Zaginiona lub zniszczona faktura – co dalej?

zaginiona-lub-zniszczona-faktura-co-dalej
Każdy przedsiębiorca spotka się prędzej czy później z sytuacją, w której faktura zakupu towarów lub usług zaginie lub zostanie zniszczona. W takim przypadku niezbędne staje się wystawienie duplikatu faktury. Jakie są jednak konsekwencje podatkowe otrzymania takiego duplikatu? Czy należy przeksięgować przychód w ewidencji sprzedawcy, i jak nabywca powinien postąpić z duplikatem? Te i inne pytania rozjaśnimy w naszym dzisiejszym artykule.

Napisz: sekretariat@warido.com
lub zadzwoń: +48 537 726 726

Spis treści

Każdy przedsiębiorca spotka się prędzej czy później z sytuacją, w której faktura zakupu towarów lub usług zaginie lub zostanie zniszczona. W takim przypadku niezbędne staje się wystawienie duplikatu faktury. Jakie są jednak konsekwencje podatkowe otrzymania takiego duplikatu? Czy należy przeksięgować przychód w ewidencji sprzedawcy, i jak nabywca powinien postąpić z duplikatem? Te i inne pytania rozjaśnimy w naszym dzisiejszym artykule.

Duplikat faktury – kiedy jest możliwy i jakie niesie za sobą konsekwencje?

Na podstawie art. 106l ustawy o VAT, w sytuacji utraty oryginalnej faktury, podatnik ma prawo wystąpić o jej duplikat. Taki dokument ma taką samą moc prawną, jak pierwotna faktura, a jego wystawienie nie generuje dodatkowego obowiązku podatkowego, zarówno na gruncie PIT, jak i VAT.

Jakie informacje powinien zawierać duplikat?

Duplikat faktury powinien zawierać te same dane, co faktura źródłowa, z wyjątkiem oznaczenia „Duplikat” i daty jego wystawienia. Zmiany w przepisach zwalniające z obowiązku umieszczania tych informacji odnoszą się do nowych regulacji, jednak praktyka ta jest nadal powszechnie stosowana.

Kiedy i jak nabywca powinien zaksięgować duplikat?

Jeśli przedsiębiorca odliczył już VAT z faktury źródłowej, duplikat pełni rolę potwierdzenia transakcji i powinien zostać dołączony do dokumentacji księgowej. Natomiast jeśli VAT nie został odliczony, duplikat staje się podstawą do odliczenia podatku w okresie, w którym został otrzymany.

Duplikat a koszty uzyskania przychodów

W kwestii PIT, jeśli przedsiębiorca nie otrzymał faktury źródłowej, duplikat umożliwia zaliczenie wydatku w koszty podatkowe od momentu jego wystawienia. Jest to ważne, gdyż faktura ta stanowi dokument uprawniający do zaliczenia wydatku, co jest szczególnie istotne, gdy pierwotna faktura nie została wcześniej uwzględniona w kosztach.

Duplikat faktury a koszty uzyskania przychodów

Jeśli przedsiębiorca już wcześniej ujął fakturę w kosztach uzyskania przychodów, otrzymany duplikat faktury pełni funkcję dodatkowego potwierdzenia transakcji. Nie powinien on być ponownie księgowany, a jedynie przechowywany jako część dokumentacji księgowej. Jest to kluczowe dla zachowania porządku i przejrzystości w ewidencji księgowej.

Duplikat faktury dotyczący lat ubiegłych

Gdy duplikat dotyczy transakcji z poprzednich lat podatkowych, należy go ująć w kosztach podatkowych w roku, w którym powinna być ujęta faktura pierwotna. Jeżeli oznacza to konieczność korekty złożonej już deklaracji rocznej, przedsiębiorca powinien przygotować odpowiednią korektę.

Podsumowanie

Właściwe rozumienie i stosowanie zasad dotyczących duplikatów faktur jest niezbędne dla uniknięcia błędów, które mogłyby wpłynąć na podatkowe aspekty prowadzonej działalności gospodarczej. Pamiętaj, że zarówno dokładność dokumentacji, jak i terminowość w rozliczeniach podatkowych, to fundament efektywnego zarządzania finansami firmy. 


Oferta Warido

W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby skonsultowania się w sprawach: księgowość lub kadry i płace, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Jesteśmy tu, aby pomóc Ci maksymalizować Twoje korzyści podatkowe i zapewnić spokojne prowadzenie biznesu.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o tym, jak możemy wspierać Twoją firmę w drodze do sukcesu!

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nam.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

KSeF podpisany przez Prezydenta

KSeF po podpisie Prezydenta – co naprawdę zmieni się dla firm w 2025 i 2026 roku

Podpis Prezydenta pod ustawą przesądza – od 2026 roku wszystkie firmy będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Druga połowa 2025 to ostatnie bezpieczne okno na przygotowanie procesów, integracji i polityk rachunkowości, by od stycznia działać bez przestojów. Im szybciej zaczniesz, tym większa szansa na płynne wdrożenie i uniknięcie kosztownych problemów. KSeF to nie tylko technologia – to zmiana w całym obiegu dokumentów i pracy księgowości.
Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przygotować firmę do KSeF: analiza procesów, dostosowanie polityki rachunkowości, wsparcie księgowe i kadrowe.

Czytaj więcej »
Cyfrowe zawieranie umów krok po kroku

Cyfrowe zawieranie umów krok po kroku – narzędzia, przepisy, ryzyka

Umowy podpisywane w 100 % online stają się nowym standardem – od kontraktów B2B po e‑commerce i zdalne zatrudnienie.
E‑Doręczenia, e‑podpis i nadchodząca nowelizacja Kodeksu pracy otwierają ogromne możliwości, ale też stawiają wymogi prawne i podatkowo‑księgowe.
Dowiedz się, jak spełnić wszystkie warunki ważności i dowodowości, by Twoje cyfrowe umowy były bezpieczne i odporne na spory.
Skontaktuj się z Warido – przygotujemy procedury i narzędzia szyte na miarę Twojego biznesu.

Czytaj więcej »
Rynek towarów używanych a procedura VAT marża

Rynek towarów używanych a procedura VAT marża: kiedy i jak ją stosować?

Handel używanymi autami, refabrykowaną elektroniką i dziełami sztuki rośnie jak na drożdżach, a procedura VAT‑marża pozwala płacić podatek tylko od zysku.
Przy wysokiej inflacji i modzie na gospodarkę cyrkularną klienci patrzą na końcową cenę brutto – umiejętne rozliczenie marży daje Ci przewagę cenową bez utraty rentowności.
Sprawdź, jak zoptymalizować sprzedaż i cash‑flow, zanim konkurencja zrobi to pierwsza.
Skontaktuj się z Warido – pomożemy wdrożyć VAT‑marżę krok po kroku.

Czytaj więcej »
Umowa B2B

Umowa B2B  – dlaczego temat płatnego urlopu wraca jak bumerang

Pracujesz na kontrakcie B2B i marzysz o płatnym urlopie bez utraty przychodu? Po podwyżkach składek zdrowotnych i zmianach w stawkach ryczałtu w 2025 r. wielu specjalistów szuka rozwiązań, które pozwolą zaplanować przerwę w pracy bez utraty cash-flow. Pokażemy Ci, jak ułożyć umowy i rozliczenia, aby było to możliwe – zgodnie z przepisami i bezpieczne podatkowo.

Skontaktuj się z Warido – zadzwoń lub napisz już dziś, a znajdziemy najlepszy scenariusz dla Ciebie.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.