Jak sprawdzić czy spółka z o.o. została zarejestrowana?

Aktualizacja treści z dnia 14.12.2023 r.

Wiarygodność kontrahenta zależy od tego, czy prowadzi on działalność gospodarczą w sposób legalny, z uwzględnieniem faktu dokonania rejestracji we właściwym rejestrze. W przypadku prowadzenia działalności w formie spółki z o.o. oznaczać to będzie konieczność spełnienia obowiązku w zakresie rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Obowiązek ten będzie zatem różnić się od tego przypisanego rejestracji chociażby jednoosobowej działalności gospodarczej osoby fizycznej, która podlega wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej (CEIDG).

Sprawdzenie KRS stanowi więc podstawowy krok w badaniu wiarygodności spółki z o.o. Warto dokładniej przyjrzeć się temu zagadnieniu i odpowiedzieć na pytanie, jak sprawdzić czy spółka z o.o. została zarejestrowana w KRS. 

Ogólne znaczenie Krajowego Rejestru Sądowego 

Krajowy Rejestr Sądowy funkcjonuje jako scentralizowana, informatyczna baza danych składająca się z trzech osobnych rejestrów, tj. rejestru przedsiębiorców, rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej, a także rejestru dłużników niewypłacalnych. 

Podstawą prawną dla wprowadzenia KRS jest ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym. Rejestr funkcjonuje od dnia 1 stycznia 2001 roku. 

Jego głównym zadaniem jest powszechne udostępnianie szybkiej, podstawowej i niezawodnej informacji na temat statusu prawnego zarejestrowanego podmiotu, wraz z kluczowymi elementami jego sytuacji finansowej, a także sposobu reprezentowania w kontaktach na zewnątrz. 

Oprócz tego, KRS uwzględnia inne dane, istotne dla obrotu gospodarczego, w tym dane na temat zaległości celnych i podatkowych przedsiębiorstwa, zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz informacje o wierzycielach wraz z wysokością niespłaconych wierzytelności. 

Sprawdzenie KRS pozwala zatem uzyskać podstawowe informacje na temat przedsiębiorstwa, na przykład prowadzonego w formie spółki z o.o. 

Sprawdzenie KRS na potrzeby własne przedsiębiorcy 

Przedsiębiorca prowadzący działalność w formie spółki z o.o. chce często w sposób samodzielny dodatkowo upewnić się, że spółka widnieje w ewidencji w KRS. Zgodnie z zapewnieniami Ministerstwa Sprawiedliwości, wyszukiwanie podmiotów zarejestrowanych w KRS nie wymaga posiadania konta w systemie. Na stronie tego resortu przygotowano hiperłącze bezpośrednio odsyłające na wyszukiwarkę Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Każdy zainteresowany może skorzystać tutaj z poniższego linku: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/. 

Po rejestracji spółki należy wejść na wcześniej podany adres internetowy oraz wybrać rodzaj rejestru, tj. zaznaczyć pole „Przedsiębiorcy” lub „Stowarzyszenia, inne organizacje społ. i zawodowe, fundacje, ZOZ”. W przypadku spółki z o.o. właściwym będzie zaznaczenie pola „Przedsiębiorcy”. Warto pamiętać, że pominięcie tego pola uniemożliwi sprawdzenie KRS. 

Następnie użytkownik ma do wyboru wpisanie numeru KRS, NIP, REGON bądź nazwy spółki z o.o. i wybór przycisku „Wyszukaj”. System wyświetli wówczas nazwę spółki, miejscowość, typ rejestru, informację czy podmiot należy do organizacji pożytku publicznego, a także informację czy sporządzano wobec niego jakiekolwiek wpisy dotyczące postępowania upadłościowego. 

Aby sprawdzić inną spółkę lub dowolny podmiot zobowiązany do rejestracji w KRS, wystarczy nacisnąć przycisk „Wyczyść” i ponowić wyżej opisaną procedurę. 

Warto nadmienić, że na tej samej stronie internetowej, choć przy przejściu do osobnej zakładki pt. „Wyszukaj dłużnika”, można – poprzez numer RDN (Rejestr Dłużników Niewypłacalnych) – wyszukać dłużnika. 

Założenie spółki z o.o. i innych spółek z wykorzystaniem systemu S24 

Jeśli nasza spółka została założona dzięki wykorzystaniu systemu S24, to wówczas można zalogować się przez portal, podając identyfikator oraz hasło. Z kolei po zalogowaniu, w zakładce korespondencja można zweryfikować status naszego wniosku. Digitalizacja procesu obsługi przedsiębiorcy jest ważnym ułatwieniem, jeśli chodzi o sprawdzenie KRS. 

Korzystanie z informacji KRS

Jednym z kluczowych elementów, na które warto zwrócić uwagę podczas przeglądania Krajowego Rejestru Sądowego, są informacje o zarządzie i właścicielach spółki. Dane te mogą dostarczyć cennych informacji o osobach odpowiedzialnych za zarządzanie spółką i jej strategiczne decyzje. Analiza tła i doświadczenia członków zarządu może dostarczyć wglądu w potencjalne kierunki rozwoju firmy i jej stabilność.

KRS oferuje również dostęp do niektórych danych finansowych spółek, takich jak sprawozdania finansowe. Te dokumenty są nieocenionym źródłem informacji o kondycji finansowej spółki, co jest szczególnie ważne przy podejmowaniu decyzji o potencjalnych inwestycjach lub współpracy biznesowej. Analiza sprawozdań finansowych może ujawnić ważne aspekty dotyczące rentowności, zadłużenia czy płynności finansowej firmy.

Kolejnym ważnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę, jest sprawdzenie, czy dana spółka nie znajduje się w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego lub upadłościowego. Informacje te są dostępne w KRS i mogą być kluczowe przy ocenie ryzyka związanego z danym przedsiębiorstwem. Postępowanie restrukturyzacyjne czy upadłościowe może bowiem znacząco wpłynąć na zdolność spółki do wywiązywania się z zobowiązań.

Wykorzystanie KRS do monitorowania zmian w spółkach

Regularne monitorowanie KRS może być także cennym narzędziem do śledzenia ważnych zmian w spółkach, takich jak zmiany w zarządzie, podwyższenie kapitału zakładowego czy zmiany w strukturze właścicielskiej. Takie informacje mogą być przydatne dla inwestorów, partnerów biznesowych oraz dostawców, umożliwiając lepsze zrozumienie aktualnej sytuacji spółki oraz potencjalnych zmian w jej strategii.

W kontekście ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), KRS stanowi jedno z niewielu legalnych źródeł informacji o przedsiębiorstwach, które można wykorzystać bez naruszania przepisów o ochronie danych osobowych. Jest to szczególnie istotne dla firm, które muszą zachować zgodność z RODO podczas gromadzenia i przetwarzania danych o innych podmiotach gospodarczych.

Sprawdzenie informacji o podmiotach w KRS – klucz do bezpiecznej współpracy

Korzystanie z Krajowego Rejestru Sądowego jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także narzędziem, które pozwala przedsiębiorcom na bezpieczne nawiązywanie i utrzymywanie relacji biznesowych. Informacje uzyskane z KRS mogą znacząco wpłynąć na decyzje dotyczące współpracy, inwestycji oraz oceny ryzyka związanego z danym podmiotem. Regularne monitorowanie rejestru pozwala na wczesne wykrywanie potencjalnych problemów, takich jak zadłużenie czy zmiany w zarządzie, co z kolei może zapobiec niekorzystnym sytuacjom biznesowym.

W dobie cyfryzacji, dostęp do KRS jest prostszy niż kiedykolwiek wcześniej. Możliwość wyszukiwania i weryfikacji podmiotów przez internet znacząco skraca czas potrzebny na uzyskanie niezbędnych informacji. Warto jednak pamiętać, że samo sprawdzenie KRS to nie wszystko – równie ważna jest umiejętność interpretacji zgromadzonych danych oraz podejmowanie na ich podstawie świadomych decyzji biznesowych.

Oferta Warido

Jeśli potrzebujesz wsparcia w interpretacji informacji z KRS lub doradztwa w zakresie oceny wiarygodności partnerów biznesowych, nasz zespół ekspertów jest do Twojej dyspozycji. Oferujemy kompleksowe usługi doradcze, które pomogą Ci podejmować najlepsze decyzje dla Twojego biznesu.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.