Ułożenie grafiku dla pracowników – wyzwania i rozwiązania

Ułożenie grafiku dla pracowników to wyzwanie, które stoi przed każdym pracodawcą. Pracownicy chcą skorzystać z urlopu, uczestniczą w szkoleniach, a dodatkowo w danym miesiącu mogą występować dni wolne od pracy. Jak uwzględnić te wszystkie sytuacje w harmonogramie czasu pracy? Odpowiadamy poniżej.

Czym jest harmonogram czasu pracy i co powinien zawierać?

Harmonogram czasu pracy to nic innego jak rozplanowanie dni pracy dla zatrudnionych w danym zakładzie pracy osób. Innymi słowy, jest to określenie indywidualnego rozkładu czasu pracy dla jednego pracownika lub grupy pracowników. Harmonogram musi uwzględniać:

• Godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy
• Wymiar czasu pracy
• Dobę pracowniczą
• Odpoczynki dobowe i tygodniowe
• 5-dniowy tydzień pracy
• Zapewnienie wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie
• Dni wolne od pracy
• Urlopy pracowników zamieszczone w planie urlopowym

Wymiar czasu pracy w grafiku

Aby pracodawca mógł prawidłowo sporządzić harmonogram czasu pracy, powinien najpierw określić, ile godzin powinni przepracować pracownicy w danym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z art. 130 kodeksu pracy, wymiar ten ustala się poprzez:

1. Pomnożenie 40 godzin (norma tygodniowa) przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego.
2. Dodanie do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby dni przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających).
3. Pomniejszenie wyniku za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela – 8 godzin.

Przykład ustalenia wymiaru czasu pracy

Przykład: Pan Jacek chce ustalić wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na ½ etatu na okres od września 2024 do listopada 2024 roku.

Pracownik zatrudniony na ½ etatu w czwartym kwartale 2024 roku powinien przepracować 248 godzin.

Doba pracownicza a harmonogram czasu pracy

Tworząc harmonogram czasu pracy, należy pamiętać o zapewnieniu tzw. doby pracowniczej. Oznacza to, że pracownik, rozpoczynając pracę danego dnia, w kolejnym dniu nie może podjąć się wykonywania swoich obowiązków wcześniej niż po upływie 24 godzin. Oznacza to, że zatrudniony powinien następny dzień pracy rozpocząć o takiej samej godzinie jak w dniu poprzednim.

Osoby zatrudnione w ruchomym czasie pracy nie muszą przestrzegać zasady zachowania doby pracowniczej.

Odpoczynki dobowe i tygodniowe

Planując pracę w kolejnym okresie, należy wziąć pod uwagę, że pracownik musi mieć zapewniony nieprzerwany odpoczynek między kolejnymi dniami pracy. W myśl art. 132 kodeksu pracy wynosi on co najmniej 11 godzin. Ponadto, odpoczynek tygodniowy wynosi 35 godzin, ale może być skrócony do 24 godzin w wyjątkowych przypadkach, takich jak akcje ratownicze lub zmiana pory wykonywania pracy.

Pięciodniowy tydzień pracy

W harmonogramie czasu pracy należy uwzględnić, że przeciętny tydzień pracy trwa 5 dni. Oczywiście, można wprowadzić pracownikowi w jednym tygodniu pracy 6 dni, ale w kolejnym tygodniu powinno się to skompensować, wpisując tylko 4 dni robocze. Ważne jest, aby zachować przeciętny 5-dniowy tydzień pracy.

Zgodnie z art. 151 kodeksu pracy, osoby wykonujące pracę w niedzielę powinny mieć zapewnioną przynajmniej jedną niedzielę wolną od pracy w ciągu 4 następujących po sobie tygodni. Zapewnienie wolnej niedzieli nie dotyczy osób pracujących w systemie świąteczno-weekendowym.

Dni wolne od pracy i urlopy pracowników

Sporządzając grafik na dłuższy okres, warto uwzględnić plan urlopowy pracowników. Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę raz w roku powinni wykorzystać urlop trwający co najmniej 14 dni. Pracodawca musi również uwzględniać dni wolne od pracy, aby nie zaplanować pracy w dni ustawowo wolne, chyba że jest to praca dozwolona w święta.

Zgodnie z art. 129 § 3 kodeksu pracy, pracodawca powinien przekazać harmonogram czasu pracy pracownikowi najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie. Harmonogram może być przekazany w formie pisemnej lub elektronicznej.

Przykład: W firmie sporządzono harmonogram czasu pracy na wrzesień. Harmonogram powinien zostać przekazany pracownikom najpóźniej na tydzień przed 1 września.

Kto nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?

Nie wszyscy pracodawcy są zobowiązani do tworzenia harmonogramu czasu pracy. Dotyczy to głównie zakładów, w których panuje tzw. sztywny czas pracy, czyli wszyscy pracownicy pracują w tych samych, stałych godzinach. Pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu, gdy:

• Rozkład czasu pracy wynika z prawa pracy, obwieszczenia lub umowy o pracę.
• Pracownik jest zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy.
• Na wniosek pracownika stosuje się ruchomy system czasu pracy.
• Na pisemny wniosek pracownika ustalony jest indywidualny rozkład czasu pracy.

Podsumowanie

Sporządzenie harmonogramu czasu pracy to wyzwanie, które wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak dni wolne, urlopy, odpoczynki dobowe i tygodniowe. Dobrze przygotowany grafik pozwala na efektywne zarządzanie czasem pracy i zapobiega konfliktom. Pracodawcy mogą skorzystać z usług profesjonalnych firm  w zakresie – usługi kadrowo płacowe, aby usprawnić ten proces i zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy.

Autor treści: Paulina Dzierżęga

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.