REKONSTRUKCJA KSIĄG HANDLOWYCH

Zrobimy porządek w każdej dokumentacji

Rekonstrukcja ksiąg handlowych jest zadaniem złożonym, wymagającym głębokiej znajomości przepisów rachunkowych i podatkowych. Odtwarzanie ksiąg rachunkowych polega na ponownym zaksięgowaniu dokumentów z okresu, w którym księgowość była prowadzona nierzetelnie, lub nie były prowadzone wcale.

Proces rekonstrukcji ksiąg handlowych jest bardzo żmudny i pracochłonny dlatego warto to zlecić firmie zewnętrznej. Zadbaj o porządek w księgowości swojej firmy i oszczędź czas, pieniądze i nerwy! Masz pytania – skontaktuj się z nami już dziś!

Rekonstrukcja z definicji oznacza odtworzenie czegoś nieistniejącego lub odnowienie czegoś zniszczonego, zatem rekonstrukcja ksiąg handlowych oznacza odtworzenie ksiąg rachunkowych od nowa.

Odtwarzanie ksiąg rachunkowych firmy polega na ponownym zaksięgowaniu dokumentów z okresu, w którym księgi rachunkowe były prowadzone nierzetelnie, wadliwie lub nie były prowadzone wcale. Do tego typu zaniedbań mogło się przyczynić wiele czynników takich jak sytuacje losowe czy nieodpowiednie kompetencje.

Rekonstrukcja ksiąg handlowych jest żmudna oraz bardzo czasochłonna ze względu na fakt, iż wszystkie dokumenty muszą zostać zaksięgowane w oparciu o obowiązujące w danym okresie przepisy prawa podatkowego. Proces takiej rekonstrukcji jest niestety relatywnie kosztowny ze względu na jego czasochłonność, dlatego ceny mogą sięgać nawet kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych. Księgi rachunkowe mogą być odtworzone w sposób częściowy lub całkowity.

Częściowe odtworzenie często zamyka się w okresie kilku lub kilkunastu ostatnich miesięcy i polega na skorygowaniu deklaracje VAT i ponownym wyliczeniu podatku dochodowego.

Całkowite odtworzenie obejmuje zazwyczaj okres kilku lat, podczas których zaniedbania w prowadzeniu księgowości doprowadziły do sytuacji, w której jedynym wyjściem jest zaksięgowanie wszystkich dokumentów od nowa. W przypadku całkowitych rekonstrukcji niejednokrotnie wymagane jest przygotowanie zaległych sprawozdań finansowych.

Kiedy trzeba się zdecydować na rekonstrukcję ksiąg handlowych?

Rekonstrukcja ksiąg handlowych firmy to ostateczność, na którą zmuszeni są zdecydować się przedsiębiorcy, których księgowość była prowadzona nierzetelnie, wadliwie lub nie była prowadzona wcale. Aby ustalić w jakiej kondycji są księgi rachunkowe firmy należy wykonać wstępny audyt, który z definicji polega na niezależnej ocenie stanu ksiąg handlowych przedsiębiorstwa pod względem zgodności z przepisami prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości.

Jeżeli audyt wykaże niewielką ilość błędów, które można naprawić poprzez wykonanie paru korekt, wówczas mówimy o rekonstrukcji częściowej. Natomiast jeśli podczas wykonywania audytu okaże się, że księgowość w firmie była prowadzona w bardzo nierzetelny sposób lub nie była prowadzona wcale, wtedy należy zdecydować się na całkowitą rekonstrukcję ksiąg rachunkowych.

Czy nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg handlowych podlega karze?

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić czym różni się nierzetelność od wadliwości
w kontekście prowadzenia ksiąg rachunkowych i właściwie jakie ma ona znaczenie. Księga nierzetelna jest to księga prowadzona niezgodnie ze stanem rzeczywistym, czyli fakty ujęte w księgach podatkowych są niezgodne z faktami, które miały miejsce w rzeczywistości lub w księgach ujęto zdarzenia, które nie miały miejsca w rzeczywistości. 

Księgą wadliwą natomiast jest księga prowadzona niezgodnie z przepisami prawa. W tym przypadku badana jest prawidłowość prowadzenia księgi pod względem formalnym, które określone są przepisami ustawy i rozporządzenia. Prowadzenie ksiąg zgodnych ze stanem rzeczywistym (rzetelnie) lecz niezgodnych z wymogami formalnymi, może spotkać się z zarzutem wadliwego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W związku z powyższym czy ma znaczenie to, czy księga była prowadzona nierzetelnie czy wadliwie? Biorąc pod uwagę fakt, iż nierzetelne prowadzenie ksiąg stanowi co do zasady przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwe prowadzenie ksiąg uznawane jest za wykroczenie skarbowe, to z punktu widzenia kary ma ono zupełnie inną rangę. Zgodnie przepisami prawa (art. 61 § 3 k.k.s.), wykroczenia skarbowe przedawniają się po upływie roku od jego popełnienia.

Natomiast, jeżeli przed upływem tego roku nastąpiło wszczęcie postępowania przeciwko konkretnej osobie, to termin przedawnienia przedłuża się o kolejne 2 lata (łącznie 3 lata). Wykroczenia skarbowe zgodnie prawem zagrożone są karą grzywny wymierzaną kwotowo, która może być wymierzona w granicach od 1/10 do 20-krotności wysokości minimalnego wynagrodzenia. W 2022 r. za wykroczenie skarbowe Sąd może wymierzyć grzywnę w wysokości od 301,00 zł do 60.200,00 zł.

Natomiast w przypadku nierzetelnego prowadzenia ksiąg (art. 61 § 1 k.k.s.) przedawnienie nastąpi po upływie 5 lat od czasu jego popełnienia. Jeżeli jednak przed upływem tych 5 lat nastąpiło wszczęcie postępowania karnego przeciwko konkretnej osobie, to termin przedawnienia przedłuża się o kolejne 5 lat (łącznie 10 lat). Nierzetelne prowadzenie ksiąg zgodnie z prawem zagrożone jest karą grzywny do 240 stawek dziennych, przy czym stawka dzienna nie może być niższa 1/30 części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej 400-krotności.

W 2022 r. stawka dzienna grzywny nie może wynosić mniej niż 100,34 zł i więcej niż 40.133,33 zł. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.

Czy można domagać się odszkodowania za błędy popełnione przez byłe biuro rachunkowe?

Ustawa o rachunkowości za nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg przewiduje karę pozbawienia wolności, grzywny albo obie kary łącznie (art. 77 UoR). Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki oraz osoba, której powierzył na piśmie określone obowiązki w zakresie rachunkowości. W większości umów podpisywanych z biurem rachunkowym zawiera się zapis mówiący o tym, że biuro rachunkowe będzie prowadziło naszą księgowość w sposób rzetelny.

Jeśli takowy zapis był w naszej umowie z byłym biurem rachunkowym wówczas ponoszą wraz z kierownikiem jednostki wspólną odpowiedzialność. Jednak nie tylko ustawa o rachunkowości wyznacza w tym zakresie sankcje. Jak wspomniano powyżej za nierzetelne (niezgodnie ze stanem rzeczywistym) czy wadliwe (niezgodnie z przepisami prawa) prowadzenie ksiąg kary przewiduje Kodeks karny skarbowy. Wymienione sankcje w przypadku niespełnienia określonych obowiązków dotkną biuro rachunkowe bez względu na to, czy jednostka na skutek jego działań poniosła szkodę.

Natomiast powstanie szkody majątkowej w jednostce jest główną przesłanką pociągnięcia biura rachunkowego do odpowiedzialności na mocy Kodeksu karnego. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji to nasze byłe biuro będzie musiało opłacić nam koszty naprawy błędów w rachunkowości.

Podsumowanie

Podejmowanie decyzji odnośnie wyboru odpowiedniego biura rachunkowego jest bardzo ważne. Jeśli zarząd firmy wybierze nieodpowiednie biuro, może przytrafić się sytuacja, w której będzie zmuszony zdecydować się na rekonstrukcję ksiąg rachunkowych.

Dlatego warto co jakiś czas kontrolować swoje biuro rachunkowe i decydować się na wyrywkowy audyt. Dzięki audytowi można zauważyć błędy w księgach rachunkowych oraz je wyeliminować zanim będzie trzeba ponieść konsekwencje.