Spis treści
Zatrudniasz pracownika, który jednocześnie studiuje i wkrótce zakończy edukację? Pamiętaj, żeby po ukończeniu studiów wyższych doliczyć mu odpowiedni staż pracy, a co za tym idzie – dodatkowe dni urlopu wypoczynkowego. Jest to jeden z Twoich podstawowych obowiązków jako pracodawcy. Za brak prawidłowego rozliczenia urlopu (czyli braku uwzględnienia dodatkowych dni, które przysługują absolwentowi), możesz dostać karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.
Polskie przepisy przewidują urlop wypoczynkowy w dwóch wymiarach: 20 i 26 dni. Pierwszy należy się pracownikowi ze stażem pracy do 10 lat a drugi – ze stażem powyżej 10 lat. Do stażu pracy nie zaliczają się jednak wyłącznie okresy faktycznego zatrudnienia. Ustawodawca w poczet stażu pracy nakazuje doliczać okresy nauki w szkołach. Ma to wyrównać prawa osób kontynuujących naukę z prawami osób, które po zakończeniu etapu obowiązkowej edukacji zdecydowały się od razu podjąć pracę.
Staż pracy a urlop
Długość urlopu wypoczynkowego pracownika zależy od jego stażu pracy. Do stażu pracy wlicza się bieżący okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i poprzednie okresy (bez względu na przyczyny rozwiązania umów) oraz okresy ukończonej nauki w szkołach.
Ponadto równorzędnie jak zatrudnienie traktuje się np. okres służby wojskowej. Z kolei do stażu pracy nie wlicza się okresów:
- umowy zlecenia i umowy o dzieło (bez względu na to, z jakiego tytułu odprowadzano składki),
- udzielonego przez pracodawcę urlopu bezpłatnego (z jednym wyjątkiem).
Za ukończenie szkoły musisz doliczyć pracownikowi następujący staż pracy:
- szkoła zawodowa – 3 lata,
- średnia szkoła zawodowa – 5 lat,
- średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata,
- szkoła policealna – 6 lat,
- szkoła wyższa – 8 lat.
Wskazane okresy nie podlegają zsumowaniu, ale masz obowiązek uwzględnić okres najkorzystniejszy dla pracownika. Np. jeżeli Twój pracownik jednocześnie studiował i uczył się w szkole policealnej, do stażu pracy należy doliczyć mu 8 lat z tytułu ukończenia studiów.
Ile dni urlopu przysługuje po studiach?
Jak mówią przepisy kodeksu pracy, ukończenie studiów wyższych gwarantuje absolwentowi naliczenie 8 lat stażu pracy. Zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce do studiów wyższych zaliczają się studia pierwszego stopnia, drugiego stopnia i jednolite studia magisterskie. W ten sposób 8 lat stażu pracy należy doliczyć osobom, które uzyskały tytuł zawodowy licencjata, inżyniera lub magistra.
Prawo o szkolnictwie wyższym określa też termin, który uznaje się za termin ukończenia studiów. Jest nim data złożenia egzaminu dyplomowego z małymi wyjątkami: studenci kierunków lekarskich, dentystycznych i weterynarii kończą studia wraz z zaliczeniem ostatniego egzaminu a studenci farmacji i fizjoterapii – w dniu zaliczenia ostatniej praktyki.
W ciągu 30 dni od ukończenia studiów uczelnia wyższa wydaje absolwentowi dyplom ukończenia.
Pracownik powinien przedstawić Ci dyplom do wglądu, ponieważ jest to potwierdzenie, że studia rzeczywiście zostały ukończone i podstawa do doliczenia 8 lat do stażu pracy.
Osoby, które uzyskały wyłącznie absolutorium, z punktu widzenia przepisów studiów nie ukończyły, a więc nie przysługują im dodatkowe lata do stażu pracy.
Jak wyliczyć urlop po zakończeniu studiów?
Za ukończenie studiów przysługuje 8 lat stażu pracy, a urlop w wymiarze 26 dni należy się po 10 latach stażu. Jak w takim razie traktować pracownika, który pracuje np. 3 lata i jednocześnie ukończył studia wyższe? Czy należy zsumować 8 lat stażu za ukończenie studiów i 3 lata pracy? Wtedy miałby 11 lat stażu, a więc prawo do 26 dni urlopu.
W przypadku jednoczesnego pobierania nauki i pracy do stażu pracy należy wliczyć okres, który jest korzystniejszy dla pracownika. W tej sytuacji korzystniejsze jest 8 lat za ukończenie studiów. W ten sposób 3 lat pracy są niejako utracone, jeżeli myślimy o wymiarze urlopu.
Idąc tym tropem, dochodzimy do wniosku, że osoba po ukończeniu studiów musi i tak 2 lata przepracować, aby przysługiwało jej 26 dni urlopu wypoczynkowego. Jest to prawda. Jak zatem wobec tego ustalić wymiar urlopu, jeżeli pracownik nabędzie prawo do 26 dni urlopu w trakcie roku? Czy dodatkowe 6 dni rozliczyć proporcjonalnie?
Przykład: Marek od 3 lat zatrudnia pracownika, który w czerwcu 2022 r. ukończył studia, a więc jego staż pracy wyniósł 8 lat. W czerwcu 2024 r. od tego zdarzenia miną dwa lata, które należy doliczyć pracownikowi do stażu pracy. Tym samym staż pracy pracownika przekroczy 10 lat i nabędzie on prawo do 26 dni urlopu (z przysługujących mu do tej pory 20 dni).
Prawo do urlopu przysługuje za cały rok, co oznacza, że pracownik w czerwcu 2024 r. nabędzie prawo do 26 dni do wykorzystania w całym 2024. Dodatkowych 6 dni nie wylicza się proporcjonalnie w stosunku do końca roku.
Kwestia niepoprawnego naliczania urlopu (rozliczania dodatkowych 6 dni proporcjonalnie, co jest błędem) jest dość często spotykana. Dlatego warto korzystać ze sprawdzonej firmy oferującej usługi kadrowo płacowe na wysokim poziomie i spać spokojnie z myślą, że wszystkie rozliczenia pracownicze są zgodne z przepisami.
Ile urlopu w pierwszym roku pracy?
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu ma prawo do wymiaru urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni. Art. 153 kodeksu pracy wskazuje sposób, jak rozliczyć ten urlop. Otóż po każdym przepracowanym miesiącu pracownik nabywa prawa do 1/12 przysługującego mu urlopu. Czyli każdy miesiąc pracy to nabycie prawa do 1,67 dnia urlopu. Wymiar ten można zaokrąglać w górę do pełnego dnia urlopu, tj. do 2 dni za każdy miesiąc
Błędny wymiar urlopu – konsekwencje dla pracodawcy
Prawo zatrudnionego do urlopu wypoczynkowego jest jednym z głównych praw pracowniczych. Art. 282 § 1 kodeksu pracy przewiduje grzywnę w wysokości od 1 000 do 30 000 zł za bezpodstawne obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego. O bezpodstawnym obniżeniu mówimy nie tylko w sytuacji świadomego zaniżenia wymiaru dni urlopowych, ale i w razie błędnego naliczenia wynikającego z nieznajomości przepisów.
Jednocześnie, jeżeli w wyniku pomyłki naliczysz pracownikowi zbyt długi urlop i pracownik zdąży go wykorzystać, nie możesz żądać od pracownika żadnej rekompensaty – np. odpracowania nienależnie wykorzystanych dni wolnych.
Jak pokazują powyższe przykłady – błędne naliczenie urlopu wypoczynkowego może odbić się niekorzystnie na pracodawcy, czyli na Tobie. W związku z tym warto oddać obsługę kadrowo-płacową w ręce doświadczonych osób. Koszty współpracy z nimi są niewspółmiernie niskie do strat, które można ponieść w związku w niepoprawnymi rozliczeniami.
Autor artykułu: Justyna Czerwińska
Oferta Warido
Dynamicznie zmieniające się przepisy podatkowe wymagają od przedsiębiorców stałego monitorowania i dostosowywania się do nowych regulacji, aby skutecznie odliczać VAT od transakcji promocyjnych. Wsparcie ekspertów podatkowych oraz inwestowanie w edukację zespołu są kluczowe dla prawidłowego zarządzania podatkami.
Skuteczne strategie promocyjne mogą obejmować kampanie lojalnościowe i oferty pakietowe, które są zgodne z przepisami VAT. Nasze biuro rachunkowe online Warido oferuje również kompleksowe usługi kadrowo płacowe, aby wspierać Państwa firmę w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
