Z WARIDO masz wszystko pod kontrolą!
Masz dość zajmowania się dokumentacją płacową? Nie wiesz, jak to zrobić? Poświęć więcej czasu na prowadzenie biznesu i pozwól nam zająć się wszystkimi formalnościami.
Zadbamy o to, abyś nigdy więcej nie musiał zajmować się obowiązkami związanymi z płacami i kadrami.
Zaoszczędź do 50% kosztów prowadzenia działalności i wróć do tego, co naprawdę ważne. Sprawdź nasze rozwiązanie! Zajmiemy się wszystkim od A do Z.
Dokumentacja płacowa, a konkretniej jej prowadzenie, jest podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy. Wygląda to bardzo podobnie, jak w przypadku dokumentacji kadrowej – pracodawca musi w odpowiedni sposób gromadzić, przechowywać i zabezpieczać dokumenty.
Jak to robić i na co zwrócić uwagę? Podpowiadamy i wspieramy Twój biznes m.in. poprzez Outsourcing kadr i płac.
Dokumentacja płac obejmuje wszystkie materiały, które wpływają na warunki zatrudnienia pracownika oraz otrzymywane przez niego wynagrodzenie lub określają je. To także wymóg prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji tyczącej się dodatkowych premii czy nagród.
Odpowiednie dokumenty płacowe są przygotowywane co miesiąc przez oddelegowane osoby, odpowiadające za wynagrodzenia. Równocześnie w skład dokumentacji płacowej wchodzą także dokumenty pracownicze, które wpływają na ostateczny charakter wyliczeń oraz przepisy prawa regulujące zasady ich wyliczeń.
Dokumentacja płac obejmuje przede wszystkim:
Te pierwsze, czyli akty decyzyjne i źródła prawa to nic innego, jak wszelkiego rodzaju zasady ustalania i obliczania należności w danym zakładzie pracy. Dokumentacja płacowa w tym kontekście sięga jednak znacznie szerzej. To także:
Co istotne, źródłem informacji na temat zasad płacowych, mogą być także wszelkiego rodzaju porozumienia, aneksy czy decyzje – np. decyzje dotyczące zajęć komorniczych, wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, orzeczenia sądu pracy, aneksy do umów o pracę dotyczące wynagrodzeń, odrębne regulaminy premiowania
i nagradzania.
Dokumentacją płacową będą także decyzje o przyznaniu premii, odszkodowań i wszelkie inne decyzje finansowe.
Ten obszar dokumentacji płacowej służy do sporządzania każdego miesiąca list płac, które są podstawą wypłaty wynagrodzeń pracowników. W ramach niego określony zostaje zakres wynagrodzenia, które przysługuje pracownikowi za dany miesiąc, wskazane jest, czy miał urlop, nadgodziny, prawo do opieki, L4 lub inną nieobecność, która może wpłynąć na wysokość wynagrodzenia.
W skład tego rodzaju dokumentacji mogą wchodzić:
Ostatnią część dokumentacji płacowej stanowią dokumenty pracownika, do których należą wszelkiego rodzaju oświadczenia, które bezpośrednio wpływają na sposób obliczania wynagradzania i przyznawania go. Dokumentacja płac w tym kontekście to np.:
Te pracownicze deklaracje wpływają na wysokość odprowadzanych składek czy podatków, a co za tym idzie finalną wysokość wypłacanego wynagrodzenia.
Opisana powyżej dokumentacja służy do comiesięcznego przygotowywania listy płac, która z kolei służy do prawidłowego wynagradzania pracownika oraz odprowadzenia stosownych składek i podatków. Prócz list płac pracodawca musi także prowadzić dla każdego pracownika imienną kartę wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą, na bazie której sporządza się dokumentację ubezpieczeniową i podatkową.
Zastanawiasz się, jak długo przechowywać dokumenty płacowe? Przepisy regulują to jednoznacznie. Dokładnie tak samo, jak inną, równie istotną kwestię, mianowicie: gdzie jest przechowywana dokumentacja płacowa? Zgodnie z prawem, dokumenty płacowe należy zachować przez 50 lat. Jako przedsiębiorca masz więc obowiązek przez 50 lat od zakończenia współpracy z pracownikiem przechowywać jego listy plac, karty wynagrodzeń lub inne dowody umożliwiające ustalenie wymiaru emerytury czy renty. W przypadku dokumentacji pomocniczej oraz obliczeniowej, która nie jest dowodem księgowym – limit ten wynosi 5 lat, kopie zaświadczeń o płacach i ich rejestry musisz zachować 3 lata.
Gdzie jest przechowywana dokumentacja płacowa?
Przede wszystkim w miejscu zapewniającym zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich oraz ich zniszczeniem lub uszkodzeniem. Mówimy o bardzo długim okresie czasu, więc dokumenty mogą być przechowywane zarówno w archiwum własnym, jak i zewnętrznym – kluczowe jest jednak ich bezpieczeństwo.
Wprowadzenie RODO spowodowało wzmożone zainteresowanie tematyką ochrony danych osobowych. Jednym z najważniejszych dokumentów, który powinien wytworzyć każdy przedsiębiorca zatrudniający jakichkolwiek pracowników, jest rejestr czynności przetwarzania. Ponadto obowiązkiem dokumentacji objęto obszar naruszeń ochrony danych osobowych. W przypadku wystąpienia takiego naruszenia przedsiębiorca bez zbędnej zwłoki zgłasza je właściwemu organowi nadzorczemu (Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Administrator został również zobowiązany do rzetelnego dokumentowania okoliczności naruszenia, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych.
Przed kontrolą warto upewnić się, że wszystkie wymagane dokumenty są na miejscu i są aktualne. Do podstawowych dokumentów należą: umowy o pracę lub inne akty równorzędne, układ zbiorowy pracy oraz regulamin wynagradzania, przepisy normujące problematykę wynagradzania (Kodeks pracy, Kodeks cywilny, ustawy i rozporządzenia), interpretacje urzędowe ww. przepisów, orzecznictwo sądowe w sprawach płacowych, opinie prawne w konkretnych sprawach dotyczących wynagrodzeń oraz inne akty decyzyjne dotyczące wynagrodzeń pracowników.
Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy są terminowe rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS. Warto pamiętać o tym, że podatnikami VAT są wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą: osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne. Podatek VAT należny występuje przy sprzedaży i jest kwotą należną do zapłaty na rzecz urzędu skarbowego. Natomiast podatek naliczony pojawia się przy fakturach zakupu i jest wartością, która pomniejsza zobowiązanie z tytułu VAT.
ZUS 2026 rośnie, bo składki liczy się od 60% prognozowanego wynagrodzenia (9420 zł). Nawet przy stałych przychodach zapłacisz więcej. Chcesz policzyć koszt i przygotować budżet? Skontaktuj się z Warido — online, na Enova365, z ISO 27001, bez niespodzianek już.
Od 1 stycznia 2026 r. płaca minimalna wyniesie 4806 zł brutto, a stawka godzinowa 31,40 zł. Jedna podwyżka rocznie zapewni stabilność i łatwiejsze planowanie. Skontaktuj się z Warido, by dostosować umowy i regulaminy do nowych stawek.
Nowe przepisy uznają doświadczenie spoza etatu – m.in. działalność gospodarczą i część umów cywilnych. Staż pracy będzie odzwierciedlał pełną karierę, a firmy zyskają spójne zasady HR. Skontaktuj się z Warido, by przygotować się na zmiany w przepisach.
Umowy zawierane w 100% online to nowy standard – od B2B po e-commerce i zdalne zatrudnienie. E-Doręczenia, e-podpis i zmiany w Kodeksie pracy dają szanse, ale też nakładają obowiązki. Skontaktuj się z Warido – pomożemy tworzyć bezpieczne, zgodne z prawem umowy cyfrowe.
Pracujesz na B2B i chcesz mieć płatny urlop bez utraty przychodu? Po zmianach w składkach i ryczałcie w 2025 r. warto zaplanować przerwę bez ryzyka dla cash-flow. Skontaktuj się z Warido – pomożemy tak ułożyć umowy i rozliczenia, by było to legalne i bezpieczne podatkowo.
Chcesz uporządkować pracę hybrydową i wykorzystać jej potencjał? Jasne zasady, prawidłowe rozliczenia home office i zgodność z Kodeksem pracy to klucz do spokoju i efektywności. Skontaktuj się z Warido – przygotujemy regulamin, policzymy koszty i zapewnimy zgodność z prawem.
Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.
Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.
Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.
Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.
Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.
Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.
