Od 1 października 2021 roku będzie można wystawiać faktury ustrukturyzowane jako jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i elektronicznych. Ministerstwo finansów zakłada, że do 2023 roku stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe. Jest to spora szansa dla zdigitalizowanych podmiotów, a także rewolucja w fakturowaniu i na rynku biur rachunkowych. Przewiduje się, że nowa rzeczywistość przerośnie biura rachunkowe z poprzedniej epoki i zostaną tylko te najbardziej zinformatyzowane. KSeF ma funkcjonować już od października tego roku.
Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za rodzaj faktury elektronicznej. Podatnik jeśli będzie chciał korzystać z tego rozwiązania, będzie musiał założyć specjalne indywidualne konto, gdzie będzie mógł wystawiać e-faktury od października 2021 roku z wykorzystaniem wzoru, który będzie umieszczony na elektronicznej platformie. Będzie również możliwość sporządzenia faktur w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłać do KSeF.
Co to jest KSeF?
KSeF to system teleinformatyczny służący do:
– otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
– przechowywania tych faktur,
– uwierzytelniania oraz weryfikacji uprawnień posiadanych przez podatnika oraz, podmiot uprawniony do dostępu do KSeF,
– powiadamiania podatnika lub podmiot uprawniony o posiadanych uprawnieniach do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
– oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system,
– weryfikowania zgodności wystawionej faktury ustrukturyzowanej z udostępnionym przez MF jej wzorem.
System będzie kierował do podatnika lub osoby uprawnionej do wystawiania faktury ustrukturyzowanej następujących powiadomień o:
– braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku niedostępności KSeF,
– odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej w przypadku niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej,
– dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną, przydzielonym przez ten system.
Ponadto system ten będzie służył do analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych. Jeśli podmiot nie będzie posiadał uprawnień do systemu do KSeF w celu wystawienia lub dostępu do faktur, powiadomi on o tym podmiot.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Nie będzie możliwości zniszczenia lub zgubienia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF, dlatego też przepisy regulujące zasady wystawienia duplikatów faktur nie będą miały zastosowania. Faktury ustrukturyzowane będą przygotowywane przez podatnika w jego lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych, a następnie przesłane do KSeF za pomocą API. Zostanie również zmodyfikowana aplikacja webowa e-Mikrofirma, aby mikroprzedsiębiorcy mogli korzystać z funkcjonalności oferowanych przez MF.
Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tą fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu.
Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?
Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana w drodze faktury korygującej:
– w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF,
– według zasad dotychczas obowiązujących (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).
Podatnik będzie mógł również pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Nie będzie musiał spełniać żadnych dodatkowych warunków. Nabywca także będzie obniżał VAT z chwilą otrzymania faktury korygującej wystawionej w KSeF.
Jak będą przechowywane faktury w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Nie będą miały zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.
Wcześniejszy zwrot VAT dla korzystających z KSeF
Dla podatnik, który będzie wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane, zostanie wprowadzona preferencja w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu VAT.
Aby uzyskać zwrot w terminie 40 dni będzie trzeba spełnić następujące warunki:
– podatnik przez 12 kolejnych miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wskazana różnica podatku za zwrot, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz składał za każdy okres rozliczeniowy deklarację,
– kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 złotych,
– podatnik wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem KSeF w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się o zwrot VAT, w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wsytawnia faktur, uwzględnionych w rozliczeniu
Podatnik zostanie zwolniony z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury JPK.
Grupa Warido
ul. Wodzisławska 358
44-274 Rybnik
tel.: (+48) 537 726 726
email: sekretariat@warido.comFacebooklinkedin
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
