Jak obliczyć czas pracy w 2025 roku w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych?
8 października, 2024
Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Dokumentacja płacowa
Z WARIDO masz wszystko pod kontrolą!
Masz dość zajmowania się dokumentacją płacową? Nie wiesz, jak to zrobić? Poświęć więcej czasu na prowadzenie biznesu i pozwól nam zająć się wszystkimi formalnościami.
Zadbamy o to, abyś nigdy więcej nie musiał zajmować się obowiązkami związanymi z płacami i kadrami.
Zaoszczędź do 50% kosztów prowadzenia działalności i wróć do tego, co naprawdę ważne. Sprawdź nasze rozwiązanie! Zajmiemy się wszystkim od A do Z.
Dokumentacja płacowa, a konkretniej jej prowadzenie, jest podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy. Wygląda to bardzo podobnie, jak w przypadku dokumentacji kadrowej – pracodawca musi w odpowiedni sposób gromadzić, przechowywać i zabezpieczać dokumenty.
Jak to robić i na co zwrócić uwagę? Podpowiadamy i wspieramy Twój biznes m.in. poprzez Outsourcing kadr i płac.
Dokumentacja płac obejmuje wszystkie materiały, które wpływają na warunki zatrudnienia pracownika oraz otrzymywane przez niego wynagrodzenie lub określają je. To także wymóg prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji tyczącej się dodatkowych premii czy nagród.
Odpowiednie dokumenty płacowe są przygotowywane co miesiąc przez oddelegowane osoby, odpowiadające za wynagrodzenia. Równocześnie w skład dokumentacji płacowej wchodzą także dokumenty pracownicze, które wpływają na ostateczny charakter wyliczeń oraz przepisy prawa regulujące zasady ich wyliczeń.
Dokumentacja płacowa - co zawiera?
Dokumentacja płac obejmuje przede wszystkim:
- akty decyzyjne i akty prawne,
- okresową dokumentację pomocniczą i obliczeniową,
- dokumenty pracownicze.
Dokumentacja płacowa - przepisy
Te pierwsze, czyli akty decyzyjne i źródła prawa to nic innego, jak wszelkiego rodzaju zasady ustalania i obliczania należności w danym zakładzie pracy. Dokumentacja płacowa w tym kontekście sięga jednak znacznie szerzej. To także:
- wszystkie akty normatywne tyczące się wynagradzania pracowników,
- interpretacje urzędowe tych przepisów,
- orzeczenia sądów w powyższych sprawach lub opinie prawne,
- wewnętrzne uchwały i zarządzenia przedsiębiorstwa w sprawach polityki płac czy planów zatrudnienia,
- wszelkiego rodzaju zaświadczenia, sprawozdania, analizy, raporty oraz korespondencja płacowa.
Co istotne, źródłem informacji na temat zasad płacowych, mogą być także wszelkiego rodzaju porozumienia, aneksy czy decyzje – np. decyzje dotyczące zajęć komorniczych, wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, orzeczenia sądu pracy, aneksy do umów o pracę dotyczące wynagrodzeń, odrębne regulaminy premiowania
i nagradzania.
Dokumentacją płacową będą także decyzje o przyznaniu premii, odszkodowań i wszelkie inne decyzje finansowe.
Okresowa dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa
Ten obszar dokumentacji płacowej służy do sporządzania każdego miesiąca list płac, które są podstawą wypłaty wynagrodzeń pracowników. W ramach niego określony zostaje zakres wynagrodzenia, które przysługuje pracownikowi za dany miesiąc, wskazane jest, czy miał urlop, nadgodziny, prawo do opieki, L4 lub inną nieobecność, która może wpłynąć na wysokość wynagrodzenia.
W skład tego rodzaju dokumentacji mogą wchodzić:
- listy obecności, zestawienia godzinowe pracy lub karty pracy,
- inne dokumenty potwierdzające wykonanie pracy,
- zlecenia godzin nadliczbowych lub pracę w godzinach nocnych,
- wszelkie decyzje odnośnie przyznania nagród lub premii lub inne dokumenty je potwierdzające,
- dokumenty potwierdzające przebywanie np. na urlopie wypoczynkowym lub macierzyńskim, ale także zwolnienia lekarskie,
- dokumenty uprawniające do zastosowania kosztów uzyskania przychodów, ulg i dodatków.
Dokumentacja płacowa pracownika
Ostatnią część dokumentacji płacowej stanowią dokumenty pracownika, do których należą wszelkiego rodzaju oświadczenia, które bezpośrednio wpływają na sposób obliczania wynagradzania i przyznawania go. Dokumentacja płac w tym kontekście to np.:
- PIT-2,
- oświadczenie do celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
- oświadczenie do celów częściowego zaniechania poboru lub poboru zwiększonej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
Te pracownicze deklaracje wpływają na wysokość odprowadzanych składek czy podatków, a co za tym idzie finalną wysokość wypłacanego wynagrodzenia.
Opisana powyżej dokumentacja służy do comiesięcznego przygotowywania listy płac, która z kolei służy do prawidłowego wynagradzania pracownika oraz odprowadzenia stosownych składek i podatków. Prócz list płac pracodawca musi także prowadzić dla każdego pracownika imienną kartę wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą, na bazie której sporządza się dokumentację ubezpieczeniową i podatkową.
Dokumentacja płacowa - ile lat?
Zastanawiasz się, jak długo przechowywać dokumenty płacowe? Przepisy regulują to jednoznacznie. Dokładnie tak samo, jak inną, równie istotną kwestię, mianowicie: gdzie jest przechowywana dokumentacja płacowa? Zgodnie z prawem, dokumenty płacowe należy zachować przez 50 lat. Jako przedsiębiorca masz więc obowiązek przez 50 lat od zakończenia współpracy z pracownikiem przechowywać jego listy plac, karty wynagrodzeń lub inne dowody umożliwiające ustalenie wymiaru emerytury czy renty. W przypadku dokumentacji pomocniczej oraz obliczeniowej, która nie jest dowodem księgowym – limit ten wynosi 5 lat, kopie zaświadczeń o płacach i ich rejestry musisz zachować 3 lata.
Gdzie jest przechowywana dokumentacja płacowa?
Przede wszystkim w miejscu zapewniającym zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich oraz ich zniszczeniem lub uszkodzeniem. Mówimy o bardzo długim okresie czasu, więc dokumenty mogą być przechowywane zarówno w archiwum własnym, jak i zewnętrznym – kluczowe jest jednak ich bezpieczeństwo.
Dokumentacja płacowa a RODO - jakie są wymagania?
Wprowadzenie RODO spowodowało wzmożone zainteresowanie tematyką ochrony danych osobowych. Jednym z najważniejszych dokumentów, który powinien wytworzyć każdy przedsiębiorca zatrudniający jakichkolwiek pracowników, jest rejestr czynności przetwarzania. Ponadto obowiązkiem dokumentacji objęto obszar naruszeń ochrony danych osobowych. W przypadku wystąpienia takiego naruszenia przedsiębiorca bez zbędnej zwłoki zgłasza je właściwemu organowi nadzorczemu (Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Administrator został również zobowiązany do rzetelnego dokumentowania okoliczności naruszenia, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych.
Kontrola dokumentacji płacowej - jak się do niej przygotować?
Przed kontrolą warto upewnić się, że wszystkie wymagane dokumenty są na miejscu i są aktualne. Do podstawowych dokumentów należą: umowy o pracę lub inne akty równorzędne, układ zbiorowy pracy oraz regulamin wynagradzania, przepisy normujące problematykę wynagradzania (Kodeks pracy, Kodeks cywilny, ustawy i rozporządzenia), interpretacje urzędowe ww. przepisów, orzecznictwo sądowe w sprawach płacowych, opinie prawne w konkretnych sprawach dotyczących wynagrodzeń oraz inne akty decyzyjne dotyczące wynagrodzeń pracowników.
Dokumentacja płacowa a rozliczenia z ZUS i US - co warto wiedzieć?
Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy są terminowe rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS. Warto pamiętać o tym, że podatnikami VAT są wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą: osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne. Podatek VAT należny występuje przy sprzedaży i jest kwotą należną do zapłaty na rzecz urzędu skarbowego. Natomiast podatek naliczony pojawia się przy fakturach zakupu i jest wartością, która pomniejsza zobowiązanie z tytułu VAT.
KADRY I PŁACE NA BLOGU
Zatrudnienie studenta a składki ZUS i PIT – kiedy należy odprowadzać?
1 października, 2024
Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, z jakich składek ZUS i podatków jesteś zwolniony w zależności od charakteru umowy.
Emerytury nauczycieli: Zmiany od września 2024
23 sierpnia, 2024
Od września 2024 roku nauczycieli czekają zmiany w przepisach emerytalnych oraz nowych warunkach zatrudnienia. Dowiedz się, jakie możliwości daje nowa ścieżka emerytalna oraz jak zmienia się zatrudnienie nauczycieli w świetle nowych przepisów.
Czas pracy młodocianego a święto w sobotę: Jak to działa?
22 sierpnia, 2024
Czy młodociany pracownik ma prawo do dnia wolnego za święto przypadające w sobotę? To pytanie zadaje sobie wielu pracodawców i młodocianych pracowników. Odpowiedź jest jednoznaczna – tak, młodociani pracownicy również mają prawo do dodatkowego dnia wolnego, gdy święto przypada na dzień wolny od pracy. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce!
Fundusz Pracy i FGŚP – kto płaci składki?
19 sierpnia, 2024
Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pełnią kluczową funkcję w systemie wsparcia rynku pracy i ochrony pracowników. W 2023 roku na realizację działań aktywizujących rynek pracy przeznaczono z Funduszu Pracy ponad 3,5 miliarda złotych, co znacząco wpłynęło na zmniejszenie stopy bezrobocia w Polsce.
Umowa na zastępstwo – czym jest i co powinna zawierać?
15 sierpnia, 2024
Twój pracownik idzie na urlop macierzyński, wychowawczy albo poważnie zachorował? Każda dłuższa nieobecność pracownika może negatywnie wpłynąć na rozwój firmy. Na szczęście masz prawo zatrudnić osobę na zastępstwo, która przejmie obowiązki nieobecnej. Na czym polega umowa na zastępstwo i jakie przepisy Cię obowiązują? Przeczytaj artykuł, a dowiesz się wszystkiego i być może uchronisz się dzięki temu przed karą finansową.
Co zyskujesz współpracując z naszym biurem rachunkowym?
Nowoczesne usługi księgowe
Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.
Kadra zaufanych ekspertów
Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.
Stały dostęp online
Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.
Biuro rachunkowe enova
Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.
Bezpieczeństwo i komfort
Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.
Edukacja w bonusie
Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.
