Kto odpowiada za prowadzenie ksiąg rachunkowych?
Konsekwencje nieprowadzenia ksiąg rachunkowych może ponieść zarówno podatnik (art. 60 § 1 k.k.s.), jak i osoba, która te księgi faktyczne prowadziła (art. 9 § 3 kodeksu karnego skarbowego). Jeśli jednak podatnik wykaże, że nie miał wiedzy o tym fakcie, czyli nieumyślność czynu zabronionego to może uniknąć kary (art. 4 k.k.s.).
Jakie grożą kary za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych?
Kara za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, gdy taki obowiązek istnieje jest surowa i wynosi do 240 stawek dziennych – w 2019 roku było to 7.200.000 PLN. Jest to kara określona w Kodeksie Karnym Skarbowym. Do tego podatnik i osoba prowadząca księgi rachunkowe może zostać oskarżona z art. 77 ustawy z 29 września 1994 r. ustawy o rachunkowości i pozbawiona wolności do lat 2 lub/i grzywną. Gdy grzywna zostanie nałożona z obydwu artykułów to przypominamy, że obowiązek zapłaty dotyczy tylko jednej – tej surowszej (art. 8 k.k.s.).
CASE: Kontrola ksiąg rachunkowych nowego klienta w WARIDO
Do naszego biura przyszedł przedsiębiorca, który był niezadowolony z obsługi przez dotychczasowe biuro rachunkowe. W celu przygotowania indywidualnej oferty poprosiliśmy go o nadanie dostępu do programu finansowo-księgowego. Po zalogowaniu szybko zorientowaliśmy się, że księgowość jego spółki przez niespełna dwa lata była prowadzona nie tylko nierzetelnie, ale nie była prowadzona wcale.
W jego księgach rachunkowych nie było prawie żadnych zapisów księgowych od ponad roku, miesięczne deklaracje podatkowe zostały sporządzone błędnie i w imieniu spółki wysłane do urzędu skarbowego, a sprawozdania finansowe wymagają ponownego sporządzenia i korekty. Przedsiębiorcy i jego spółce grożą konsekwencje, które opisaliśmy powyżej.
Aktualnie z pomocą współpracującej z nami kancelarii adwokatów i radców prawnych Pirożek & Pirożek będzie dochodził na drodze sądowej roszczeń wobec już teraz byłego dostawcy usług księgowych i udowadniał swoją nieświadomość popełnianego przestępstwa. Rekonstrukcja ksiąg handlowych jest wykonywana przez nasze biuro rachunkowe.
Co zrobić, jeśli wyżej opisany przypadek dotyczy twojej spółki?
Profesjonalna pomoc adwokatów w tym wypadku jest niemal obowiązkowa, a i warto zdecydować się na dobre i odpowiedzialne biuro rachunkowe, które przeprowadzi rekonstrukcję księgowości, ale i które posiada doświadczenie m.in. w tym zakresie oraz systemy pozwalające na szybkie przeprowadzenie procesu zaksięgowania zaległości, a to bezpośrednio przełoży się na zmniejszenie ryzyka otrzymania kar i sankcji.
Przejęcie ksiąg rachunkowych – kontrola częścią procedury
Przeprowadzenie kontroli podstawowych czynności, które wykonywało dla naszego nowego klienta jego byłe biuro rachunkowe to część naszej procedury przyjęcia klienta. Od początku roku zauważyliśmy, że znacznie wzrosła ilość klientów, u których księgowość była prowadzona nie tylko w sposób nieprawidłowy, ale po prostu nie była prowadzona wcale. W kilku przypadkach brak prowadzenia księgowości występował nawet przez 2 lata.
Czy można obciążyć byłe biuro rachunkowe kosztami naprawy ich błędów?
Tak. Istotne jest, że umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych jest umową starannego działania, a nie umową rezultatu. Oznacza to, że Klient powinien udowodnić zawinioną przez biuro niestaranność w jego czynnościach . Brak zapisów księgowych czy błędne deklaracje podatkowe niewątpliwie mieszczą się w pojęciu niestaranności.
Prowadząc aktywną działalność, Klient w większości przypadków nie może pozwolić sobie na czekanie na biegłego sądowego, a brak mu wiedzy specjalistycznej aby samodzielnie i językiem fachowym wymienić niedociągnięcia i podjąć się samodzielnie polemiki z dotychczasowym biurem księgowym. Dlatego podstawowym dowodem umożliwiającym przedstawienie roszczenia wobec biura będzie raport z przeprowadzonej rekonstrukcji wykonany przez Warido. Jeżeli zajdzie taka konieczność w procedurze sądowej to raport taki może zostać uzupełniony w późniejszym czasie dowodem z opinii biegłego sądowego lub zeznań świadków.
Podstawą odpowiedzialności biura rachunkowego są przepisy Kodeksu cywilnego – art. 471 i następne oraz przepisy o umowie zlecenia – art. 734 i następne.
Powyższe jest potwierdza orzecznictwo sądowe. Sąd Okręgowy w Poznaniu w wyroku z dnia 30 grudnia 2014 r. (sygnatura akt: X Ga 621/14) zasądził odszkodowanie od nierzetelnego biura rachunkowego, które dopuściło się błędów i zaniechań. W uzasadnieniu wyjaśnił sąd, że biuro rachunkowe jako podmiot profesjonalny, odpowiedzialny jest za sporządzenie i przekazywanie stosowanej dokumentacji i winno posiadać wiedzę w zakresie przepisów regulujących dziedziny, w których świadczy usługi jako profesjonalista. Braki i zaniechania w tym względzie obciążają biuro rachunkowe, które odpowiada właśnie na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego.
Szkoda musi pozostawać w związku przyczynowym z takim nieprofesjonalnym i zawinionym działaniem biura. Do szkody takiej, którą można obciążyć biuro rachunkowe zaliczymy niewątpliwie koszt rekonstrukcji ksiąg rachunkowych nieprowadzonych w ogóle lub prowadzonych wadliwie (czyli koszt wynagrodzenia nowego biura rachunkowego, które odtwarza historię i naprawia błędy przeszłości), jak również sankcje administracyjne i karne nałożone na jednostkę w związku z tym. Co więcej, jeżeli rzeczywiście okaże się, że biuro usługi nie wykonywało lub wykonywało ją w całości wadliwie wówczas dodatkowo powinno ono zwrócić zapłacone mu wynagrodzenie za cały czas trwania takiej nieprawidłowej sytuacji.
O ile roszczenie biura rachunkowego o wynagrodzenie przedawnia się upływem 2 lat, tak już roszczenia odszkodowawcze wobec biura przedawnia się z upływem 3 lat od chwili powstania szkody.
Mówi się, że “Mądry Polak po szkodzie”, więc profilaktycznie sprawdzaj swoje biuro rachunkowe
Jeżeli chcą Państwo skontrolować swoje biuro rachunkowe bez fizycznej wizyty audytorów w ich biurze i bez informowania ich o tym to zachęcamy do skontaktowania się z nami. Przeprowadzimy kontrolę na podstawie dostarczonych nam dokumentów, które równie dobrze mogliby Państwo wykorzystać do wniosku kredytowego lub podłączymy się zdalnie do Waszego programu księgowego i skontrolujemy wszystko u źródła.
Przeprowadzenie raz w roku krótkiego audytu księgowego przez zewnętrzną firmę to świetna profilaktyka, która nie tylko zmobilizuje twoje biuro rachunkowe do wywiązywania się z zapisów w umowie, ale i pozwoli na uniknięcie nieprzyjemnej niespodzianki po zakończeniu współpracy. Wyżej opisany przypadek pojawia się zbyt często, żeby nazwać go pechowym. Zalecamy więc, by od samego początku istnienia firmy współpracować ze sprawdzonymi biurami rachunkowymi.
Pozostawiamy kontakt do nas i serdecznie zapraszamy do współpracy!
Formularz wyceny usług księgowych: Wycena
Formularz wyceny rekonstrukcji: Wycena
email: sekretariat@warido.com
tel.: +48 537 726 726
Grupa Warido
ul. Wodzisławska 358
44-274 Rybnik
tel.: (+48) 537 726 726
email: sekretariat@warido.comFacebooklinkedin
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
