Formularz VAT-R należy pobrać ze strony Ministerstwa Finansów i wypełnić go elektronicznie lub zrobić to osobiście w Urzędzie Skarbowym – oczywiście wygodniejsza jest forma elektroniczna, która pozwala na wykonanie procesu wygodnie, w domu. Należy wówczas pobrać najnowszą wersję wniosku oraz wypełnić w niej jasne pola, rozpoczynając od wpisania, po lewej stronie formularza, NIP-u zgłaszanej spółki.   

Część A – VAT-R 

 Rejestrując spółkę do VAT zaznaczamy opcję nr 1 w części A, wybierając pole “rejestracja”. 

W tej części wniosku należy także uzupełnić dane Urzędu Skarbowego, do którego przynależy spółka – nie można wpisać tu dowolnego urządu- trzeba sprawdzić, któremu podlega spółka, pod względem adresu siedziby w przypadku istnienia np. kilku w jednym mieście. W części A VAT-R znajdziemy także pola 6 i 7 – wypełniamy je, kiedy nasza spółka posiada adres zagraniczny, oraz 8 i 9 – wypełniane tylko, kiedy zmienił się Urząd Skarbowy właściwy dla spółki.   

Część B – VAT-R 

Część B formularza to ta, w której należy uzupełnić wszystkie dane podmiotu zgłaszanego. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na oznaczenia – pola opatrzone ”*” dotyczą podatnika, który nie jest osobą fizyczną, z kolei te opatrzone ”**” dotyczą podatnika będącego osoba fizyczną. 
Część B.2 

W części B.2 należy wpisać adres zamieszkania – w przypadku rejestrowania do VAT osoby fizycznej lub siedziby firmy, gdy rejestrujemy spółkę. To właśnie wskazany w tym polu adres musimy potwierdzić załączoną dokumentacją – np. aktem notarialnym lub umową najmu.  

Część B.3 

To pole uzupełniamy tylko w przypadku podmiotów zagranicznych, rejestrowanych do VAT-R – w przeciwnym razie należy pozostawić je puste.   

Część C – VAT-R 

 W tej części należy określić wszelkie okoliczności wpływające na obowiązek podatkowy lub jego brak – to tu należy także zadeklarować rezygnację ze zwolnienia podatkowego, jeśli takowe nam przysługuje, a nie chcemy z niego skorzystać.  

Z tego rodzaju zwolnienia nie mogą jednak skorzystać podatnicy, którzy:  

• • świadczą usługi prawnicze oraz usługi doradcze, 
  • korzystają z wewnątrzwspólnotowego nabywania towarów, 
  • zajmują się importem usług lub towarów, 
  • nie posiadają siedziby w Polsce, 
  • wykonują dostawy niektórych towarów z akcyzą. 

Mogą oni wygenerować pierwszą sprzedaż dopiero posiadając status czynnego podatnika VAT.   
 

W części C.1 do wyboru mamy następujące opcje:   

Pole 26 – należy wybrać je w przypadku podmiotu, który zgodnie z art. 15 ustawy o VAT nie jest podatnikiem – nie ma osobowości prawnej, nie jest jednostką organizacyjną, która nie posiada osobowość prawną lub osobą fizyczną, która wykonuje samodzielnie swoją działalność gospodarczą. 

Pole 27 – należy wybrać w przypadku spółki posiadającej siedzibę poza obszarem Polski,  

Pole 28 – powinien wybrać podmiot rozpoczynający działalność, który nie ma prawa do zwolnienia z VAT na bazie wysokości przychodu, 

Pole 32 – wypełnić powinien podmiot, który chce zrezygnować ze zwolnienia z VAT na podstawie wysokości przychodu ze sprzedaży, czyli deklaruje chęć zostania podatnikiem VAT, 

Pole 34  – tę opcję powinien wybrać podatnik zobowiązany do zostania podatnikiem VAT z tytułu przekroczenia przychodów ze sprzedaży w wysokości 200 tys zł rocznie lub proporcjonalnie, miesięcznie, jeśli prowadzi działalność krócej niż rok, 

Pole 35 – wybiera podmiot, który rejestruje się do VAT ze względu na obowiązek nałożony na rodzaj wykonywanej przez niego działalności,  

Pole 50 – wybiera je każdy podmiot rejestrujący się po raz pierwszy do VAT – kwartalny system rozliczenia podatku można bowiem wybrać dopiero po roku bycia czynnym podatnikiem VAT.