Rozliczenie pracy zdalnej

rozliczenie-pracy-zdalnej

Spis treści

Od dnia 7 kwietnia 2023 roku na skutek nowelizacji Kodeksu pracy weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Na jej podstawie pracodawca jest zobligowany do zapewnienia niezbędnego wyposażenia do wykonywania pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu poniesionych przez pracownika kosztów. Wprowadzono również liczne regulacje, skutkujące m.in. zmianami w rozliczeniach podatku dochodowego. Dowiedz się, jak wygląda rozliczenie pracy zdalnej w podatku dochodowym oraz jakie prawa i obowiązki dla pracodawcy wprowadziły zmiany w Kodeksie pracy.

Obowiązek wyposażenia stanowiska pracy zdalnej

Na skutek nowelizacji ustawy o pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów wynikających z wykonywania zadań w takim formacie. Wymóg ten obejmuje zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, a także ich niezbędną konserwację. Dotyczy to przede wszystkim urządzeń technicznych, takich jak sprzęt komputerowy i konieczne akcesoria. Nie można zapominać również o oprogramowaniu czy możliwości ciągłego połączenia z internetem, jeśli dany zawód tego potrzebuje.

Zgodnie z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest zobligowany do pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i naprawą sprzętu. Należy dodatkowo wliczyć w to koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do codziennej pracy. Do tej grupy zaliczają się również szkolenia i pomoc techniczna, których wymaga pracownik, a także inne koszty, które są związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

Rozliczenie ryczałtu w podatku dochodowym

Nowe przepisy przewidują również możliwość zwrotu kosztów, które poniósł pracownik w wyniku konieczności wykonywania pracy zdalnej. Zwrot ten ma postać ekwiwalentu pieniężnego w wysokości indywidualnie ustalanej między pracodawcą a pracownikiem i może być zastąpiony wypłatą ryczałtu. Wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu jest obowiązkowa w przypadku kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

Zgodnie z Kodeksem pracy wydatki ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracy zdalnej, w tym wypłata ryczałtu, spełniają kryteria kosztu podatkowego. Dokładny sposób ich rozliczenia w kosztach podatkowych jest jednak zależny od tego, czy mogą być one uznane za koszty pośrednie, czy koszty poniesione na rzecz nabycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W drugim przypadku nie mogą być one rozliczone bezpośrednio, a zamiast tego ujęte w kosztach w czasie.

Koszty pracy zdalnej a przychody pracownika

Oprócz praw i obowiązków pracodawcy nowelizacja Kodeksu pracy reguluje również kwestie przychodów uzyskanych przez pracownika. Na podstawie art. 6724 § 1 Kodeksu pracy zapewnienie narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, w tym wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie zalicza się do przychodu podatkowego. Oznacza to, że pracownik nie musi rozliczać się z uzyskanych przychodów i środków w tym zakresie.

Wejście nowych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracodawcy spowodowało wątpliwość co do aktualności dotychczasowych norm prawnych, które nadawały pracownikowi zdalnemu prawo do podwyższonych kosztów pracowniczych. Zgodnie z aktualnymi informacjami, pracownik zdalny nadal ma prawo do takowych, jeśli zamieszkuje w innej miejscowości niż lokalizacja zakładu pracy. 

Indywidualne rozliczenie podatku dochodowego

Z definicji zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na rzecz pracy zdalnej jest wydatkiem związanym z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa i powinien być rozliczony w kosztach podatkowych. W praktyce jednak nie zawsze jest to takie proste. Ustawa pozostawia sporo miejsca do spekulacji i może budzić wątpliwości – nie precyzuje, w jaki sposób pracodawca powinien kalkulować kwotę ryczałtu, a także utrudnia prawidłowe rozliczenie jej w podatku dochodowym. Wynika to przede wszystkim z faktu, że ustawa ta znalazła się w Kodeksie pracy, a nie w przepisach prawa podatkowego. Generuje to wiele potencjalnych trudności zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika zdalnego.

Wątpliwości może również budzić podział kosztów związanych z pracą zdalną na koszty pośrednie i koszty poniesione na rzecz nabycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Z tego względu pracodawcom zaleca się skorzystanie w tej sprawie z indywidualnej pomocy prawnej.

W rozliczeniu kosztów pracy zdalnej w podatku dochodowym pomoże profesjonalne biuro rachunkowe. Zapewni ono wsparcie na każdym etapie formalności związanych z kosztem pracy zdalnej. Obejmuje to m.in. obliczenie wysokości ryczałtu oraz rozliczenie kosztu podatkowego pracy zdalnej w podatku dochodowym. 

Praca zdalna cieszy się aktualnie dużą popularnością oraz jest powszechnie wdrażana w coraz większej liczbie przedsiębiorstw. Z tego względu w najbliższych latach można spodziewać się dalszych zmian w Kodeksie pracy oraz prawie podatkowym dotyczącym tego zagadnienia. Pamiętaj więc, aby śledzić aktualne reformy w tym zakresie, by w razie potrzeby skorzystać z adekwatnego wsparcia prawnego dla Twojej firmy.


Oferta Warido

Nie ryzykuj błędów – z biurem rachunkowym WARIDO masz pewność dokładności i zgodności. Nasz doświadczony zespół dba o każdy szczegół i zrobi to w zgodzie z obowiązującymi obecnie przepisami.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

jak-rozliczyc-sprzedaz-nieruchomości-w-budowie-w-ramach-PIT

Jak rozliczyć sprzedaż nieruchomości w budowie w ramach PIT?

Rozważania na temat podatków często są kojarzone z kompleksowymi przepisami i niezliczonymi wyjątkami. Jednak szczególnie interesująca staje się ta tematyka, gdy na tapetę wchodzi sprzedaż nieruchomości, która nie została jeszcze ukończona. Jak więc krok po kroku należy rozliczyć taką transakcję w świetle przepisów PIT? Zagłębmy się w ten temat, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości.

Czytaj więcej »
pit-0-twoj-klucz-do-ulg-podatkowych

PIT/O – twój klucz do ulg podatkowych

Jeśli jesteś podatnikiem, który ma prawo do korzystania z ulg podatkowych, załącznik PIT/O może okazać się Twoim najlepszym przyjacielem podczas rozliczenia rocznego. To właśnie w tym dokumencie znajdziesz miejsce na wykazanie wszystkich przysługujących Ci odliczeń. W tym artykule przybliżymy Ci jego rolę i wskażemy, jak z niego skutecznie skorzystać.

Czytaj więcej »
e-doreczenia-od-1-pazdziernika-2024-dla-kogo

E-doręczenia od 1 października 2024 – dla kogo?

Aktualnie korzystanie z e-Doręczeń jest dobrowolne, ale firmy i instytucje publiczne są zobowiązane do wdrażania usługi zgodnie z harmonogramem. Najbliższa data – 1 października 2024 r. to termin wprowadzenia skrzynki e-Doręczeń dla niektórych zawodów zaufania publicznego i urzędów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się dokładnie, kto musi założyć adres elektroniczny przed tą datą.

Czytaj więcej »
jak-obliczyc-ekwiwalent-za-niewykorzystany-urlop-w-2024-roku

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale i pewna forma rekompensaty dla pracownika, który z różnych przyczyn nie mógł wykorzystać przysługującego mu wypoczynku. Jest to rozwiązanie przewidziane w sytuacjach, gdy zakończenie stosunku pracy uniemożliwia wykorzystanie zaległego urlopu. Warto jednak pamiętać, że wypłata ekwiwalentu nie następuje automatycznie w każdej sytuacji – istnieją wyjątki, które należy dokładnie rozpatrzyć.

Czytaj więcej »
czym-jest-wycena-przedsiebiorstw

Czym jest wycena przedsiębiorstw?

Wycena przedsiębiorstw jest procesem złożonym i wieloetapowym, wykraczającym poza zwykłą analizę finansową. Jest to działanie mające za zadanie oszacować wartość gospodarczą podmiotu, który w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu może pełnić różnorodne funkcje. Czy to w kontekście sprzedaży, fuzji, przejęć, czy strategicznych decyzji zarządczych – wycena przedsiębiorstwa jest fundamentem informacyjnym dla wielu kluczowych decyzji korporacyjnych.

Czytaj więcej »
odliczanie-vat-od-naliczonej-promocji

Odliczanie VAT od naliczonej promocji

W świecie przedsiębiorczości, gdzie konkurencja jest zacięta, kluczowe staje się przyciągnięcie klienta. Wprowadzenie promocji, w tym sprzedaży za symboliczną cenę lub za darmo, to strategia, która może wyróżnić firmę na rynku. Jednak co z VAT? Jak prawidłowo odliczyć podatek przy takich transakcjach, aby pozostać na właściwej stronie prawa podatkowego?

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.