Spis treści
W trakcie prowadzenia firmy zdarza się, że na fakturze VAT pojawia się niepoprawna data transakcji. Omówimy, jak można poprawić ten błąd i kto ma obowiązek to zrobić – sprzedawca czy kupujący.
Co musi zawierać faktura VAT?
Faktura VAT to dokument, który jest nieodzowny w obrocie gospodarczym i musi zawierać dane takie jak data wystawienia, unikalny numer faktury, dane osobowe lub firmowe sprzedawcy i kupującego wraz z ich adresami i numerami NIP, informacje o towarach lub usługach oraz szczegółowy rozkład kwot i stawek podatkowych. Wśród tych danych obowiązkowych znajduje się również data sprzedaży.
Dokładność w dokumentacji to fundament rzetelności biznesowej. Każdy element na fakturze ma swoje znaczenie i pomyłka w jednym z nich, jak choćby data sprzedaży, może prowadzić do komplikacji podatkowych i finansowych. Nieprawidłowe datowanie może wpłynąć na terminy płatności podatku VAT, co ma dalekosiężne konsekwencje dla zarówno płynności finansowej przedsiębiorstwa, jak i jego reputacji w oczach organów skarbowych.
Jak postępować w przypadku błędnej daty sprzedaży?
Jeśli data sprzedaży została błędnie wpisana na fakturze VAT, sprzedawca jako podatnik VAT ma prawo do wystawienia faktury korygującej. Na mocy art. 106j ustawy o VAT, faktura korygująca jest dopuszczalna w przypadku zmian w podstawie opodatkowania, zwrotu towarów, błędów w kwotach podatku czy innych pomyłek. Faktura korygująca musi zawierać między innymi numer i datę wystawienia, dane obu stron transakcji, szczegółowe informacje o korygowanych pozycjach oraz ewentualnie przyczynę korekty.
Odpowiedzialność za dokładność faktury spoczywa przede wszystkim na sprzedawcy, lecz to na kupującym ciąży obowiązek weryfikacji otrzymanych dokumentów. Pominięcie tego etapu może spowodować problemy przy późniejszym rozliczaniu podatku, a w przypadku kontroli – także sankcje ze strony urzędu skarbowego. Warto więc poświęcić dodatkową uwagę przy sprawdzaniu każdej faktury, aby uniknąć niepotrzebnych błędów
Faktura VAT – co zrobić, gdy kupujący odkryje błąd?
Kupujący, który otrzymał fakturę z błędami, może również podjąć kroki w celu jej sprostowania, wystawiając notę korygującą. Taka nota musi zawierać oznaczenie „NOTA KORYGUJĄCA”, dane wystawienia, informacje o obu stronach transakcji, a także korygowane pozycje. Jednakże, kupujący nie może samodzielnie korygować błędów dotyczących cen, ilości czy wartości netto towarów i usług.
Inwestycja w szkolenia personelu odpowiedzialnego za fakturowanie jest kluczowa w minimalizacji ryzyka pomyłek. Szkolenia takie powinny obejmować nie tylko zasady poprawnego wystawiania dokumentów, ale również procedury ich weryfikacji i korekty. Wiedza zdobyta podczas takich kursów pozwoli na szybsze reagowanie w przypadku wystąpienia błędów i uniknięcie ich w przyszłości.
Rozliczenie faktur korygujących
Faktury korygujące są rozliczane w zależności od tego, czy zwiększają, czy zmniejszają podstawę opodatkowania. Jeśli podstawa opodatkowania wzrasta, faktura korygująca jest rozliczana na dzień faktury pierwotnej. W przypadku zmniejszenia podstawy, rozliczenie następuje w dniu otrzymania faktury korygującej.
Znaczenie prawidłowego datowania transakcji jest także istotne z punktu widzenia analizy finansowej przedsiębiorstwa. Data sprzedaży wpływa na obliczanie wskaźników finansowych, takich jak cykl konwersji gotówki, a także okresy sprawozdawcze. Dlatego też, każda pomyłka wymaga nie tylko korekty formalnej, ale i analizy skutków wewnętrznych dla przedsiębiorstwa.”
Zarówno sprzedawca, jak i kupujący mogą dokonać korekty daty transakcji na fakturze VAT. Dla sprzedawcy jest to prostsza procedura, gdyż wystawia on fakturę korygującą bez potrzeby akceptacji przez kupującego. Kupujący natomiast może skorygować fakturę poprzez wystawienie noty korygującej, jednak wymaga to zgody sprzedawcy i może dotyczyć tylko niektórych rodzajów błędów.
Ważność daty transakcji nie może być pomijana, gdyż określa ona moment powstania obowiązku podatkowego, co wpływa na ewentualne korekty w dokumentacji księgowej firmy.
Podsumowując, należy zwrócić uwagę, że błędy na fakturach, mimo iż często są niezamierzone, mogą mieć poważne reperkusje. Nie tylko komplikują proces rozliczeniowy, ale mogą również zaszkodzić relacjom biznesowym oraz wizerunkowi przedsiębiorstwa. Regularne przeglądy procedur, monitorowanie zmian w przepisach podatkowych, a także wykorzystanie nowoczesnych narzędzi i zasobów jak np. księgowa online, mogą pomóc w utrzymaniu dokumentacji na najwyższym poziomie dokładności.
Oferta Warido
Skorzystaj z naszej usługi księgowość online, aby zaoszczędzić czas i skupić się na rozwoju swojego biznesu, pozostawiając skomplikowane sprawy podatkowe i finansowe w rękach ekspertów.
Nasz zespół doświadczonych specjalistów dostosuje nasze usługi bezpośrednio do Twoich potrzeb, oferując dedykowane wsparcie oraz pomoc w zakresie doradca podatkowy.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nam.
