Spis treści
W dzisiejszej erze cyfrowej ochrona danych osobowych stała się nadrzędną troską zarówno dla osób fizycznych, jak i organizacji. W szczególności biura rachunkowe przetwarzają ogromne ilości poufnych informacji – od dokumentacji finansowej po dane pracowników. Zagrożenia cybernetyczne są większe niż kiedykolwiek wcześniej, więc konieczne jest, aby biura rachunkowe ustanowiły solidne środki w celu skutecznej ochrony danych osobowych. Jak wygląda to w praktyce?
Jakie przepisy prawa regulują konieczności ochrony danych osobowych?
Wszystkie dane osobowe, które pozwalają na zidentyfikowanie konkretnej osoby, podlegają ochronie prawnej. Na szczególną uwagę zasługują tzw. dane o szczególnym znaczeniu. Co więcej, uważa się nawet, że dane osobowe są dziś najcenniejszą walutą, a ich zdobycie, przetwarzanie i sprzedaż jest dla wielu firm prawdziwą żyłą złota.
Uregulowania prawne dotyczące ochrony danych osobowych wynikają przede wszystkim z Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Ogólne rozporządzenie znane powszechnie jako RODO to zdecydowanie najważniejszy dokument o charakterze międzynarodowym, który reguluje między innymi ochronę danych osobowych w biurze rachunkowym. Oprócz tego biuro rachunkowe podlega także licznym krajowym przepisom, które dbają o bezpieczeństwo danych.
Jakie dane osobowe są przetwarzane w biurze rachunkowym?
Podczas korzystania z usług biura rachunkowego przedsiębiorcy przede wszystkim przekładają księgowym czy innym przedstawicielom takiej firmy faktury. Są to podstawowe dokumenty, niezbędne do pracy. Biuro rachunkowe pozyskuje zarówno faktury sprzedażowe, jak również zakupowe. Oprócz tego, do dyspozycji biura rachunkowego oddawane są m.in.:
- wyciągi bankowe,
- umowy,
- dokumenty pracownicze,
- potwierdzenia dokonywanych transakcji.
Nic więc dziwnego, że pracownicy biura rachunkowego, którzy dokonują rozliczeń, bilansów czy sprawozdań niezbędnych do działania firmy swoich klientów, dysponują takimi danymi osobowymi jak:
- dane kontrahentów (odbiorców i dostawców),
- dane pracowników przedsiębiorstwa,
- dane poufne, np. zwolnienia lekarskie, gdy biuro rachunkowe zajmuje się także w zakresie – kadry i płace,
- dane o wielkości dokonywanych przez firmę transakcji, tzw. dane wartościowe.
Prawidłowa ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych
Biuro rachunkowe przetwarzające dane osobowe, w pierwszej kolejności powinno zadbać o to, by posiadać właściwy, zgodny z przepisami prawa status uprawnień do dokonywania takich czynności. Biuro rachunkowe musi spełnić szereg wymogów, by przetwarzanie otrzymanych informacji było zgodne z prawem.
Jeśli zlecasz wykonanie pracy do biura rachunkowego, cały czas pozostajesz właścicielem dokumentów i występujesz jako administrator danych osobowych. To na Tobie ciąży obowiązek dochowania należytej ochrony przekazanej treści. W związku z tym podpisujesz umowę z biurem rachunkowym, dotyczącą powierzenia danych osobowych. Taki zapis na celu przede wszystkim zastrzeżenie, że biuro rachunkowe nie będzie przetwarzać danych osobowych w celu innym niż ten, w którym zostały mu powierzone.
Zadania biura rachunkowego niezbędne do ochrony powierzonych danych
Obowiązkiem każdego biura rachunkowego, które otrzymuję dane osobowe, są dodatkowe zadania, które mają na celu ich zabezpieczenie, zarówno pod względem formalnym, jak i technicznym. Takie działania stosowane są jako tzw. wartość dodana dla biura. Działania zawarte są w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Dzięki temu biuro rachunkowe może poszczycić się certyfikatami bezpieczeństwa ISO 9001 oraz 27001.
Posiadanie przez biuro rachunkowe ISO 9001 to poświadczenie opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością. Niezwykle istotny jest jednak ISO/IEC 27001. Jest to norma międzynarodowa, która standaryzuje systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji. Biuro rachunkowe, które dysponuje takimi certyfikatami, powinno stać się w Twoich oczach firmą, której można zaufać. W związku z tym, że Ty jako przedsiębiorca przez cały czas stoisz na straży danych osobowych, które zawarte są w przekazywanych dokumentach, musisz szczególną uwagę przykładać do bezpieczeństwa przekazywanych informacji. Należy także zaznaczyć, że w razie wycieku danych w niepowołane ręce, na administratora danych osobowych nakładane są kary za niedochowanie należytej ostrożności.
Z całą pewnością korzystając z usług biura rachunkowego, pragniesz cieszyć z maksymalnego profesjonalizmu i poczucia bezpieczeństwa. W związku z tym właściwa ochrona danych osobowych jest kwestią priorytetową. Przed wyborem biura rachunkowego sprawdź stosowne certyfikaty, jak również przebieg procedur, które mają celu zabezpieczenie danych osobowych. Korzystanie z profesjonalnych usług biura rachunkowego to najlepsze rozwiązanie.
Oferta Warido
W WARIDO nie tylko skupiamy się na profesjonalnej obsłudze księgowej, ale również dbamy o bezpieczeństwo danych naszych klientów. Rozumiemy, jak ważne jest dla Ciebie, aby Twoje informacje finansowe były poufne i chronione.
Dlatego podejmujemy środki bezpieczeństwa, aby zagwarantować bezpieczeństwo i integralność Twoich danych. Mamy wszystkie niezbędne certyfikaty i korzystamy z odpowiednich narzędzi oraz programów.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
