Spis treści
W świecie zarządzania zasobami ludzkimi, szczególnie na płaszczyźnie kadrowo-płacowej, rola przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, a przede wszystkim Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO), jest niepodważalnie istotne. Każdy etap związany z zatrudnieniem pracownika jest ściśle regulowany przez normy prawne, które mają na celu ochronę prywatności i danych osobowych.
Przetwarzanie danych osobowych – upoważnienie
Zanim przejdziemy do konkretów – ważne jest, aby zrozumieć, że z chwilą zatrudnienia osoby w organizacji, pracodawca stoi w obliczu obowiązku poinformowania pracownika o zasadach przetwarzania jego danych osobowych. Te zasady, wytyczone w artykule 13 RODO, dotyczą nie tylko tego, jakie dane można gromadzić i jak długo je przechowywać, ale także tego, czy stanowisko pracownika wymaga od niego bezpośredniego przetwarzania danych osobowych. Jeśli tak, to niezbędne jest wydanie formalnego upoważnienia do takich działań. Dokumentacja powiązana z tymi kwestiami powinna być dostarczona pracownikowi na starcie jego zatrudnienia, choć nie ma konieczności przechowywania jej bezpośrednio w jego aktach osobowych.
Zasady przetwarzania danych osobowych przez pracowników
W pracach kadrowo-płacowych wykorzystujemy sześć fundamentalnych zasad wynikających z art. 5 RODO, które kształtują etyczne i prawne ramy dla każdego, kto zajmuje się danymi osobowymi. Mówimy tu o zasadzie legalności, która nakazuje przetwarzanie danych zgodnie z prawem, zasadzie ograniczonego celu, mówiącej o tym, że dane należy zbierać wyłącznie dla określonych, wyraźnych i legalnych celów, a także zasadzie minimalizacji, która nakazuje przetwarzanie tylko tych danych, które są absolutnie konieczne.
Również istotne są zasada prawidłowości (dane muszą być dokładne), zasada ograniczenia przechowywania (nie wolno przechowywać danych dłużej niż to niezbędne), oraz zasady integralności i poufności (dane powinny być bezpieczne). Nie można pominąć także zasady rozliczania, zobowiązującej do wykazania zgodności z powyższymi zasadami.
ZOBACZ TEŻ:
- Zasady e-fakturowania od 1 lipca 2024
- Ubezpieczenia w ZUS osoby pracującej na kilka umów zlecenie
- Zakończenie badań i szkoleń BHP do 28 grudnia 2023
Kategorie danych osobowych w stosunkach pracy
W relacjach pracowniczych przetwarzane są różnorodne kategorie danych, zarówno powszechnie znane jak i te należące do szczególnych kategorii danych, które obejmują na przykład informacje o pochodzeniu rasowym, przekonaniach religijnych, danych genetycznych, biometrycznych czy orientacji seksualnej pracowników. Niezbędna wiedza o tych aspektach może być potrzebna w działach HR ze względu na administrowanie różnego rodzaju benefitami.
Podział pracowników ze względu na dostęp do danych osobowych
W kwestii dostępu do danych osobowych pracownicy mogą być podzieleni na trzy kategorie:
- Ci, którzy nie mają w ogóle dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę, jak np. pracownicy produkcyjni czy serwisowi.
- Ci, którzy mają dostęp jedynie do danych zwykłych – tutaj wliczają się na przykład pracownicy działów recepcji czy finansów.
- Oraz ci, którzy mają dostęp zarówno do danych zwykłych, jak i do danych szczególnych kategorii – tacy pracownicy to zwykle osoby z działów HR, kadr czy płac.
Dla każdej z tych grup, prawa dostępu i związane z tym procedury powinny być ściśle zdefiniowane i komunikowane, aby zapewnić zgodność z RODO.
Kadry i płace – bezpieczeństwo i szkolenia z RODO
Kwestia bezpieczeństwa danych osobowych pracowników jest jednym z najważniejszych aspektów RODO, na który powinien zwrócić uwagę każdy pracodawca. Zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy też niewłaściwym użyciem danych to podstawa. Pracodawcy muszą więc wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie, zarządzanie uprawnieniami do dostępu czy regularne audyty bezpieczeństwa.
Niezbędne jest również regularne szkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych. Szkolenia takie powinny obejmować nie tylko pracowników HR, ale również innych, którzy w mniejszym stopniu mają do czynienia z danymi osobowymi. Dzięki temu, każdy pracownik będzie świadomy, jakie są zasady ochrony danych i jak ważne jest ich przestrzeganie w codziennej pracy.
RODO – postępowanie w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych
Mimo najlepszych praktyk i zabezpieczeń, naruszenia ochrony danych osobowych mogą się zdarzyć. W takim przypadku RODO nakłada na pracodawcę obowiązek niezwłocznego zareagowania. Firma musi dokonać oceny ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, a w przypadku wysokiego ryzyka – powiadomić o naruszeniu właściwy organ nadzorczy, a czasem również same osoby, których dotyczy naruszenie.
Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji
Proces rekrutacji to kolejny obszar, gdzie pracodawcy muszą zachować szczególną ostrożność w kontekście RODO. Od momentu ogłoszenia oferty pracy, przez zbieranie CV, aż po przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, wszystkie działania muszą być realizowane z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. To oznacza na przykład, że pracodawca nie może żądać od kandydatów informacji, które nie są bezpośrednio związane z konkretnym stanowiskiem pracy.
RODO a monitoring w miejscu pracy
Kwestia monitoringu w miejscu pracy również została skomplikowana wraz z wprowadzeniem RODO. Z jednej strony, pracodawcy mogą być zainteresowani monitorowaniem dla zabezpieczenia mienia lub zapewnienia bezpieczeństwa, jednak z drugiej strony, muszą oni respektować prawo do prywatności swoich pracowników. Wymaga to zbalansowanego podejścia i często konsultacji z organami ochrony danych osobowych w celu zapewnienia, że systemy monitoringu są właściwie zaimplementowane i nie naruszają przepisów RODO.
Podsumowując, RODO wprowadziło wiele zmian w obszarze zarządzania danymi pracowniczymi, wymuszając na pracodawcach większą transparentność oraz lepszą ochronę danych osobowych. Jest to proces ciągły, który wymaga regularnej weryfikacji i dostosowywania praktyk, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.
Oferta Warido
Jeśli po przeczytaniu powyższych informacji czujesz się przytłoczony złożonością przepisów RODO i ich wpływem na zarządzanie kadrą i płacami, nasze biuro rachunkowe jest gotowe Ci pomóc. Oferujemy kompleksowe usługi wsparcia w zakresie kadr i płac, zapewniając, że Twoja firma będzie działać zgodnie z aktualnymi wymogami prawymi.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nam.
