Krajowy rejestr e-Faktur – najważniejsze informacje

krajowy-rejestr-e-faktur

Spis treści

W ostatnich latach wprowadza się wiele rozwiązań, które mają na celu usprawnianie prowadzenia działalności gospodarczej, a znaczna ich część dotyczy usług cyfrowych. Dzięki nim możliwe staje się udoskonalenie współpracy między przedsiębiorcami. Jednym z ciekawych pomysłów w tym zakresie jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Na czym polega KSeF? Dla kogo jest to obowiązkowe rozwiązanie?

Krajowy System e-Faktur — Co to takiego jest? Podstawowe informacje

Krajowy system e-faktur to platforma cyfrowa wdrożona przez rząd w celu usprawnienia procesu fakturowania dla firm i osób fizycznych w całym kraju. Ma na celu zastąpienie tradycyjnych faktur w formie papierowej wersjami elektronicznymi, co pozwoli na większą wydajność i oszczędność kosztów. W ramach tego systemu faktury są generowane, wysyłane, odbierane i przetwarzane elektronicznie w znormalizowanym formacie.

Jedną z kluczowych zalet krajowego systemu e-Faktur jest możliwość wyeliminowania przez przedsiębiorstwa zadań związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki automatycznemu wypełnianiu faktur elektronicznych odpowiednimi informacjami, takimi jak dane dostawcy, opisy pozycji, ilości, ceny i obliczenia podatkowe, osoby fizyczne nie muszą już ręcznie wprowadzać tych informacji do swoich systemów księgowych. To nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza liczbę błędów ludzkich, które mogą wystąpić podczas wpisywania danych.

E-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur – od kiedy obowiązek?

Krajowy Rejestr e-Faktur jest w 2023 roku wciąż dobrowolnym rozwiązaniem (jest tak od momentu wprowadzenia go 1 stycznia 2022 roku). Trzeba jednak pamiętać, że już w 2024 r. planuje się wprowadzić obowiązek korzystania z KSeF (dla przedsiębiorców – czynnych podatników VAT). Z kolei począwszy od stycznia 2025 roku obowiązkiem korzystania z KSeF objęte również firmy prowadzone przez podatników zwolnionych z podatku od towarów i usług.

Trzeba pamiętać, że 1 lipca 2024 roku to termin wejścia w życie obowiązkowego KseF. Nie dotyczy to jednak wszystkich przedsiębiorców. Od 1 lipca 2024 korzystanie z KSeF stanie się konieczne dla czynnych podatników, natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będzie to 1 stycznia 2025 roku.

KSeF – jakie korzyści dla przedsiębiorców korzystających z tego systemu?

Kto musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Według obowiązujących przepisów korzystać z usługi w ramach Krajowego Systemu e-Faktur mogą, a w przyszłości będą musieli, przedsiębiorcy, którzy:

  • zostali zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
  • są zwolnieni z podatku od towarów i usług VAT (niezależnie od tego, czy chodzi o zwolnienie z VAT podmiotowe lub przedmiotowe),
  • są rozliczani w ramach szczególnej procedury unijnej OSS.

Przedsiębiorcy mogą liczyć na takie korzyści wynikające ze stosowania KSeF jak:

  • skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni,
  • bezpieczeństwo dokumentacji – dzięki KSeF nie musisz się obawiać się zniszczenia lub zagubienia plików,
  • brak obowiązku sporządzania struktury JPK_FA.

W jaki sposób wystawia się faktury ustrukturyzowane zgodne z KSeF?

Faktury ustrukturyzowane zgodne ze strukturą KSeF można wystawiać na dwa sposoby:

  • program księgowy, z którego korzystasz na co dzień (o ile jest on wyposażony w taką funkcjonalność),
  • platforma cyfrowa, która została udostępniona wszystkim przedsiębiorcom przez Ministerstwo Finansów.

Faktury ustrukturyzowane KSeF przetwarza się w formacie .xml (podobnie jak ma to miejsce w przypadku Jednolitych Plików Kontrolnych JPK). Jeśli zatem jesteś przedsiębiorcą mającym wiedzę na temat tego, jak funkcjonuje księgowość w firmie, zapewne nie raz spotkałeś się z tym rozszerzeniem plików.

Struktura plików KSeF jest opublikowana za pośrednictwem internetowego systemu, to znaczy Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Są one dostępne na platformie elektronicznej ePUAP (ePUAP to Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).

Za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur możliwe jest wystawianie korekt. Z drugiej jednak strony nie przewidziano – a przynajmniej, nie zrobiono tego dotychczas – funkcjonalności w postaci możliwości  sporządzania not korygujących w Krajowym Systemie e-Faktur. Podobnie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o pro formy.

Jak i kiedy przygotować się na KSeF?

Powszechny obowiązek stosowania KSeF zbliża się wielkimi krokami. Warto zatem już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia Krajowego Rejestru e-Faktur w swoim przedsiębiorstwie. Dobrym pomysłem na osiągnięcie tego celu jest na przykład przeprowadzenie szkolenia dla pracowników zatrudnionych w działach księgowo-finansowych. Warto zrobić to z co najmniej kilkutygodniowym wyprzedzeniem, by nie działać w pośpiechu, na ostatnią chwilę.

Jak wiadomo, biznes jest nieprzewidywalny, dlatego bardzo dobrym podejściem do wyzwań – a takim wyzwaniem bez wątpienia jest Krajowy System e-Faktur – jest zaplanowanie odpowiednich działań z wyprzedzeniem, a dopiero potem uporanie się z potencjalnymi błędami oraz problemami, a te występują w biznesie niemal codziennie.

Warto wcześniej przygotować się na Krajowy System e-Faktur, ponieważ w 2024 roku nastąpi znaczący przyrost liczby przedsiębiorców korzystających z opisywanego rozwiązania. W takiej sytuacji obawy dotyczące potencjalnych problemów z działaniem KSeF są jak najbardziej uzasadnione. Jeśli nie chcesz gorączkowo zastanawiać się, co należy zrobić w przypadku awarii systemu, zadbaj o to, by pracownicy byli już odpowiednio przeszkoleni.


Oferta Warido

Biuro rachunkowe WARIDO jest gotowe na Krajowy System e-Faktur. Zachęcamy już teraz do skorzystania z naszych usług i wdrożenia KSeF w swojej firmie, zanim stanie się on obowiązkowy.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

jak-rozliczyc-sprzedaz-nieruchomości-w-budowie-w-ramach-PIT

Jak rozliczyć sprzedaż nieruchomości w budowie w ramach PIT?

Rozważania na temat podatków często są kojarzone z kompleksowymi przepisami i niezliczonymi wyjątkami. Jednak szczególnie interesująca staje się ta tematyka, gdy na tapetę wchodzi sprzedaż nieruchomości, która nie została jeszcze ukończona. Jak więc krok po kroku należy rozliczyć taką transakcję w świetle przepisów PIT? Zagłębmy się w ten temat, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości.

Czytaj więcej »
pit-0-twoj-klucz-do-ulg-podatkowych

PIT/O – twój klucz do ulg podatkowych

Jeśli jesteś podatnikiem, który ma prawo do korzystania z ulg podatkowych, załącznik PIT/O może okazać się Twoim najlepszym przyjacielem podczas rozliczenia rocznego. To właśnie w tym dokumencie znajdziesz miejsce na wykazanie wszystkich przysługujących Ci odliczeń. W tym artykule przybliżymy Ci jego rolę i wskażemy, jak z niego skutecznie skorzystać.

Czytaj więcej »
e-doreczenia-od-1-pazdziernika-2024-dla-kogo

E-doręczenia od 1 października 2024 – dla kogo?

Aktualnie korzystanie z e-Doręczeń jest dobrowolne, ale firmy i instytucje publiczne są zobowiązane do wdrażania usługi zgodnie z harmonogramem. Najbliższa data – 1 października 2024 r. to termin wprowadzenia skrzynki e-Doręczeń dla niektórych zawodów zaufania publicznego i urzędów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się dokładnie, kto musi założyć adres elektroniczny przed tą datą.

Czytaj więcej »
jak-obliczyc-ekwiwalent-za-niewykorzystany-urlop-w-2024-roku

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale i pewna forma rekompensaty dla pracownika, który z różnych przyczyn nie mógł wykorzystać przysługującego mu wypoczynku. Jest to rozwiązanie przewidziane w sytuacjach, gdy zakończenie stosunku pracy uniemożliwia wykorzystanie zaległego urlopu. Warto jednak pamiętać, że wypłata ekwiwalentu nie następuje automatycznie w każdej sytuacji – istnieją wyjątki, które należy dokładnie rozpatrzyć.

Czytaj więcej »
czym-jest-wycena-przedsiebiorstw

Czym jest wycena przedsiębiorstw?

Wycena przedsiębiorstw jest procesem złożonym i wieloetapowym, wykraczającym poza zwykłą analizę finansową. Jest to działanie mające za zadanie oszacować wartość gospodarczą podmiotu, który w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu może pełnić różnorodne funkcje. Czy to w kontekście sprzedaży, fuzji, przejęć, czy strategicznych decyzji zarządczych – wycena przedsiębiorstwa jest fundamentem informacyjnym dla wielu kluczowych decyzji korporacyjnych.

Czytaj więcej »
odliczanie-vat-od-naliczonej-promocji

Odliczanie VAT od naliczonej promocji

W świecie przedsiębiorczości, gdzie konkurencja jest zacięta, kluczowe staje się przyciągnięcie klienta. Wprowadzenie promocji, w tym sprzedaży za symboliczną cenę lub za darmo, to strategia, która może wyróżnić firmę na rynku. Jednak co z VAT? Jak prawidłowo odliczyć podatek przy takich transakcjach, aby pozostać na właściwej stronie prawa podatkowego?

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.