z naszym biurem rachunkowym w zakresie usług księgowych i kadrowo-płacowych.
WARIDO – kompleksowa obsługa księgowa dla twojej firmy
Jeśli są państwo zainteresowani podjęciem współpracy z biurem rachunkowym, które „trzyma rękę na pulsie” to serdecznie zapraszamy do kontaktu. Skontaktować można się z nami zarówno przez formularz wyceny usług, formularz kontaktowy jak i telefon (+48324766777) lub email (sekretariat@warido.com).
Grupa Warido
ul. Wodzisławska 358
44-274 Rybnik
tel.: (+48) 537 726 726
email: sekretariat@warido.comFacebooklinkedin
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
