Spis treści
Twój pracownik idzie na urlop macierzyński, wychowawczy albo poważnie zachorował? Każda dłuższa nieobecność pracownika może negatywnie wpłynąć na rozwój firmy. Na szczęście masz prawo zatrudnić osobę na zastępstwo, która przejmie obowiązki nieobecnej. Na czym polega umowa na zastępstwo i jakie przepisy Cię obowiązują? Przeczytaj artykuł, a dowiesz się wszystkiego i być może uchronisz się dzięki temu przed karą finansową.
Umowa na zastępstwo – kiedy można ją stosować?
Umowę na zastępstwo stosuje się w sytuacjach, gdy konieczne jest czasowe zatrudnienie pracownika na miejsce innego pracownika, który jest nieobecny z przyczyn usprawiedliwionych (np. urlop macierzyński, wychowawczy, dłuższe L4). Na gruncie przepisów prawa pracy umowa na zastępstwo jest jednym z rodzajów umów na czas określony, a więc podlega przepisom Kodeksu Pracy (dalej: kp).
Generalny przepis (art. 251 § 1 kp) mówi, że łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba umów nie może być większa niż trzy. Tej zasady nie stosuje się jednak w odniesieniu do umów zawieranych, aby pokryć nieobecność pracownika. Znajduje to odzwierciedlenie w art. 251 § 4 pkt 1 kp).
Wzór umowy na zastępstwo – co musi zawierać?
Pracownik zatrudniony na zastępstwo powinien wykonywać ten sam rodzaj pracy, co pracownik, którego zastępuje. Może jednak świadczyć pracę w innym wymiarze godzin niż nieobecny pracownik.
Niezbędne elementy umowy na zastępstwo to m.in. dane stron umowy, data jej zawarcia, a także:
- rodzaj wykonywanej pracy,
- wysokość wynagrodzenia,
- miejsce wykonywania pracy,
- dzień rozpoczęcia pracy i czas jej trwania lub dzień zakończenia (może być to konkretna data lub opis zdarzenia, np. „do dnia poprzedzającego powrót do pracy przez Jana Kowalskiego”).
Wątpliwości pracodawców wzbudza często temat wynagrodzenia: czy pracownik na zastępstwo musi dostawać taką samą pensję, co zastępowany? To zależy. Jeżeli w firmie obowiązują przepisy związane z system wynagrodzeń na konkretnych stanowiskach, zastępujący musi otrzymywać wynagrodzenie zgodne ze stanowiskiem, czyli takie same jak nieobecny pracownik. Natomiast, jeśli takich przepisów nie ma, pracodawca może ustalić wynagrodzenie na ogólnych zasadach, tj. biorąc pod uwagę np. wykształcenie i doświadczenie osoby zastępującej.
Umowa na zastępstwo a ciąża pracownicy
W przypadku zwykłej umowy na czas określony umowa, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Nie dotyczy to jednak umów na zastępstwo. Pracodawca może oczywiście przedłużyć umowę, jeśli jest taka jego wola, ale nie ma takiego obowiązku z mocy prawa. Nie może jednak wypowiedzieć umowy pracownicy w ciąży przed powrotem do pracy zastępowanego pracownika.
Zatrudnionym na zastępstwo przysługuje prawo do zasiłku chorobowego na ogólnych warunkach. To znaczy otrzymają oni zasiłek chorobowy, o ile byli ubezpieczeni od co najmniej 30 dni. W przypadku, gdy umowa skończy się w trakcie zwolnienia lekarskiego, zatrudniony zachowa prawo do zasiłku do zakończenia leczenia (o ile będzie zachowana ciągłość L4).
Wypowiedzenie umowy na zastępstwo
Umowa na zastępstwo wygasa wraz z dniem lub zdarzeniem przewidzianym w umowie. Mimo to obie strony mogą wypowiedzieć ją z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Wynosi on:
- 2 tygodnie – przy zatrudnieniu poniżej 6 miesięcy,
- 1 miesiąc – przy zatrudnieniu od 6 miesięcy do 3 lat,
- 3 miesiące – przy zatrudnieniu powyżej 3 lat.
Pamiętaj, że pracownik może złożyć wypowiedzenie w każdej chwili. Ty, jako pracodawca, nie masz prawa wypowiedzieć umowy na zastępstwo osobie przebywającej na zwolnieniu lekarskim i pracownicy w ciąży. Byłoby to naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę. Grozi za to kara od 1 000 zł do 30 000 zł. Co, jeżeli pracownica zajdzie w ciąże w trakcie trwania wypowiedzenia? Jest ono skuteczne czy nie? Najlepiej skontaktuj się z firmą, która świadczy dla Ciebie usługi kadrowo płacowe i przedstaw jej swoją sytuację.
Umowa na zastępstwo – czy warto ją zawrzeć?
Umowę na zastępstwo warto zawrzeć, kiedy praca wykonywana przez nieobecnego pracownika jest kluczowa i nie może zostać przerwana. A jednocześnie jej charakter nie pozwala wykonywać jej w oparciu o umowę cywilnoprawną. Z punktu widzenia pracodawcy umowa na zastępstwo jest dogodna i ma tylko jedną wadę – nie jest uznawana za zbyt stabilną formę zatrudniania, co może wpłynąć na motywację i zaangażowanie w pracy pracownika na zastępstwie.
Dlaczego warto skorzystać z usług biura rachunkowego WARIDO?
Każda dłuższa nieobecność pracownika może wpłynąć na funkcjonowanie Twojej firmy. Z pomocą przychodzi biuro rachunkowe WARIDO, które nie tylko pomoże w skomplikowanych kwestiach kadrowo-płacowych, ale również zapewni wsparcie doradcy podatkowego. Dzięki naszej szerokiej ofercie usług, w tym , możesz być pewny, że wszystkie aspekty prawne i finansowe związane z zatrudnianiem pracowników zostaną profesjonalnie obsłużone.
Podsumowanie
Umowa na zastępstwo to elastyczne rozwiązanie dla firm, które muszą czasowo zastąpić nieobecnego pracownika. Zrozumienie przepisów prawa pracy, właściwe sformułowanie umowy oraz zapewnienie odpowiedniego wynagrodzenia są kluczowe, aby uniknąć problemów prawnych. Warto także pamiętać o specyficznych przepisach dotyczących umów na zastępstwo, takich jak brak obowiązku przedłużenia umowy w przypadku ciąży pracownicy.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie kadr i płac, a także doradztwa podatkowego, skontaktuj się z naszym . Nasz zespół ekspertów zapewni Ci kompleksową obsługę i pomoże w każdej sytuacji związanej z zatrudnianiem pracowników.
Masz pytania lub potrzebujesz indywidualnej wyceny? Skontaktuj się z nami: tel. +48 537 726 726, e-mail: sekretariat@warido.com. Zapraszamy do współpracy!
Autor treści: Justyna Czerwińska
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
