Spis treści
E-doręczenia są odpowiednikiem elektronicznym listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Są one równoważne prawnie dla tej formy przesyłki. Za pomocą skrzynki e-Doręczeń przedsiębiorcy, urzędy i zwykli obywatele mogą korzystać z bezpiecznego i szybkiego obiegu korespondencji.
Aktualnie korzystanie z e–Doręczeń jest dobrowolne, ale firmy i instytucje publiczne są zobowiązane do wdrażania usługi zgodnie z harmonogramem. Najbliższa data – 1 października 2024 r. to termin wprowadzenia skrzynki e-Doręczeń dla niektórych zawodów zaufania publicznego i urzędów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się dokładnie, kto musi założyć adres elektroniczny przed tą datą.
E-doręczenia – od kiedy obowiązują?
Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych obowiązek korzystania ze skrzynki e-Doręczeń wprowadzany jest stopniowo. Inna data wdrożenia obowiązuje dla jednoosobowych działalności gospodarczych, inna dla pomiotów wpisanych do KRS, a osoby fizyczne w ogóle nie mają obowiązku jej zakładać.
Harmonogram e-Doręczeń był kilkukrotnie zmieniany po konsultacjach z podmiotami zobowiązanymi do stosowania skrzynki. Najwięcej czasu na założenie skrzynki e-Doręczeń mają sądy, komornicy i niektóre jednostki samorządu terytorialnego – dla nich termin to 1 października 2029 r. Z kolei już za kilka miesięcy, bo od 1 października 2024 r., korzystać ze skrzynki musi część urzędów i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego.
Adres do doręczeń elektronicznych od 1 października 2024 r. – dla kogo?
Minister Cyfryzacji w komunikacie z dnia 21 grudnia 2023 r. przesunął termin wdrożenia e-Doręczeń dla części zobowiązanych.
Tym samym od 1 października 2024 r. ze skrzynki mają obowiązek korzystać:
- organy administracji rządowej i władzy publicznej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe (np. urzędy gmin, miast, Zakłady Gospodarki Komunalnej),
- agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne i Polska Akademia Nauk,
- ZUS i KRUS,
- NFZ,
- podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS od 1 października 2024 r. – oznacza to, że rejestrując np. spółkę z o.o. od 1 października 2024 r., trzeba pamiętać, aby jednocześnie złożyć dla niej wniosek o założenie skrzynki e-Doręczeń,
- osoby wykonujące zawody: adwokata, notariusza, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego i rzecznika patentowego.
Wszystkie wymienione wyżej instytucje od 1 października 2024 r. mogą wysyłać i odbierać korespondencję między sobą za pomocą adresu e-Doręczeń.
E- doręczenia obowiązkowe – co to oznacza?
Obowiązek e-Doręczeń dla przedstawicieli zawodów zaufania publicznego polega na posiadaniu adresu skrzynki e-Doręczeń (art. 9 ust 1 ustawy). Ustawa nie nakazuje wprost przesyłania korespondencji za pomocą skrzynki. Co nie oznacza, że skrzynki nie trzeba sprawdzać, ponieważ list na nią przysłany ma moc prawną, taką jak korespondencja listem poleconym.
Inaczej sprawa wygląda w przypadku instytucji publicznych. Tutaj ustawodawca mówi wprost, że są one zobowiązane do doręczania korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem adresu do doręczeń elektronicznych (art. 4 ust. 1 ustawy).
Za tego obowiązku zwolniona jest korespondencja:
· zawierająca informacje niejawne,
· w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych,
· w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji.
Dodatkowo – ustawodawca wspomina o publicznej usłudze hybrydowej. To usługa Poczty Polskiej polegająca na wydrukowaniu i zakopertowaniu elektronicznej korespondencji z instytucji publicznej i przekazaniu jej nadawcy tradycyjną metodą. W taki sposób urzędy będą dostarczać listy podmiotom (osobom) w przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych lub gdy urząd posiada wiedzę, że adresat jest pozbawiony wolności.
Skrzynka e-Doręczenia – jak założyć?
Do założenia adresu i skrzynki e-Doręczeń trzeba posiadać jeden ze środków potwierdzenia tożsamości w Internecie: profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany. Założenie skrzynki jest dwuetapowe: najpierw należy wypełnić wniosek, a potem poczekać aż urzędnik go zaakceptuje.
Instrukcja złożenia wniosku o skrzynkę wygląda nieco inaczej w przypadku urzędów niż osób wykonujących zawody zaufania publicznego.
Poniżej instrukcja, jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń krok po kroku dla adwokatów i innych przedstawicieli zawodów zaufania publicznego.
1. Wejdź w link https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen kliknij Start, zaznacz Dla osoby wykonującej zawód zaufania publicznego i kliknij Dalej.
2. Kliknij Złóż Wniosek i potwierdź tożsamość, logując się wybraną metodą.
3. Jeżeli zgłaszasz wniosek o adres e-Doręczeń dla siebie, wskaż w pierwszym oknie Dla siebie.
4. Widzisz teraz swoje dane zaciągnięte z profilu. Uzupełnij brakujące informacje: adres e-mail, adres do korespondencji (tradycyjną pocztą).
5. Teraz możesz (nie musisz) dodać dodatkową osobą, która będzie administrowała skrzynką. W tym celu kliknij przycisk Dodaj dane administratora.
6. Jeżeli nie chcesz dodawać administratora do swojego adresu do e-Doręczeń, wybierz Dalej, zaznacz zapoznanie się z informacją dot. RODO i Przejdź Dalej.
7. Widzisz swój wniosek gotowy do wysłania. Jeżeli wszystkie dane się zgadzają, wybierz Podpisz i Wyślij.
8. Po raz kolejny autoryzuj tożsamość wybraną formą i kliknij Potwierdź. Wyświetli się komunikat potwierdzający wysłanie wniosku.
9. Po utworzeniu skrzynki e-Doręczeń otrzymasz potwierdzenie na e-maila wskazanego we wniosku. W e-mailu znajdziesz informacje, gdzie się zalogować i jak aktywować skrzynkę.
10. Po otrzymaniu maila aktywuj adres do doręczeń elektronicznych, klikając Aktywuj skrzynkę (jeżeli tego nie zrobisz, skrzynka pozostanie nieaktywna). Od razu zobaczysz podgląd swojej skrzynki – przypomina ona prosty program pocztowy.
Wnioski o założenie adresu do doręczeń elektronicznych i skrzynkę e-Doręczeń, akceptowane są ręcznie przez pracowników Kancelarii Premiera. Rekomendujemy zatem, żeby z wysłaniem wniosku nie czekać do ostatniego dnia, ponieważ możesz nie zdążyć przed granicznym terminem 1 października 2024 r.
Oferta Warido
Korzystając z e-Doręczeń, przedsiębiorcy i instytucje mogą znacząco usprawnić obieg korespondencji, zapewniając sobie jednocześnie bezpieczeństwo i szybkość w komunikacji.
Z myślą o Państwa wygodzie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, zachęcamy do skorzystania z naszej kompleksowej usługi – księgowość online. Niezależnie od branży, nasz zespół ekspertów zapewni profesjonalne wsparcie, dbając o bieżącą dokumentację i zgodność z obowiązującym prawem.
Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nam.
