Spis treści
W dobie cyfryzacji procesów biznesowych i coraz większego nacisku na zautomatyzowaną dokumentację, biura rachunkowe stają przed nowym wyzwaniem – Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W artykule poruszymy najważniejsze kwestie związane z przygotowaniem się do obowiązkowego KSeF oraz jego wprowadzeniem.
KSeF – od kiedy obowiązkowy?
Zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r., faktury ustrukturyzowane (e-faktury) będą obowiązkowe dla podatników od 1 lipca 2024 r., a dla niektórych podmiotów termin ten przesunie się na 1 stycznia 2025 r. To oznacza, że już teraz warto rozpocząć proces adaptacji i przygotowania, by nie zostać zaskoczonym i uniknąć ewentualnych kłopotów w przyszłości.
Krajowy System e-Faktur – co to takiego?
Krajowy System e-Faktur to narzędzie umożliwiające wystawianie e-faktur, które funkcjonują równolegle z tradycyjnymi fakturami papierowymi i elektronicznymi. Dzięki KSeF, proces wystawiania, odbierania i przechowywania faktur staje się bardziej zautomatyzowany, co przyczynia się do większej efektywności i oszczędności czasu.
ZOBACZ TEŻ:
- Księgowość: Nowe limity od stycznia 2024
- Przygotowanie spółek handlowych do ery e-Doręczeń
- Zasady e-fakturowania od 1 lipca 2024
Korzyści płynące z wdrożenia KSeF w biurach rachunkowych
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie za sobą wiele korzyści dla biur rachunkowych. Po pierwsze, zwiększa się efektywność pracy dzięki eliminacji błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Dodatkowo, automatyzacja procesów pozwala na zaoszczędzenie czasu, który można poświęcić na bardziej złożone kwestie finansowe. Co więcej, cyfrowe przechowywanie faktur znacząco ogranicza potrzebę przechowywania fizycznych kopii dokumentów, co przekłada się na oszczędności kosztów związanych z magazynowaniem i archiwizacją.
Faktury ustrukturyzowane – czym się różnią?
Faktura ustrukturyzowana to nic innego jak e-faktura wystawiona przy użyciu KSeF, wraz z unikalnym numerem identyfikującym. Odróżnia się tym od tradycyjnych faktur, że jest tworzona w specjalnym formacie elektronicznym, zgodnie z określonym wzorem.
Bezpieczeństwo danych w KSeF
Jednym z głównych zagadnień, które mogą budzić obawy w kontekście cyfrowego przechowywania danych, jest kwestia bezpieczeństwa. Warto podkreślić, że KSeF został stworzony z myślą o najwyższych standardach ochrony informacji. System korzysta z zaawansowanych technologii szyfrowania i zabezpieczeń, aby gwarantować, że dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, uszkodzeniem czy kradzieżą.
Przygotowanie do wdrożenia KSeF
Analiza transakcji: Pierwszym krokiem jest analiza transakcji sprzedaży/zakupu, aby ustalić, które z nich będą dokumentowane w ramach KSeF.
Przemodelowanie obiegu dokumentów: Może okazać się konieczne dostosowanie obecnie funkcjonującego obiegu dokumentów do nowych wymogów.
Przyznanie uprawnień: Warto zastanowić się nad tym, które osoby w firmie będą miały dostęp do KSeF, jakie będą miały uprawnienia i czy biuro rachunkowe będzie miało możliwość zarządzania fakturami w systemie.
Korzystanie z oprogramowania testowego: Ministerstwo Finansów udostępnia oprogramowanie testowe i przedprodukcyjne, które pozwala na zapoznanie się z funkcjonowaniem systemu przed jego oficjalnym wdrożeniem.
Szkolenia i wsparcie w zakresie KSeF
Aby ułatwić biurom rachunkowym przejście na nowy system, Ministerstwo Finansów oraz organizacje branżowe organizują szereg szkoleń i warsztatów. Uczestnictwo w nich pozwala nie tylko na zdobycie praktycznych umiejętności związanych z korzystaniem z KSeF, ale także na wymianę doświadczeń z innymi specjalistami w zakresie rachunkowości. Warto też korzystać z dostępnych baz wiedzy online oraz wsparcia technicznego udostępnianego przez Ministerstwo.
Uprawnienia do korzystania z KSeF
Rozporządzeniem Ministra Finansów zostały określone rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF oraz sposoby ich nadawania, zmiany czy odbierania. Istnieją różne uprawnienia, takie jak wystawianie faktur ustrukturyzowanych, nadawanie innych uprawnień czy też dostęp do faktur. Ważne jest, aby odpowiednio je przydzielić wśród pracowników czy współpracowników biura rachunkowego.
Wystawianie e-faktur – jak to zrobić?
Wystawienie e-faktury w systemie KSeF można przeprowadzić przy użyciu programów komercyjnych lub korzystając z oprogramowania interfejsowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Proces jest zautomatyzowany i zintegrowany z systemem, co gwarantuje poprawność i spójność danych.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to bez wątpienia duże wyzwanie dla biur rachunkowych, ale również okazja do zautomatyzowania procesów i zwiększenia efektywności pracy. Warto już teraz zacząć przygotowania, aby płynnie przejść do nowego systemu i cieszyć się jego korzyściami.
Oferta Warido
Jeśli szukasz profesjonalnego biura rachunkowego łączącego tradycję z nowoczesnością, to jesteśmy dla Ciebie! Z nami Twoje finanse będą w dobrych rękach.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nam.
