fbpx

Jakie dokumenty są wymagane przy zatrudnieniu pracownika?

jakie-dokumenty-sa-wymagane-przy-zatrudnieniu-pracownika

Spis treści

Aktualizacja treści z dnia 14.12.2023 r.

Zatrudnienie pracownika wiąże się z przygotowaniem kompletu dokumentów wymaganych przez polskie przepisy, a także zgłoszeniem pracownika do ZUS. Jakie dokumenty są wymagane przy zatrudnieniu pracownika? Do kiedy zgłosić pracownika do ZUS?

Jakie są obowiązki pracodawcy podczas zatrudniania pracownika?

Pracodawca decydując się zatrudnić pracownika powinien:

– podpisać z pracownikiem umowę,

– skierować pracownika na badania lekarskie,

– przeprowadzić pracownikowi szkolenie BHP,

– zgłosić pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Skierowanie pracownika na badania lekarskie

Obowiązkiem pracodawcy przed zatrudnieniem pracownika jest skierowanie go na badania lekarskie, które potwierdzą brak przeciwwskazań do zatrudnienia pracownika na danym stanowisku.

Pracodawca przekazuje pracownikowi poprawnie wypełniony druk skierowania na badania lekarskie w dwóch egzemplarzach. Po przeprowadzeniu badań, jeden egzemplarz jest dla pracownika, drugi dla pracodawcy.

Elementy, które muszą zostać wypełnione w skierowaniu na badania lekarskie:

– oznaczenie pracodawcy,

– imię i nazwisko, pesel oraz adres zamieszkania pracownika,

– podanie stanowiska pracy jakie ma zajmować pracownik,

– opis warunków pracy uwzględniający informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy, czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tym stanowisku/stanowiskach.

Kto może przeprowadzić pracownikowi
szkolenie BHP?

Szkolenie BHP pracownika może przeprowadzić osoba kierująca pracownikami lub pracodawca, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia i jest przeszkolona w tym zakresie. Pracodawca może też zlecić firmie zewnętrznej przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego swojego pracownika.

Na potwierdzenie przeprowadzenia szkolenia wstępnego w zakresie Bezpieczeństwa i Higieny Pracy konieczne jest podpisanie karty szkolenia wstępnego, która musi być przechowywana w aktach pracowniczych.

Ile jest czasu na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Pracodawca zatrudniając pracownika na umowę o pracę ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić tego pracownika do ZUS, poprzez złożenie druku ZUS ZUA.

Pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym od dnia rozpoczęcia pracy do dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Jakie dokumenty powinien zgromadzić pracodawca przy zatrudnianiu pracownika?

Przed rozpoczęciem zatrudnienia pracownik powinien wypełnić kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, w którym podaje swoje dane osobowe, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracownik powinien również przedstawić pracodawcy swoje świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania pracy. 

Jakie dokumenty powinien podpisać pracownik oprócz umowy o pracę?

Przy zawieraniu umowy o pracę pracodawca w ciągu 7 dni powinien przekazać pracownikowi informację dodatkową informującą o obowiązującej pracownika dobowej oraz tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłacania wynagrodzenia, wymiarze urlopu, okresu wypowiedzenia oraz układzie zbiorowym

W przypadku zatrudniania przez pracodawcę powyżej 20 pracowników, pracodawca dodatkowo musi poinformować pracownika o porze nocnej, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o sposobie potwierdzania przez pracownika obecności w pracy i sposobie informowania o jego nieobecności.

Istotne jest również zapoznanie pracownika z przepisami wewnątrzzakładowymi w tym z regulaminem pracy, układem zbiorowym, tajemnicy służbowej i zawodowej oraz przepisami bhp i równego traktowania. Pracodawca musi również poinstruować pracownika o zakresie jego obowiązków zgodnie z zajmowanym stanowiskiem pracy. Powinien również poinformować pracownika jakie ponosi ryzyko zawodowe oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniem dla życia i zdrowia mogącymi wystąpić w zakładzie pracy.

Zatrudnienie pracownika 2024

Zatrudnienie pracownika to ważna decyzja biznesowa. Rodzaj umowy, którą wybierzesz, zależy od rodzaju współpracy, jaką planujesz nawiązać. Możesz rozpocząć od umowy na okres próbny, ale możliwe jest również od razu zawarcie umowy na czas określony lub nieokreślony. Choć wybór umowy na czas nieokreślony może wydawać się ryzykowny, może również przynieść długoterminowe korzyści dla Twojej firmy.

Przy zatrudnianiu pracownika istotne jest zebranie niezbędnych dokumentów. Obejmuje to kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, a także orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Pamiętaj o przestrzeganiu Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Umowa o pracę – ważne elementy

Kodeks pracy wymaga, aby umowa o pracę określała m.in. rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy. Umowę najlepiej zawrzeć w formie pisemnej. Jeśli umowa nie zostanie spisana, pracodawca powinien na piśmie potwierdzić warunki pracy w dniu jej rozpoczęcia.

Jako pracodawca, masz obowiązek poinformować pracownika o warunkach pracy, w tym o normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia i wymiarze urlopu. Te informacje powinny być przekazane pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od zawarcia umowy.

Wynagrodzenie i jego minimalna wysokość

Zatrudniając pracownika, musisz pamiętać o wypłacie wynagrodzenia, które nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego corocznie przez Ustawę o minimalnym wynagrodzeniu. Wysokość ta jest ogłaszana w „Monitorze Polskim” przez Prezesa Rady Ministrów. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje wynagrodzenie proporcjonalne do wymiaru etatu.

Podsumowanie

Zatrudnienie pracownika to proces wymagający dokładnego przygotowania i świadomości obowiązujących przepisów. Ważne jest, aby dokładnie zrozumieć swoje obowiązki jako pracodawcy i zapewnić, że wszystkie procedury związane z zatrudnieniem są przestrzegane. Pamiętaj, że odpowiednie przygotowanie i informowanie pracowników o warunkach pracy to klucz do budowania zdrowej i produktywnej atmosfery w miejscu pracy.


Oferta Warido

Zatrudniając pracownika trzeba dopełnić szeregu formalności. Jeśli potrzebujesz wsparcia w powyższym zakresie zapraszamy do skorzystania z naszych usług kadrowych, gdzie podpowiemy jakie elementy są niezbędne przy zatrudnieniu pracownika, a także przygotujemy dla Ciebie i Twoich pracowników komplet dokumentów, które wystarczy podpisać.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

remont-a-modernizacja-srodka-trwalego-jakie-sa-roznice

Remont a modernizacja środka trwałego – jakie są różnice?

Wprowadzenie do Inwestycji w Majątek Stały Jako właściciel firmy, zrozumienie, na co przeznaczasz środki na majątek trwały, jest kluczowe. Czy to zwykły remont, czy gruntowna modernizacja, wpływa to na sposób, w jaki te wydatki wpisują się w twoje koszty firmowe. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, co zaliczasz do kosztów bezpośrednio, a co przez amortyzację.

Czytaj więcej »
zwolnienie-z-podatku-pcc-przy-nabyciu-samochodu-przez-spolke-cywilna

Zwolnienie z podatku PCC przy nabyciu samochodu przez spółkę cywilną

Podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC) obciążone są różne transakcje, w tym umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy o podatku PCC, w przypadku nabycia rzeczy ruchomych, to kupujący staje się podatnikiem, a stawka podatku wynosi 2%.
Warto wiedzieć, że w przypadku spółki cywilnej, nie jest ona traktowana jako podatnik PCC – rolę tę pełnią wspólnicy spółki. Wynika to z faktu, że spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej. Obowiązek podatkowy ciąży więc na wszystkich wspólnikach solidarnie.

Czytaj więcej »
wyplata-z-PPK-a-rozliczenie-podatkowe

Wypłata z PPK a rozliczenie podatkowe

Wprowadzenie reformy systemu emerytalnego w Polsce rozpoczęło nowy rozdział w planowaniu finansowej przyszłości obywateli. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) są jednym z rozwiązań zachęcających do gromadzenia oszczędności. W tym tekście zgłębimy, jak wypłaty z PPK wpływają na obowiązki podatkowe.

Czytaj więcej »
zarzadzanie-wydatkami-firmowymi-a-koszty-prywatne

Zarządzanie wydatkami firmowymi a koszty prywatne

Prowadzenie księgowości uproszczonej w różnego rodzaju przedsiębiorstwach musi odbywać się w zgodzie z określonymi przepisami prawnymi. Wspomniane reguły co rusz ulegają zmianom. Z punktu widzenia przedsiębiorców oraz księgowych zajmujących się sprawami administracyjnymi firmy niejednokrotnie stwarza to ogromne pole do wykorzystywania różnorodnych luk w przepisach celem zmniejszenia obciążeń podatkowych. Postępowanie takie nosi miano kreatywnej księgowości. Warto dowiedzieć się, co to takiego oraz w jaki sposób takie działanie wpływa na możliwość sztucznego zawyżania zysków przez spółki.

Czytaj więcej »
ksiegowosc-fundacji-rodzinnych-jak-zarzadzac-podatkami

Księgowość fundacji rodzinnych – jak zarządzać podatkami?

W obecnych, dynamicznie zmieniających się realiach prawnopodatkowych, fundacje rodzinne stają przed nieustannym wyzwaniem utrzymania zgodności ze złożonymi przepisami podatkowymi. Ten artykuł ma na celu rzucić światło na kluczowe aspekty funkcjonowania fundacji rodzinnych w kontekście polskiego prawa podatkowego. Poruszając temat ich uczestnictwa w spółkach cywilnych, analizujemy nowe wytyczne i interpretacje prawnopodatkowe, które mają bezpośredni wpływ na ich operacje finansowe. Przedstawiając różnice pomiędzy spółkami cywilnymi a prawa handlowego, wyjaśniamy, jak te rozróżnienia mogą kształtować podatkowy krajobraz dla fundacji rodzinnych. W artykule podkreślamy również znaczenie profesjonalnych usług księgowych, które mogą znacząco ułatwić nawigację po trudnych przepisach i pomóc w uniknięciu kosztownych błędów podatkowych. Zapraszamy do lektury, by zgłębić te istotne zagadnienia i odkryć, w jaki sposób nasze usługi księgowe mogą przyczynić się do sukcesu i długoterminowej stabilności Twojej fundacji.

Czytaj więcej »
placa-minimalna-w-2024-roku-co-powinienes-wiedziec

Płaca minimalna w 2024 roku – co powinieneś wiedzieć?

Przedsiębiorcy, menedżerowie i liderzy biznesowi – w obliczu dynamicznych zmian na rynku pracy, kluczowym aspektem zarządzania jest świadomość finansowa i prawna w kontekście wynagrodzeń. Oto aktualizacja, która wyposaży Was w niezbędną wiedzę dotyczącą najnowszych regulacji płacy minimalnej w 2024 roku, mających istotny wpływ na budżetowanie i strategie zatrudnienia.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.