Spis treści
Od dnia 7 kwietnia 2023 roku na skutek nowelizacji Kodeksu pracy weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Na jej podstawie pracodawca jest zobligowany do zapewnienia niezbędnego wyposażenia do wykonywania pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu poniesionych przez pracownika kosztów. Wprowadzono również liczne regulacje, skutkujące m.in. zmianami w rozliczeniach podatku dochodowego. Dowiedz się, jak wygląda rozliczenie pracy zdalnej w podatku dochodowym oraz jakie prawa i obowiązki dla pracodawcy wprowadziły zmiany w Kodeksie pracy.
Obowiązek wyposażenia stanowiska pracy zdalnej
Na skutek nowelizacji ustawy o pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów wynikających z wykonywania zadań w takim formacie. Wymóg ten obejmuje zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, a także ich niezbędną konserwację. Dotyczy to przede wszystkim urządzeń technicznych, takich jak sprzęt komputerowy i konieczne akcesoria. Nie można zapominać również o oprogramowaniu czy możliwości ciągłego połączenia z internetem, jeśli dany zawód tego potrzebuje.
Zgodnie z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest zobligowany do pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i naprawą sprzętu. Należy dodatkowo wliczyć w to koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do codziennej pracy. Do tej grupy zaliczają się również szkolenia i pomoc techniczna, których wymaga pracownik, a także inne koszty, które są związane z wykonywaniem pracy zdalnej.
Rozliczenie ryczałtu w podatku dochodowym
Nowe przepisy przewidują również możliwość zwrotu kosztów, które poniósł pracownik w wyniku konieczności wykonywania pracy zdalnej. Zwrot ten ma postać ekwiwalentu pieniężnego w wysokości indywidualnie ustalanej między pracodawcą a pracownikiem i może być zastąpiony wypłatą ryczałtu. Wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu jest obowiązkowa w przypadku kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.
Zgodnie z Kodeksem pracy wydatki ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracy zdalnej, w tym wypłata ryczałtu, spełniają kryteria kosztu podatkowego. Dokładny sposób ich rozliczenia w kosztach podatkowych jest jednak zależny od tego, czy mogą być one uznane za koszty pośrednie, czy koszty poniesione na rzecz nabycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W drugim przypadku nie mogą być one rozliczone bezpośrednio, a zamiast tego ujęte w kosztach w czasie.
Koszty pracy zdalnej a przychody pracownika
Oprócz praw i obowiązków pracodawcy nowelizacja Kodeksu pracy reguluje również kwestie przychodów uzyskanych przez pracownika. Na podstawie art. 6724 § 1 Kodeksu pracy zapewnienie narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, w tym wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie zalicza się do przychodu podatkowego. Oznacza to, że pracownik nie musi rozliczać się z uzyskanych przychodów i środków w tym zakresie.
Wejście nowych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracodawcy spowodowało wątpliwość co do aktualności dotychczasowych norm prawnych, które nadawały pracownikowi zdalnemu prawo do podwyższonych kosztów pracowniczych. Zgodnie z aktualnymi informacjami, pracownik zdalny nadal ma prawo do takowych, jeśli zamieszkuje w innej miejscowości niż lokalizacja zakładu pracy.
Indywidualne rozliczenie podatku dochodowego
Z definicji zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na rzecz pracy zdalnej jest wydatkiem związanym z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa i powinien być rozliczony w kosztach podatkowych. W praktyce jednak nie zawsze jest to takie proste. Ustawa pozostawia sporo miejsca do spekulacji i może budzić wątpliwości – nie precyzuje, w jaki sposób pracodawca powinien kalkulować kwotę ryczałtu, a także utrudnia prawidłowe rozliczenie jej w podatku dochodowym. Wynika to przede wszystkim z faktu, że ustawa ta znalazła się w Kodeksie pracy, a nie w przepisach prawa podatkowego. Generuje to wiele potencjalnych trudności zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika zdalnego.
Wątpliwości może również budzić podział kosztów związanych z pracą zdalną na koszty pośrednie i koszty poniesione na rzecz nabycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Z tego względu pracodawcom zaleca się skorzystanie w tej sprawie z indywidualnej pomocy prawnej.
W rozliczeniu kosztów pracy zdalnej w podatku dochodowym pomoże profesjonalne biuro rachunkowe. Zapewni ono wsparcie na każdym etapie formalności związanych z kosztem pracy zdalnej. Obejmuje to m.in. obliczenie wysokości ryczałtu oraz rozliczenie kosztu podatkowego pracy zdalnej w podatku dochodowym.
Praca zdalna cieszy się aktualnie dużą popularnością oraz jest powszechnie wdrażana w coraz większej liczbie przedsiębiorstw. Z tego względu w najbliższych latach można spodziewać się dalszych zmian w Kodeksie pracy oraz prawie podatkowym dotyczącym tego zagadnienia. Pamiętaj więc, aby śledzić aktualne reformy w tym zakresie, by w razie potrzeby skorzystać z adekwatnego wsparcia prawnego dla Twojej firmy.
Oferta Warido
Nie ryzykuj błędów – z biurem rachunkowym WARIDO masz pewność dokładności i zgodności. Nasz doświadczony zespół dba o każdy szczegół i zrobi to w zgodzie z obowiązującymi obecnie przepisami.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
