Spis treści
W ostatnich latach wprowadza się wiele rozwiązań, które mają na celu usprawnianie prowadzenia działalności gospodarczej, a znaczna ich część dotyczy usług cyfrowych. Dzięki nim możliwe staje się udoskonalenie współpracy między przedsiębiorcami. Jednym z ciekawych pomysłów w tym zakresie jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Na czym polega KSeF? Dla kogo jest to obowiązkowe rozwiązanie?
Krajowy System e-Faktur — Co to takiego jest? Podstawowe informacje
Krajowy system e-faktur to platforma cyfrowa wdrożona przez rząd w celu usprawnienia procesu fakturowania dla firm i osób fizycznych w całym kraju. Ma na celu zastąpienie tradycyjnych faktur w formie papierowej wersjami elektronicznymi, co pozwoli na większą wydajność i oszczędność kosztów. W ramach tego systemu faktury są generowane, wysyłane, odbierane i przetwarzane elektronicznie w znormalizowanym formacie.
Jedną z kluczowych zalet krajowego systemu e-Faktur jest możliwość wyeliminowania przez przedsiębiorstwa zadań związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki automatycznemu wypełnianiu faktur elektronicznych odpowiednimi informacjami, takimi jak dane dostawcy, opisy pozycji, ilości, ceny i obliczenia podatkowe, osoby fizyczne nie muszą już ręcznie wprowadzać tych informacji do swoich systemów księgowych. To nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza liczbę błędów ludzkich, które mogą wystąpić podczas wpisywania danych.
E-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur – od kiedy obowiązek?
Krajowy Rejestr e-Faktur jest w 2023 roku wciąż dobrowolnym rozwiązaniem (jest tak od momentu wprowadzenia go 1 stycznia 2022 roku). Trzeba jednak pamiętać, że już w 2024 r. planuje się wprowadzić obowiązek korzystania z KSeF (dla przedsiębiorców – czynnych podatników VAT). Z kolei począwszy od stycznia 2025 roku obowiązkiem korzystania z KSeF objęte również firmy prowadzone przez podatników zwolnionych z podatku od towarów i usług.
Trzeba pamiętać, że 1 lipca 2024 roku to termin wejścia w życie obowiązkowego KseF. Nie dotyczy to jednak wszystkich przedsiębiorców. Od 1 lipca 2024 korzystanie z KSeF stanie się konieczne dla czynnych podatników, natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będzie to 1 stycznia 2025 roku.
KSeF – jakie korzyści dla przedsiębiorców korzystających z tego systemu?
Kto musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Według obowiązujących przepisów korzystać z usługi w ramach Krajowego Systemu e-Faktur mogą, a w przyszłości będą musieli, przedsiębiorcy, którzy:
- zostali zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
- są zwolnieni z podatku od towarów i usług VAT (niezależnie od tego, czy chodzi o zwolnienie z VAT podmiotowe lub przedmiotowe),
- są rozliczani w ramach szczególnej procedury unijnej OSS.
Przedsiębiorcy mogą liczyć na takie korzyści wynikające ze stosowania KSeF jak:
- skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni,
- bezpieczeństwo dokumentacji – dzięki KSeF nie musisz się obawiać się zniszczenia lub zagubienia plików,
- brak obowiązku sporządzania struktury JPK_FA.
W jaki sposób wystawia się faktury ustrukturyzowane zgodne z KSeF?
Faktury ustrukturyzowane zgodne ze strukturą KSeF można wystawiać na dwa sposoby:
- program księgowy, z którego korzystasz na co dzień (o ile jest on wyposażony w taką funkcjonalność),
- platforma cyfrowa, która została udostępniona wszystkim przedsiębiorcom przez Ministerstwo Finansów.
Faktury ustrukturyzowane KSeF przetwarza się w formacie .xml (podobnie jak ma to miejsce w przypadku Jednolitych Plików Kontrolnych JPK). Jeśli zatem jesteś przedsiębiorcą mającym wiedzę na temat tego, jak funkcjonuje księgowość w firmie, zapewne nie raz spotkałeś się z tym rozszerzeniem plików.
Struktura plików KSeF jest opublikowana za pośrednictwem internetowego systemu, to znaczy Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Są one dostępne na platformie elektronicznej ePUAP (ePUAP to Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).
Za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur możliwe jest wystawianie korekt. Z drugiej jednak strony nie przewidziano – a przynajmniej, nie zrobiono tego dotychczas – funkcjonalności w postaci możliwości sporządzania not korygujących w Krajowym Systemie e-Faktur. Podobnie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o pro formy.
Jak i kiedy przygotować się na KSeF?
Powszechny obowiązek stosowania KSeF zbliża się wielkimi krokami. Warto zatem już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia Krajowego Rejestru e-Faktur w swoim przedsiębiorstwie. Dobrym pomysłem na osiągnięcie tego celu jest na przykład przeprowadzenie szkolenia dla pracowników zatrudnionych w działach księgowo-finansowych. Warto zrobić to z co najmniej kilkutygodniowym wyprzedzeniem, by nie działać w pośpiechu, na ostatnią chwilę.
Jak wiadomo, biznes jest nieprzewidywalny, dlatego bardzo dobrym podejściem do wyzwań – a takim wyzwaniem bez wątpienia jest Krajowy System e-Faktur – jest zaplanowanie odpowiednich działań z wyprzedzeniem, a dopiero potem uporanie się z potencjalnymi błędami oraz problemami, a te występują w biznesie niemal codziennie.
Warto wcześniej przygotować się na Krajowy System e-Faktur, ponieważ w 2024 roku nastąpi znaczący przyrost liczby przedsiębiorców korzystających z opisywanego rozwiązania. W takiej sytuacji obawy dotyczące potencjalnych problemów z działaniem KSeF są jak najbardziej uzasadnione. Jeśli nie chcesz gorączkowo zastanawiać się, co należy zrobić w przypadku awarii systemu, zadbaj o to, by pracownicy byli już odpowiednio przeszkoleni.
Oferta Warido
Biuro rachunkowe WARIDO jest gotowe na Krajowy System e-Faktur. Zachęcamy już teraz do skorzystania z naszych usług i wdrożenia KSeF w swojej firmie, zanim stanie się on obowiązkowy.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
