Praca hybrydowa a rozliczenia pracownicze – wyzwania podatkowe i kadrowe

Praca hybrydowa a rozliczenia pracownicze
Praca hybrydowa na stałe wpisała się w realia wielu polskich przedsiębiorstw, łącząc zalety pracy zdalnej i stacjonarnej. Taki model daje większą elastyczność, podnosi satysfakcję zespołów i nierzadko przekłada się na lepsze wyniki.

Napisz: sekretariat@warido.com
lub zadzwoń: +48 537 726 726

Spis treści

Model pracy hybrydowej na dobre zagościł w polskich firmach. Łącząc elementy pracy stacjonarnej i zdalnej, zapewnia elastyczność, większe zadowolenie pracowników i często – wyższą efektywność. Jednak za nowym podejściem do organizacji pracy idą także nowe wyzwania – zwłaszcza w obszarze kadr, podatków i rozliczeń. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym zagadnieniom: delegacjom, kosztom home office, rozliczeniom VAT i ZUS oraz różnicom między umowami B2B a umowami o pracę w środowisku hybrydowym.

 

Delegacje w modelu hybrydowym – nowe definicje i praktyka

Czy dojazd do biura to delegacja?

W przypadku pracy hybrydowej częstym pytaniem jest: czy dojazd pracownika do biura może zostać uznany za delegację? Odpowiedź zależy od tego, gdzie formalnie zlokalizowane jest miejsce pracy w umowie.

Jeśli pracownik ma wskazane biuro jako miejsce pracy, to dojazdy tam nie są delegacją – są to standardowe obowiązki zawodowe. Natomiast jeśli umowa przewiduje pracę zdalną jako podstawowy model, a wizyta w siedzibie firmy odbywa się okazjonalnie lub na polecenie pracodawcy – wtedy można ją kwalifikować jako podróż służbową, a tym samym rozliczać diety, zwrot kosztów transportu i noclegów.

Kluczowe dokumenty i procedury

Aby uniknąć sporów z ZUS czy urzędem skarbowym, konieczne jest:

  • sporządzanie poleceń wyjazdu służbowego,
  • prowadzenie ewidencji delegacji,
  • wypłacanie diety i zwrotu kosztów zgodnie z przepisami.

 

Home office – koszty, które można rozliczyć

Jakie koszty mogą być zwracane?

Praca zdalna generuje dodatkowe koszty dla pracownika – np. za prąd, internet, czy zużycie materiałów biurowych. Pracodawca może:

  • wypłacać ryczałt lub zwrot rzeczywistych kosztów,
  • udostępniać sprzęt i narzędzia pracy (komputer, krzesło, biurko),
  • pokrywać koszty wyposażenia stanowiska pracy (zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy z 2023 r.).

Opodatkowanie i ZUS

Zwrot kosztów home office może być:

  • nieopodatkowany (jeśli spełnia warunki zwrotu kosztów związanych z pracą),
  • zwolniony z ZUS, jeśli stanowi ekwiwalent za używanie własnych narzędzi pracy (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT i § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego).

Ale uwaga – konieczne są regulaminy pracy zdalnej i dokumentacja poniesionych kosztów lub ustalony ryczałt, by uniknąć zarzutów o ukryte wynagrodzenie.

 

VAT i praca hybrydowa – na co uważać?

W kontekście VAT najczęściej pojawiają się dwa zagadnienia:

  1. Refakturowanie kosztów

W przypadku pracy zdalnej część kosztów może być dzielona między firmę a kontrahentów (np. najem biura coworkingowego czy usług IT używanych zdalnie). Należy tu stosować zasadę:

  • refakturowania kosztów z należnym VAT, jeśli refakturowana usługa podlega opodatkowaniu.
  1. Miejsce świadczenia usług a VAT

Dla firm działających w modelu międzynarodowym, które mają pracowników w różnych krajach UE, istotne staje się pytanie: gdzie powstaje obowiązek podatkowy? W przypadku niektórych usług (np. doradczych, informatycznych) – liczy się miejsce siedziby klienta, ale fizyczna obecność pracownika (np. w Niemczech) może rodzić obowiązek rejestracji do VAT w tym kraju.

 

Umowa o pracę vs. B2B w modelu hybrydowym

Ryzyko pozorności B2B

Pracodawcy muszą jednak uważać na tzw. pozorność umowy B2B – gdy faktycznie spełnia ona kryteria stosunku pracy (podporządkowanie, czas i miejsce pracy, obowiązki jak u pracownika). W razie kontroli ZUS lub PIP może dojść do przekształcenia kontraktu w umowę o pracę i naliczenia zaległych składek.

 

Podsumowanie – dobre praktyki dla działów HR i księgowości

Praca hybrydowa wymaga nowego podejścia do dokumentacji, regulaminów i rozliczeń. Oto kilka kluczowych rekomendacji:

  1. Zaktualizuj umowy i regulaminy – wskaż miejsce pracy, zasady zwrotów kosztów, tryb pracy hybrydowej.
  2. Wprowadź procedury delegacyjne – jasno określ, kiedy wyjazd do biura jest podróżą służbową.
  3. Ustal zasady rozliczania kosztów home office – z dokumentacją lub ryczałtem.
  4. Przeanalizuj kontrakty B2B – pod kątem zgodności z przepisami i rzeczywistego charakteru współpracy.
  5. Konsultuj się z doradcą podatkowym – szczególnie w sprawach VAT i transgranicznych obowiązków.

Praca hybrydowa to przyszłość rynku pracy, ale jej wdrożenie musi być przemyślane pod kątem prawnym i podatkowym. Dzięki odpowiednim procedurom i świadomości przepisów można uniknąć ryzyk i w pełni wykorzystać zalety elastycznej organizacji pracy.

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

Jak wypełnić PCC‑3 i kiedy należy go złożyć

Jak wypełnić PCC‑3 i kiedy należy go złożyć?

Druk PCC-3 to jeden z urzędowych formularzy, który potrafi skutecznie popsuć nastrój nawet wytrawnemu przedsiębiorcy. Podatek od czynności cywilnoprawnych obejmuje bowiem nie tylko zakup auta czy lokalu, ale również zawarcie pożyczki, ustanowienie hipoteki czy podwyższenie kapitału zakładowego spółki.

Czytaj więcej »
Podatek progresywny w Polsce

Podatek progresywny w Polsce – na czym polega i jak funkcjonuje?

W świecie podatków nie brakuje sporów i dylematów, które zajmują zarówno osoby zatrudnione, jak i właścicieli firm. Jednym z najczęściej poruszanych zagadnień jest podatek progresywny – mechanizm mający na celu wspieranie równości społecznej, ale jednocześnie budzący obawy dotyczące jego oddziaływania na chęć do pracy i tempo rozwoju gospodarki.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.