Projektowane zmiany w VAT od lipca 2026 roku – eksport, import i nowe ryzyka dla firm

Projektowane zmiany w VAT wymagają ostrożnej analizy

Rok 2026 przynosi przedsiębiorcom wiele zmian w rozliczeniach podatkowych. Poza KSeF i nowymi obowiązkami raportowymi pojawiły się projekty nowelizacji VAT, które mogą wpłynąć na eksport, import, odpowiedzialność nabywcy, split payment oraz obsługę kas fiskalnych. Część rozwiązań nadal ma charakter projektowany, dlatego firmy powinny analizować je ostrożnie. Nie wszystkie propozycje są jeszcze ostatecznie uchwalonym prawem. Mimo to warto przygotować procesy z wyprzedzeniem, ponieważ planowane zmiany mogą dotknąć wielu obszarów operacyjnych. Dobrze prowadzona Księgowość pomaga monitorować projekty, odróżniać obowiązki pewne od planowanych oraz przygotować firmę na nowe ryzyka podatkowe.

Dwa projekty VAT są szczególnie ważne dla przedsiębiorców

Największe znaczenie mają obecnie dwa kierunki zmian. Pierwszy dotyczy projektu UDER112, który koncentruje się przede wszystkim na eksporcie towarów, dokumentowaniu stawki 0% VAT oraz elektronizacji wybranych rozliczeń importowych. Drugi kierunek wiąże się z projektem UD314, czyli szerszą nowelizacją VAT i przepisów o identyfikacji podatników. Ten projekt obejmuje między innymi odpowiedzialność solidarną nabywcy, zmiany przy split payment, kasy rejestrujące i inne rozwiązania uszczelniające system. Dlatego przedsiębiorcy nie powinni analizować zmian tylko przez pryzmat jednej branży. Projektowane przepisy mogą wymagać przeglądu całego modelu rozliczeń, zwłaszcza w firmach handlowych, usługowych i międzynarodowych.

Eksport towarów i stawka 0% VAT

Jedną z najważniejszych zmian projektowanych w UDER112 jest uelastycznienie dokumentowania eksportu towarów dla stawki 0% VAT. Obecnie przepisy mocno wiążą eksport z dokumentem potwierdzonym przez właściwy organ celny. W praktyce prowadzi to do sporów, gdy podatnik posiada inne wiarygodne dowody wywozu towaru poza Unię Europejską, ale nie spełnia formalnego wymogu dokumentu celnego. Projekt zakłada zmianę definicji eksportu oraz przepisów dotyczących warunków stosowania stawki 0%. Celem jest ograniczenie sporów między podatnikami a organami. Jednak przedsiębiorca nadal będzie musiał wykazać, że towar faktycznie opuścił terytorium Unii Europejskiej. Zmiana ma więc ułatwić dokumentowanie, a nie znieść obowiązek dowodowy.

Alternatywne dowody wywozu towarów poza UE

Planowane ułatwienia nie oznaczają, że eksporter będzie mógł stosować stawkę 0% bez dokumentów. Projekt zakłada raczej szersze podejście do dowodów potwierdzających wywóz. Mogą to być między innymi dokumenty przewozowe od przewoźnika lub spedytora, dane z systemu operatora pocztowego albo dokumenty wydane przez administracje celne państw spoza UE. Najważniejsze pozostanie to, aby z dokumentów jednoznacznie wynikało, że towar opuścił terytorium Unii Europejskiej. Dlatego firmy powinny już teraz sprawdzić, jakie dokumenty gromadzą przy eksporcie. Warto uporządkować komunikaty celne, dokumenty transportowe, potwierdzenia odbioru, korespondencję i dane z systemów logistycznych.

Ryzyko przy eksporcie nie zniknie całkowicie

Projektowane zmiany mogą ograniczyć formalizm, ale nie usuną ryzyka podatkowego. Przedsiębiorca nadal będzie musiał powiązać konkretną dostawę z konkretnym wywozem poza Unię Europejską. Organ podatkowy może weryfikować, czy dokumenty są wiarygodne, kompletne i spójne z fakturą. Dlatego firmy nie powinny traktować zmian jako zachęty do luźniejszego podejścia do dokumentów. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest stworzenie procedury eksportowej. Powinna ona określać, kto gromadzi dokumenty, kto sprawdza ich kompletność i kiedy księgowość może zastosować stawkę 0% VAT. W praktyce wsparcie, jakie daje profesjonalne Biuro rachunkowe, pomaga ograniczyć ryzyko błędnej kwalifikacji transakcji.

Zaliczki w eksporcie mogą wymagać dodatkowej kontroli

Projekt UDER112 przewiduje także dodatkowy warunek dla stosowania stawki 0% do zaliczek otrzymanych w związku z eksportem towarów. Zgodnie z założeniami eksporter miałby być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny od co najmniej 12 miesięcy. To ważne dla firm, które często przyjmują płatności przed faktycznym wywozem towaru. Przedsiębiorca powinien powiązać płatność, fakturę, zamówienie i dokumenty wywozowe. Błąd w tym obszarze może skutkować koniecznością korekty VAT. Dlatego eksporterzy powinni skontrolować nie tylko dokumenty celne, ale również harmonogramy płatności oraz status rejestracji VAT.

Import towarów ma być bardziej elektroniczny

Projekt UDER112 zakłada również zmiany w obszarze importu towarów. Jednym z kierunków jest elektronizacja deklaracji importowej składanej na podstawie art. 33b ustawy o VAT. Chodzi o deklaracje dotyczące importu towarów przy odprawie scentralizowanej, w której uczestniczą administracje celne z co najmniej dwóch państw członkowskich. Projekt przewiduje składanie takiej deklaracji wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Dla importerów oznacza to konieczność sprawdzenia, czy procedury celno-podatkowe są gotowe na cyfrowy obieg danych. Importer powinien ustalić, kto odpowiada za deklaracje, kto kontaktuje się z agencją celną i kto przekazuje dane do księgowości.

Procedura USZ i przesyłki do 150 euro

Projekt zakłada także dostosowanie szczególnej procedury USZ, stosowanej przy imporcie towarów w przesyłkach o wartości do 150 euro, do nowych rozwiązań celnych obowiązujących od 1 lipca 2026 roku. Zmiany są powiązane ze zniesieniem zwolnienia z należności celnych dla przesyłek o niewielkiej wartości oraz planowaną zmianą sposobu dokonywania zgłoszeń celnych. Bez dostosowania przepisów VAT część podmiotów korzystających z USZ mogłaby zostać zmuszona do rozliczania importu takich przesyłek na zasadach ogólnych. Dlatego firmy działające w e-commerce, logistyce i imporcie przesyłek powinny szczególnie uważnie śledzić ten projekt. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów obsługujących dużą liczbę małych paczek spoza UE.

Import a współpraca z agencją celną

Firmy importujące towary często korzystają z agencji celnych. Projektowane zmiany mogą zwiększyć znaczenie sprawnej wymiany danych między importerem, agencją i księgowością. Jeżeli deklaracje mają być składane elektronicznie, przedsiębiorca powinien zadbać o poprawne upoważnienia, dostęp do dokumentów i archiwizację potwierdzeń. Ważna będzie także zgodność danych z fakturami zakupowymi, dokumentami transportowymi i rozliczeniem VAT. Nawet drobna rozbieżność może wywołać pytania przy kontroli. Dlatego warto wcześniej uzgodnić z agencją celną, jakie dokumenty będą przekazywane po odprawie i w jakim terminie. Dzięki temu księgowość szybciej rozliczy import i ograniczy ryzyko błędów w JPK.

Odpowiedzialność solidarna nabywcy może zostać rozszerzona

Projekt UD314 przewiduje zmiany dotyczące odpowiedzialności solidarnej nabywcy. To jeden z najbardziej wrażliwych obszarów dla firm kupujących towary i usługi od kontrahentów. Obecnie odpowiedzialność solidarna może pojawić się w określonych sytuacjach, zwłaszcza przy transakcjach uznawanych za ryzykowne. Projektowane zmiany mają rozszerzyć katalog przypadków, w których nabywca może odpowiadać za zaległości VAT sprzedawcy. W projekcie wskazano między innymi sytuacje związane z fakturami wystawionymi przez podmioty nieistniejące, fakturami dokumentującymi czynności niedokonane lub kwoty niezgodne z rzeczywistością. Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: weryfikacja kontrahenta i realności transakcji stanie się jeszcze ważniejsza.

Split payment nie zawsze wyłączy ryzyko

Mechanizm podzielonej płatności, czyli split payment, często jest traktowany jako narzędzie ochronne. Przedsiębiorcy uznają, że zapłata w MPP ogranicza ryzyko odpowiedzialności za VAT kontrahenta. Projektowane zmiany pokazują jednak, że sama płatność w split payment może nie wystarczyć w każdej sytuacji. W projekcie akcent pada na przypadki, w których nabywca wiedział o wadliwości faktury. Dotyczy to między innymi faktur od podmiotów nieistniejących, transakcji niedokonanych lub kwot niezgodnych z rzeczywistością. Dlatego MPP nie powinien zastępować realnej weryfikacji transakcji. Ważne pozostaną umowy, dowody wykonania usługi, dokumenty transportowe, odbiory i korespondencja.

Usługi niematerialne mogą wejść w obszar większego ryzyka

W projekcie UD314 pojawia się również temat niektórych usług niematerialnych. W założeniach wymieniono przykładowo usługi doradcze, zarządcze, rachunkowo-księgowe, reklamowe czy badawcze. Ostateczny zakres usług będzie jednak zależał od brzmienia uchwalonych przepisów. Dlatego przedsiębiorcy nie powinni przesądzać pełnej listy na podstawie samego projektu. Warto jednak już teraz uporządkować dokumentowanie usług niematerialnych. Sama faktura może nie wystarczyć, jeśli organ zakwestionuje realność świadczenia. Firma powinna mieć raporty, zestawienia, analizy, korespondencję, protokoły odbioru lub inne dowody wykonania usługi. Szczególnie dotyczy to spółek współpracujących z wieloma podmiotami zewnętrznymi.

Biała lista i weryfikacja kontrahentów nadal mają znaczenie

Planowane zmiany nie zastąpią obecnych obowiązków należytej staranności. Przedsiębiorca nadal powinien weryfikować kontrahentów, rachunki bankowe, status VAT i realność transakcji. Biała lista podatników VAT pozostanie jednym z podstawowych narzędzi kontroli. Jednak sama techniczna weryfikacja może być niewystarczająca przy transakcjach o wysokim ryzyku. Firma powinna sprawdzić, czy kontrahent faktycznie prowadzi działalność, czy ma zasoby do wykonania usługi i czy warunki transakcji są rynkowe. Warto też zachować potwierdzenia weryfikacji. W razie sporu przedsiębiorca może pokazać, że działał z należytą starannością. Nowoczesna Księgowość online ułatwia gromadzenie i szybkie przekazywanie takich dokumentów.

Kasy fiskalne i obowiązki przy wyrejestrowaniu

Projekt UD314 obejmuje również zmiany w zakresie kas rejestrujących. Wskazuje między innymi na problem nieprawidłowości i nadużyć przy używaniu kas. Planowane rozwiązania dotyczą obowiązku utylizacji nieużywanych kas rejestrujących oraz kar porządkowych za brak realizacji tego obowiązku. Projekt przewiduje także kary za brak wyrejestrowania kasy rejestrującej. Dodatkowo zakłada możliwość wprowadzenia obowiązku serwisowania kas wirtualnych w drodze rozporządzenia. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność uporządkowania ewidencji kas, statusu urządzeń i procedur zakończenia ich używania. To ważne zwłaszcza w handlu, gastronomii, usługach i sprzedaży mieszanej B2B oraz B2C.

Faktury uproszczone i okres przejściowy przy KSeF

Zmiany w VAT warto analizować razem z KSeF. Do końca 2026 roku przewidziano okres przejściowy dotyczący między innymi faktur z kas rejestrujących oraz paragonów z NIP do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone. To ważne dla sprzedawców detalicznych, którzy obsługują również klientów firmowych. Przedsiębiorca powinien ustalić, kiedy wystawia fakturę w KSeF, kiedy korzysta jeszcze z rozwiązań przejściowych i jak dokumentuje sprzedaż na kasie. Błędy w tym obszarze mogą powodować podwójne dokumentowanie sprzedaży albo brak właściwego dokumentu dla nabywcy. Dlatego warto przygotować jasną instrukcję dla pracowników sprzedaży oraz osób odpowiedzialnych za rozliczenia.

Firmy handlowe powinny przygotować procedury VAT

Najbardziej narażone na nowe ryzyka będą firmy handlowe, importerzy, eksporterzy i podmioty działające w łańcuchach dostaw. W takich firmach VAT zależy od wielu dokumentów, terminów i podmiotów. Dlatego przygotowanie do zmian nie powinno ograniczać się do przeczytania projektu. Warto stworzyć praktyczne procedury dla eksportu, importu, płatności split payment i weryfikacji kontrahentów. Procedura powinna wskazywać, kto gromadzi dokumenty, kto sprawdza kontrahenta i kto podejmuje decyzję o stawce VAT. Dzięki temu firma ogranicza ryzyko przypadkowych decyzji. Wsparcie specjalisty, jakim jest Księgowy online, pomaga przełożyć przepisy na codzienny obieg dokumentów.

Zarząd spółki powinien monitorować projekty

Zmiany projektowane w VAT nie są wyłącznie sprawą księgowości. Zarząd spółki powinien wiedzieć, które procesy biznesowe mogą zostać objęte nowymi ryzykami. Dotyczy to zwłaszcza zakupów, sprzedaży, logistyki, importu, eksportu i usług niematerialnych. Jeżeli nowe przepisy rozszerzą odpowiedzialność nabywcy, decyzje zakupowe będą wymagały większej kontroli. Jeżeli zmieni się dokumentowanie eksportu, dział sprzedaży zagranicznej musi wiedzieć, jakie dokumenty są potrzebne. Jeżeli import będzie bardziej elektroniczny, logistyka i księgowość muszą ustalić szybszą wymianę danych. Dlatego warto zorganizować przegląd procesów przed wejściem zmian w życie, a nie dopiero po pierwszej kontroli.

Działania przygotowawcze przed lipcem 2026 roku

Firmy mogą przygotować się do zmian już teraz, nawet jeśli część projektów nie została jeszcze uchwalona. Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy spółka eksportuje lub importuje towary. Drugim krokiem powinien być przegląd kontrahentów, usług niematerialnych i płatności split payment. Następnie warto sprawdzić obieg dokumentów eksportowych, importowych i kasowych. Kolejny etap to aktualizacja procedur oraz szkolenie osób odpowiedzialnych za sprzedaż, zakupy i księgowość. W firmach większych przyda się także matryca ryzyk VAT. Dzięki temu przedsiębiorca wie, które procesy wymagają największej kontroli. Takie podejście pozwala szybciej reagować, gdy projektowane przepisy staną się obowiązującym prawem.

Nowe przepisy jako impuls do uporządkowania VAT

Planowane zmiany w VAT mogą oznaczać więcej obowiązków, ale także szansę na uporządkowanie procesów. Firmy, które dobrze dokumentują eksport, import, zakupy i usługi, łatwiej przejdą przez nowe wymagania. Z kolei przedsiębiorcy działający bez procedur mogą odczuć większe ryzyko sporów z organami. W Warido łączymy ponad 18 lat doświadczenia z nowoczesnymi rozwiązaniami, takimi jak Enova365. Pracujemy w modelu 100% online i dbamy o bezpieczeństwo danych zgodnie ze standardami ISO 9001 oraz ISO 27001. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą przygotować firmę do zmian w VAT bez chaosu, opóźnień i niepotrzebnego ryzyka podatkowego.

FAQ – projektowane zmiany w VAT od lipca 2026 roku

1. Czy zmiany w VAT od lipca 2026 roku są już uchwalone?
   Część rozwiązań ma charakter projektowany, dlatego trzeba śledzić dalszy proces legislacyjny. Artykuł omawia głównie kierunki zmian i ryzyka, na które firmy powinny się przygotować.
2. Co projekt UDER112 zmienia w eksporcie towarów?
   Projekt zakłada uelastycznienie dokumentowania eksportu dla stawki 0% VAT. Podatnik nadal będzie musiał wykazać, że towary opuściły terytorium Unii Europejskiej.
3. Czy stawka 0% VAT w eksporcie będzie łatwiejsza do zastosowania?
   Takie jest założenie projektu, ponieważ katalog dowodów wywozu ma być szerszy. Nie oznacza to jednak braku obowiązku posiadania wiarygodnej i spójnej dokumentacji.
4. Co może zmienić się przy imporcie przesyłek do 150 euro?
   Projekt zakłada dostosowanie procedury USZ do nowych rozwiązań celnych od 1 lipca 2026 roku. To ważne dla firm importujących dużą liczbę przesyłek o niewielkiej wartości.
5. Czy split payment nadal będzie chronił nabywcę?
   Split payment pozostanie ważnym narzędziem, ale może nie wyłączać ryzyka w każdej sytuacji. Szczególnie istotne będą przypadki, w których nabywca wiedział o wadliwości faktury.
6. Czym jest odpowiedzialność solidarna nabywcy w VAT?
   To sytuacja, w której nabywca może odpowiadać za zaległości podatkowe sprzedawcy. Projektowane zmiany mogą rozszerzyć zakres takich przypadków na wybrane transakcje i usługi.
7. Czy usługi niematerialne mogą stać się bardziej ryzykowne?
   Tak, projektowane przepisy mogą zwiększyć znaczenie dokumentowania realnego wykonania niektórych usług niematerialnych. Ostateczny zakres usług będzie jednak zależał od brzmienia uchwalonych przepisów.
8. Co firma powinna zrobić przed lipcem 2026 roku?
   Warto sprawdzić procedury eksportu, importu, split payment, weryfikacji kontrahentów i dokumentowania usług. Dobrym krokiem jest także przegląd kas fiskalnych oraz sprzedaży B2B i B2C.

Sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa na projektowane zmiany w VAT

Sprawdź, jak Warido może pomóc Twojej firmie przygotować procedury eksportu, importu, split payment i weryfikacji kontrahentów. Przetestuj współpracę 100% online z dedykowaną księgową i ogranicz ryzyko VAT przed wejściem nowych przepisów.

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.