Spis treści
Aktualizacja treści z dnia 20.05.2024 r.
Outsourcing kadr i płac jest to niezwykle wygodne rozwiązanie stosowane w różnych firmach niezależnie od branży. Takie rozwiązanie kadrowo-płacowe wpływa na ułatwienie rozliczania się, a także generuje spore oszczędności dla firmy. To nie jedyne z zalet outsourcingu kadrowego. Jeśli prowadzisz swoją działalność i zależy Ci na znacznej obniżce kosztów, a jednocześnie wysokiej jakości świadczonych usług, a nie chcesz utrzymywać własnego działu kadr i płac, to koniecznie zdecyduj się na takie rozwiązanie.
Czym jest outsourcing kadr i płac?
Outsourcingiem kadrowo-płacowym nazywa się fachowe przejęcie świadczonych zadań kadrowo-płacowych w danej firmie przez zewnętrzną organizację. Na rzecz zleceniodawcy świadczone są wysokiej jakości usługi dotyczące obsługi działu – kadry i płace. Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie, które wpływa na działalność całego przedsiębiorstwa oraz obniżenie kosztów firmy. Wszystkie czynności, które są związane z bieżącą obsługą kadrowo-płacową pracowników, wykonywane są przez inny podmiot na rzecz zleceniodawcy.
Firma zewnętrzna zajmuje się między innymi:
- naliczaniem wynagrodzeń pracowników,
- przygotowywaniem dokumentów kadrowo-płacowych,
- sporządzaniem deklaracji dla zakładu ubezpieczeń społecznych, PFRON, a także urzędu skarbowego.
Ponadto firma outsourcingowa zajmuje się prowadzeniem akt osobowych pracowników. Agencja, która przejmuje bieżącą obsługę kadrowo-płacową, zajmuje się również rozliczeniem czasu pracy oraz obsługą PPK. Współpraca z firmą zewnętrzną przynosi szereg korzyści dla innych instytucji, ponieważ właściciele mają świadczoną wysoką jakość usług przez fachowców, którzy nieustannie szkolą się i mają dostęp do wiedzy oraz mogą liczyć na optymalizację kosztów obsługi kadrowo płacowej czy możliwość korzystania z najnowszych technologii.
Kiedy należy skorzystać z outsourcingu kadr i płac w firmie?
Przed podjęciem decyzji dotyczącej współpracy z firmą zewnętrzną, która podejmie się rozliczenia kadr i płac, należy przeprowadzić dogłębną analizę finansową kosztów działalności wewnętrznych działów kadrowych oraz płac działających w przedsiębiorstwie.
Ponadto bardzo ważne jest przygotowanie listy zadań, które są możliwe do wyoutsorcingowania. Koniecznym jest także przeprowadzenie dogłębnego audytu w obecnie działających strukturach kadr oraz płac danej firmy. Dodatkowo warto przeprowadzić analizę SWOT, która będzie polegała na identyfikacji korzyści i zagrożeń płynących z outsourcingu kadr i płac.
Outsourcing kadr i płac – jakie elementy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy?
Wybór firmy, która zajmie się outsourcingiem, nie może być przypadkowy. Powinien być poprzedzony wcześniejszymi analizami oraz weryfikacją potencjalnych partnerów, ponieważ zwykle taka współpraca ma charakter długoterminowy i musi układać się pomyślnie. Dlatego bardzo istotne jest przeprowadzenie profesjonalnej i rzetelnej weryfikacji, dzięki której uda się wskazać na najlepszy podmiot działający w zakresie rozliczania kadrowo-płacowego.
Outsourcing jest niezwykle wygodną formą rozliczania się każdej firmy, ponieważ jest przede wszystkim wygodny oraz rzetelny. Ten element działalności charakteryzuje wysoka jakość świadczonych usług. Warto podkreślić, że na każdym etapie współpracy można skontaktować się ze specjalistami pracującymi w takiej firmie, którzy od lat zajmują się tego typu kwestiami i rzetelnie odpowiedzą na wszystkie nurtujące pytania.
Decydując się na daną firmę outsourcingową, powinno się zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów, takich jak doświadczenie w danej branży, a także odpowiednie referencje. Dodatkowo bardzo istotna jest sprawna komunikacja, ponieważ ona będzie wpływała na komfort współpracy i szybkość załatwianych spraw oraz czas przekazywania wszelkich informacji. Bardzo istotnym czynnikiem podczas wyboru firmy zewnętrznej jest również odpowiedni potencjał kadrowy, a także technologiczny firmy outsourcingowej, która chce podjąć się danego zlecenia.
Czym charakteryzuje się najlepsza firma outsourcingowa?
Firma powinna poszczycić się wieloletnią i ugruntowaną pozycją na rynku, a także współpracować z osobami, które systematycznie podnoszą swoje kwalifikacje poprzez uczestnictwo w różnego typu szkoleniach, które zwykle kończą się certyfikatem oraz wyróżnieniami – na te elementy także warto zwrócić uwagę.
Po wybraniu odpowiedniej firmy outsourcingowej należy podpisać umowę. Taki dokument powinien zawierać kilka istotnych elementów takich jak: zakres świadczonych usług czy szczegóły dotyczące odpowiedzialności każdej ze stron. Dodatkowo niezwykle istotnym elementem jest poufność danych, a także informacji czy wzmianka o bezpieczeństwie ich przetwarzania. Na umowie powinna zostać zawarta Informacja dotycząca czasu obowiązywania danego dokumentu, a także wysokość wynagrodzenia outsourcera. Dodatkowo wymagany jest podpis każdej ze stron.
Zalety outsourcingu kadr i płac
Outsourcing kadr i płac przynosi wiele korzyści dla firm. Przede wszystkim pozwala na skoncentrowanie się na kluczowych aspektach działalności biznesowej, podczas gdy specjaliści zewnętrzni zajmują się administracyjnymi obowiązkami kadrowo-płacowymi. To znacząco zwiększa efektywność operacyjną firmy. Dodatkowo, outsourcing umożliwia dostęp do zaawansowanych technologii i najnowszych rozwiązań programistycznych, które mogą być zbyt kosztowne do wdrożenia wewnętrznie. Kolejną korzyścią jest zmniejszenie ryzyka błędów w naliczaniu płac i składek, dzięki profesjonalnemu podejściu firm outsourcingowych.
Ryzyka związane z outsourcingiem kadr i płac
Mimo licznych zalet, outsourcing kadr i płac niesie ze sobą także pewne ryzyka, które warto mieć na uwadze przed podjęciem decyzji o współpracy z zewnętrzną firmą. Jednym z głównych ryzyk jest utrata kontroli nad procesami kadrowo-płacowymi, co może prowadzić do problemów z jakością świadczonych usług. Istnieje również ryzyko wycieku danych osobowych pracowników, dlatego kluczowe jest, aby wybierać firmy, które gwarantują najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności danych. Ponadto, długoterminowe koszty outsourcingu mogą okazać się wyższe niż początkowe oszczędności, zwłaszcza jeśli firma zewnętrzna będzie wymagała częstych aktualizacji umowy.
Jak monitorować efektywność outsourcingu kadr i płac?
Aby zapewnić, że outsourcing kadr i płac przynosi oczekiwane korzyści, ważne jest regularne monitorowanie efektywności usług świadczonych przez firmę zewnętrzną. Kluczowym elementem jest ustanowienie jasnych wskaźników KPI (Key Performance Indicators), które pozwolą na bieżąco oceniać jakość i terminowość realizowanych zadań. Regularne audyty i przeglądy wyników współpracy umożliwią identyfikację potencjalnych problemów i wdrożenie działań naprawczych. Warto również utrzymywać otwarty kanał komunikacji z dostawcą usług, aby na bieżąco omawiać wszelkie kwestie operacyjne i wprowadzać ewentualne usprawnienia.
Przyszłość outsourcingu kadr i płac
W miarę rozwoju technologii i globalizacji, przyszłość outsourcingu kadr i płac wydaje się być obiecująca. Coraz więcej firm decyduje się na wykorzystanie zaawansowanych systemów informatycznych oraz sztucznej inteligencji do automatyzacji procesów kadrowo-płacowych. Trend ten pozwala na jeszcze większą redukcję kosztów i zwiększenie precyzji działań. Równocześnie, rosnąca konkurencja na rynku usług outsourcingowych prowadzi do podnoszenia standardów jakości i wprowadzania innowacyjnych rozwiązań. Firmy, które skorzystają z tych trendów, będą mogły cieszyć się jeszcze większymi korzyściami wynikającymi z outsourcingu kadr i płac.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Skorzystaj z usług biuro rachunkowe online WARIDO. Nasz zespół doświadczonych specjalistów ds. kadrowych zawsze stanie na wysokości zadania. Bez względu na skomplikowane przepisy i procedury, będziemy pilnować wszystkich aspektów związanych z Twoimi kadrami i płacami. Dzięki nam nie musisz angażować wewnętrznych zasobów ani tracić czasu na szkolenia.
Oferta Warido
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
