fbpx

Biuro rachunkowe – jak przygotować się do obowiązkowego KSeF?

biuro-rachunkowe-jak-przygotowac-sie-do-obowiazkowego-ksef

Spis treści

W dobie cyfryzacji procesów biznesowych i coraz większego nacisku na zautomatyzowaną dokumentację, biura rachunkowe stają przed nowym wyzwaniem – Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W artykule poruszymy najważniejsze kwestie związane z przygotowaniem się do obowiązkowego KSeF oraz jego wprowadzeniem.

KSeF – od kiedy obowiązkowy?

Zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r., faktury ustrukturyzowane (e-faktury) będą obowiązkowe dla podatników od 1 lipca 2024 r., a dla niektórych podmiotów termin ten przesunie się na 1 stycznia 2025 r. To oznacza, że już teraz warto rozpocząć proces adaptacji i przygotowania, by nie zostać zaskoczonym i uniknąć ewentualnych kłopotów w przyszłości.

Krajowy System e-Faktur – co to takiego?

Krajowy System e-Faktur to narzędzie umożliwiające wystawianie e-faktur, które funkcjonują równolegle z tradycyjnymi fakturami papierowymi i elektronicznymi. Dzięki KSeF, proces wystawiania, odbierania i przechowywania faktur staje się bardziej zautomatyzowany, co przyczynia się do większej efektywności i oszczędności czasu.

ZOBACZ TEŻ:

Korzyści płynące z wdrożenia KSeF w biurach rachunkowych

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie za sobą wiele korzyści dla biur rachunkowych. Po pierwsze, zwiększa się efektywność pracy dzięki eliminacji błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Dodatkowo, automatyzacja procesów pozwala na zaoszczędzenie czasu, który można poświęcić na bardziej złożone kwestie finansowe. Co więcej, cyfrowe przechowywanie faktur znacząco ogranicza potrzebę przechowywania fizycznych kopii dokumentów, co przekłada się na oszczędności kosztów związanych z magazynowaniem i archiwizacją.

Faktury ustrukturyzowane – czym się różnią?

Faktura ustrukturyzowana to nic innego jak e-faktura wystawiona przy użyciu KSeF, wraz z unikalnym numerem identyfikującym. Odróżnia się tym od tradycyjnych faktur, że jest tworzona w specjalnym formacie elektronicznym, zgodnie z określonym wzorem.

Bezpieczeństwo danych w KSeF

Jednym z głównych zagadnień, które mogą budzić obawy w kontekście cyfrowego przechowywania danych, jest kwestia bezpieczeństwa. Warto podkreślić, że KSeF został stworzony z myślą o najwyższych standardach ochrony informacji. System korzysta z zaawansowanych technologii szyfrowania i zabezpieczeń, aby gwarantować, że dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, uszkodzeniem czy kradzieżą.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

  1. Analiza transakcji: Pierwszym krokiem jest analiza transakcji sprzedaży/zakupu, aby ustalić, które z nich będą dokumentowane w ramach KSeF.

  2. Przemodelowanie obiegu dokumentów: Może okazać się konieczne dostosowanie obecnie funkcjonującego obiegu dokumentów do nowych wymogów.

  3. Przyznanie uprawnień: Warto zastanowić się nad tym, które osoby w firmie będą miały dostęp do KSeF, jakie będą miały uprawnienia i czy biuro rachunkowe będzie miało możliwość zarządzania fakturami w systemie.

  4. Korzystanie z oprogramowania testowego: Ministerstwo Finansów udostępnia oprogramowanie testowe i przedprodukcyjne, które pozwala na zapoznanie się z funkcjonowaniem systemu przed jego oficjalnym wdrożeniem.

Szkolenia i wsparcie w zakresie KSeF

Aby ułatwić biurom rachunkowym przejście na nowy system, Ministerstwo Finansów oraz organizacje branżowe organizują szereg szkoleń i warsztatów. Uczestnictwo w nich pozwala nie tylko na zdobycie praktycznych umiejętności związanych z korzystaniem z KSeF, ale także na wymianę doświadczeń z innymi specjalistami w zakresie rachunkowości. Warto też korzystać z dostępnych baz wiedzy online oraz wsparcia technicznego udostępnianego przez Ministerstwo.

Uprawnienia do korzystania z KSeF

Rozporządzeniem Ministra Finansów zostały określone rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF oraz sposoby ich nadawania, zmiany czy odbierania. Istnieją różne uprawnienia, takie jak wystawianie faktur ustrukturyzowanych, nadawanie innych uprawnień czy też dostęp do faktur. Ważne jest, aby odpowiednio je przydzielić wśród pracowników czy współpracowników biura rachunkowego.

Wystawianie e-faktur – jak to zrobić?

Wystawienie e-faktury w systemie KSeF można przeprowadzić przy użyciu programów komercyjnych lub korzystając z oprogramowania interfejsowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Proces jest zautomatyzowany i zintegrowany z systemem, co gwarantuje poprawność i spójność danych.

Podsumowanie

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to bez wątpienia duże wyzwanie dla biur rachunkowych, ale również okazja do zautomatyzowania procesów i zwiększenia efektywności pracy. Warto już teraz zacząć przygotowania, aby płynnie przejść do nowego systemu i cieszyć się jego korzyściami.

 

Oferta Warido

Jeśli szukasz profesjonalnego biura rachunkowego łączącego tradycję z nowoczesnością, to jesteśmy dla Ciebie! Z nami Twoje finanse będą w dobrych rękach. 

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nam.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

remont-a-modernizacja-srodka-trwalego-jakie-sa-roznice

Remont a modernizacja środka trwałego – jakie są różnice?

Wprowadzenie do Inwestycji w Majątek Stały Jako właściciel firmy, zrozumienie, na co przeznaczasz środki na majątek trwały, jest kluczowe. Czy to zwykły remont, czy gruntowna modernizacja, wpływa to na sposób, w jaki te wydatki wpisują się w twoje koszty firmowe. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, co zaliczasz do kosztów bezpośrednio, a co przez amortyzację.

Czytaj więcej »
zwolnienie-z-podatku-pcc-przy-nabyciu-samochodu-przez-spolke-cywilna

Zwolnienie z podatku PCC przy nabyciu samochodu przez spółkę cywilną

Podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC) obciążone są różne transakcje, w tym umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy o podatku PCC, w przypadku nabycia rzeczy ruchomych, to kupujący staje się podatnikiem, a stawka podatku wynosi 2%.
Warto wiedzieć, że w przypadku spółki cywilnej, nie jest ona traktowana jako podatnik PCC – rolę tę pełnią wspólnicy spółki. Wynika to z faktu, że spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej. Obowiązek podatkowy ciąży więc na wszystkich wspólnikach solidarnie.

Czytaj więcej »
wyplata-z-PPK-a-rozliczenie-podatkowe

Wypłata z PPK a rozliczenie podatkowe

Wprowadzenie reformy systemu emerytalnego w Polsce rozpoczęło nowy rozdział w planowaniu finansowej przyszłości obywateli. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) są jednym z rozwiązań zachęcających do gromadzenia oszczędności. W tym tekście zgłębimy, jak wypłaty z PPK wpływają na obowiązki podatkowe.

Czytaj więcej »
zarzadzanie-wydatkami-firmowymi-a-koszty-prywatne

Zarządzanie wydatkami firmowymi a koszty prywatne

Prowadzenie księgowości uproszczonej w różnego rodzaju przedsiębiorstwach musi odbywać się w zgodzie z określonymi przepisami prawnymi. Wspomniane reguły co rusz ulegają zmianom. Z punktu widzenia przedsiębiorców oraz księgowych zajmujących się sprawami administracyjnymi firmy niejednokrotnie stwarza to ogromne pole do wykorzystywania różnorodnych luk w przepisach celem zmniejszenia obciążeń podatkowych. Postępowanie takie nosi miano kreatywnej księgowości. Warto dowiedzieć się, co to takiego oraz w jaki sposób takie działanie wpływa na możliwość sztucznego zawyżania zysków przez spółki.

Czytaj więcej »
ksiegowosc-fundacji-rodzinnych-jak-zarzadzac-podatkami

Księgowość fundacji rodzinnych – jak zarządzać podatkami?

W obecnych, dynamicznie zmieniających się realiach prawnopodatkowych, fundacje rodzinne stają przed nieustannym wyzwaniem utrzymania zgodności ze złożonymi przepisami podatkowymi. Ten artykuł ma na celu rzucić światło na kluczowe aspekty funkcjonowania fundacji rodzinnych w kontekście polskiego prawa podatkowego. Poruszając temat ich uczestnictwa w spółkach cywilnych, analizujemy nowe wytyczne i interpretacje prawnopodatkowe, które mają bezpośredni wpływ na ich operacje finansowe. Przedstawiając różnice pomiędzy spółkami cywilnymi a prawa handlowego, wyjaśniamy, jak te rozróżnienia mogą kształtować podatkowy krajobraz dla fundacji rodzinnych. W artykule podkreślamy również znaczenie profesjonalnych usług księgowych, które mogą znacząco ułatwić nawigację po trudnych przepisach i pomóc w uniknięciu kosztownych błędów podatkowych. Zapraszamy do lektury, by zgłębić te istotne zagadnienia i odkryć, w jaki sposób nasze usługi księgowe mogą przyczynić się do sukcesu i długoterminowej stabilności Twojej fundacji.

Czytaj więcej »
placa-minimalna-w-2024-roku-co-powinienes-wiedziec

Płaca minimalna w 2024 roku – co powinieneś wiedzieć?

Przedsiębiorcy, menedżerowie i liderzy biznesowi – w obliczu dynamicznych zmian na rynku pracy, kluczowym aspektem zarządzania jest świadomość finansowa i prawna w kontekście wynagrodzeń. Oto aktualizacja, która wyposaży Was w niezbędną wiedzę dotyczącą najnowszych regulacji płacy minimalnej w 2024 roku, mających istotny wpływ na budżetowanie i strategie zatrudnienia.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.