Outsourcing kadr i płac – co to jest i jak działa?

Outsourcing-kadr-i-plac-co-to-jest-i-jak-dziala

Spis treści

Outsourcing kadr i płac jest to niezwykle wygodne rozwiązanie stosowane w różnych firmach niezależnie od branży. Takie rozwiązanie kadrowo-płacowe wpływa na ułatwienie rozliczania się, a także generuje spore oszczędności dla firmy. To nie jedyne z zalet outsourcingu kadrowego. Jeśli prowadzisz swoją działalność i zależy Ci na znacznej obniżce kosztów, a jednocześnie wysokiej jakości świadczonych usług, a nie chcesz utrzymywać własnego działu kadr i płac, to koniecznie zdecyduj się na takie rozwiązanie.

Czym jest outsourcing kadr i płac?

Outsourcingiem kadrowo-płacowym nazywa się fachowe przejęcie świadczonych zadań kadrowo-płacowych w danej firmie przez zewnętrzną organizację. Na rzecz zleceniodawcy świadczone są wysokiej jakości usługi dotyczące obsługi działu – kadry i płace. Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie, które wpływa na działalność całego przedsiębiorstwa oraz obniżenie kosztów firmy. Wszystkie czynności, które są związane z bieżącą obsługą kadrowo-płacową pracowników, wykonywane są przez inny podmiot na rzecz zleceniodawcy.

Firma zewnętrzna zajmuje się między innymi:

  • naliczaniem wynagrodzeń pracowników,
  • przygotowywaniem dokumentów kadrowo-płacowych,
  • sporządzaniem deklaracji dla zakładu ubezpieczeń społecznych, PFRON, a także urzędu skarbowego.

Ponadto firma outsourcingowa zajmuje się prowadzeniem akt osobowych pracowników. Agencja, która przejmuje bieżącą obsługę kadrowo-płacową, zajmuje się również rozliczeniem czasu pracy oraz obsługą PPK. Współpraca z firmą zewnętrzną przynosi szereg korzyści dla innych instytucji, ponieważ właściciele mają świadczoną wysoką jakość usług przez fachowców, którzy nieustannie szkolą się i mają dostęp do wiedzy oraz mogą liczyć na optymalizację kosztów obsługi kadrowo płacowej czy możliwość korzystania z najnowszych technologii.

Kiedy należy skorzystać z outsourcingu kadr i płac w firmie?

Przed podjęciem decyzji dotyczącej współpracy z firmą zewnętrzną, która podejmie się rozliczenia kadr i płac, należy przeprowadzić dogłębną analizę finansową kosztów działalności wewnętrznych działów kadrowych oraz płac działających w przedsiębiorstwie.

Ponadto bardzo ważne jest przygotowanie listy zadań, które są możliwe do wyoutsorcingowania. Koniecznym jest także przeprowadzenie dogłębnego audytu w obecnie działających strukturach kadr oraz płac danej firmy. Dodatkowo warto przeprowadzić analizę SWOT, która będzie polegała na identyfikacji korzyści i zagrożeń płynących z outsourcingu kadr i płac.

Outsourcing kadr i płac – jakie elementy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy?

Wybór firmy, która zajmie się outsourcingiem, nie może być przypadkowy. Powinien być poprzedzony wcześniejszymi analizami oraz weryfikacją potencjalnych partnerów, ponieważ zwykle taka współpraca ma charakter długoterminowy i musi układać się pomyślnie. Dlatego bardzo istotne jest przeprowadzenie profesjonalnej i rzetelnej weryfikacji, dzięki której uda się wskazać na najlepszy podmiot działający w zakresie rozliczania kadrowo-płacowego.

Outsourcing jest niezwykle wygodną formą rozliczania się każdej firmy, ponieważ jest przede wszystkim wygodny oraz rzetelny. Ten element działalności charakteryzuje wysoka jakość świadczonych usług. Warto podkreślić, że na każdym etapie współpracy można skontaktować się ze specjalistami pracującymi w takiej firmie, którzy od lat zajmują się tego typu kwestiami i rzetelnie odpowiedzą na wszystkie nurtujące pytania.

Decydując się na daną firmę outsourcingową, powinno się zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów, takich jak doświadczenie w danej branży, a także odpowiednie referencje. Dodatkowo bardzo istotna jest sprawna komunikacja, ponieważ ona będzie wpływała na komfort współpracy i szybkość załatwianych spraw oraz czas przekazywania wszelkich informacji. Bardzo istotnym czynnikiem podczas wyboru firmy zewnętrznej jest również odpowiedni potencjał kadrowy, a także technologiczny firmy outsourcingowej, która chce podjąć się danego zlecenia.

Czym charakteryzuje się najlepsza firma outsourcingowa?

Firma powinna poszczycić się wieloletnią i ugruntowaną pozycją na rynku, a także współpracować z osobami, które systematycznie podnoszą swoje kwalifikacje poprzez uczestnictwo w różnego typu szkoleniach, które zwykle kończą się certyfikatem oraz wyróżnieniami – na te elementy także warto zwrócić uwagę. 

Po wybraniu odpowiedniej firmy outsourcingowej należy podpisać umowę. Taki dokument powinien zawierać kilka istotnych elementów takich jak: zakres świadczonych usług czy szczegóły dotyczące odpowiedzialności każdej ze stron. Dodatkowo niezwykle istotnym elementem jest poufność danych, a także informacji czy wzmianka o bezpieczeństwie ich przetwarzania. Na umowie powinna zostać zawarta Informacja dotycząca czasu obowiązywania danego dokumentu, a także wysokość wynagrodzenia outsourcera. Dodatkowo wymagany jest podpis każdej ze stron.

Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?

Skorzystaj z usług WARIDO. Nasz zespół doświadczonych specjalistów ds. kadrowych zawsze stanie na wysokości zadania. Bez względu na skomplikowane przepisy i procedury, będziemy pilnować wszystkich aspektów związanych z Twoimi kadrami i płacami. Dzięki nam nie musisz angażować wewnętrznych zasobów ani tracić czasu na szkolenia.


Oferta Warido

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

e-doreczenia-od-1-pazdziernika-2024-dla-kogo

E-doręczenia od 1 października 2024 – dla kogo?

Aktualnie korzystanie z e-Doręczeń jest dobrowolne, ale firmy i instytucje publiczne są zobowiązane do wdrażania usługi zgodnie z harmonogramem. Najbliższa data – 1 października 2024 r. to termin wprowadzenia skrzynki e-Doręczeń dla niektórych zawodów zaufania publicznego i urzędów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się dokładnie, kto musi założyć adres elektroniczny przed tą datą.

Czytaj więcej »
jak-obliczyc-ekwiwalent-za-niewykorzystany-urlop-w-2024-roku

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale i pewna forma rekompensaty dla pracownika, który z różnych przyczyn nie mógł wykorzystać przysługującego mu wypoczynku. Jest to rozwiązanie przewidziane w sytuacjach, gdy zakończenie stosunku pracy uniemożliwia wykorzystanie zaległego urlopu. Warto jednak pamiętać, że wypłata ekwiwalentu nie następuje automatycznie w każdej sytuacji – istnieją wyjątki, które należy dokładnie rozpatrzyć.

Czytaj więcej »
czym-jest-wycena-przedsiebiorstw

Czym jest wycena przedsiębiorstw?

Wycena przedsiębiorstw jest procesem złożonym i wieloetapowym, wykraczającym poza zwykłą analizę finansową. Jest to działanie mające za zadanie oszacować wartość gospodarczą podmiotu, który w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu może pełnić różnorodne funkcje. Czy to w kontekście sprzedaży, fuzji, przejęć, czy strategicznych decyzji zarządczych – wycena przedsiębiorstwa jest fundamentem informacyjnym dla wielu kluczowych decyzji korporacyjnych.

Czytaj więcej »
odliczanie-vat-od-naliczonej-promocji

Odliczanie VAT od naliczonej promocji

W świecie przedsiębiorczości, gdzie konkurencja jest zacięta, kluczowe staje się przyciągnięcie klienta. Wprowadzenie promocji, w tym sprzedaży za symboliczną cenę lub za darmo, to strategia, która może wyróżnić firmę na rynku. Jednak co z VAT? Jak prawidłowo odliczyć podatek przy takich transakcjach, aby pozostać na właściwej stronie prawa podatkowego?

Czytaj więcej »
premia-za-prace-w-nietypowych-warunkach

Premia za pracę w nietypowych warunkach

Rozpoczynając rok 2024, pracodawcy i pracownicy muszą być na bieżąco z najnowszymi zmianami w prawie płacowym. Oto przewodnik, który wyjaśnia kluczowe zmiany w obliczaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę, mające znaczący wpływ na zarówno pracodawców, jak i pracowników. Czytając dalej, odkryjesz, jak te zmiany mogą wpłynąć na Twoje wynagrodzenie lub Twoją firmę i jakie kroki warto podjąć, aby dostosować się do nowych regulacji.

Czytaj więcej »
rozliczanie-nagrod-jubileuszowych-2024

Rozliczanie nagród jubileuszowych 2024

Czy wiesz, że Twoja firma może wynagradzać pracowników za ich długotrwałe zaangażowanie? Nagrody jubileuszowe są wyjątkowym świadczeniem, które honoruje lojalność pracownika, ale jak każda forma wynagrodzenia, wymaga szczególnej uwagi pod względem rozliczeń. W tym artykule odnajdziesz kompendium wiedzy o najnowszych regulacjach składkowych i podatkowych, które pomogą Ci uniknąć błędów i zoptymalizować procesy kadrowe w Twojej działalności.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.