Nieodpłatne świadczenia w rozliczeniach PIT – sposób ewidencji i księgowania

Nieodpłatne świadczenia to temat, który niejednokrotnie budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców i osób odpowiedzialnych za księgowość. Pod pojęciem „nieodpłatne świadczenie” należy rozumieć każde świadczenie – rzeczowe bądź usługowe – z którego korzysta podatnik, a za które w normalnych warunkach należałaby się zapłata (np. faktura), jednak w konkretnym przypadku podatnik tej opłaty nie ponosi. W praktyce oznacza to, że ktoś uzyskał korzyść majątkową bez poniesienia kosztu. Jak zatem kwalifikować takie świadczenia w świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)? Jak je ewidencjonować oraz jakie mają konsekwencje w księgach?

W poniższym artykule przyjrzymy się najważniejszym zagadnieniom, w tym rozróżnieniu na nieodpłatne świadczenia dla pracowników oraz osób spoza firmy (kontrahentów), a także wskażemy, jak poprawnie je rozliczać.

1. Czym są nieodpłatne świadczenia?

Definicja ustawowa

Choć przepisy nie definiują wprost określenia „nieodpłatne świadczenie”, to w orzecznictwie i interpretacjach podatkowych przyjmuje się, że przez nieodpłatne świadczenia rozumie się wszelkie zdarzenia prawne i gospodarcze, w których jedna strona kosztem swojego majątku lub aktywów przysporzyła drugiej stronie korzyść w postaci:

• nieodpłatnego używania rzeczy lub prawa (np. udostępnienie lokalu bez czynszu),
• nieodpłatnego świadczenia usług (np. porada prawna bez wynagrodzenia),
• innego zdarzenia prawnego lub gospodarczego, w wyniku którego podatnik osiąga korzyść majątkową.

Katalog nieodpłatnych świadczeń

Z perspektywy podatkowej katalog przykładowych nieodpłatnych świadczeń jest szeroki i może obejmować:

1. Bezpłatne udostępnienie samochodu służbowego w celach prywatnych (dla pracownika lub współpracownika).
2. Bezpłatne zakwaterowanie (np. mieszkanie służbowe).
3. Bezpłatne wyżywienie (obiady, przekąski w miejscu pracy).
4. Bezpłatny transport (przewóz pracowników do i z miejsca pracy).
5. Bezpłatne porady doradcze (np. konsultacje prawne, księgowe) świadczone kontrahentowi.
6. Darmowe szkolenia (niekiedy finansowanie szkoleń dla niepracowników, np. współpracowników-doradców).

Dla celów podatkowych kluczowe jest ustalenie, czy świadczenie to stanowi przychód dla beneficjenta (czyli osoby lub podmiotu, który daną korzyść uzyskuje).

2. Nieodpłatne świadczenia dla pracowników

Pracownicy otrzymują często różnego rodzaju dodatkowe świadczenia – zarówno finansowe, jak i pozafinansowe – od swoich pracodawców. W wielu przypadkach stanowią one przychód ze stosunku pracy i powinny zostać opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Należy wówczas uwzględnić je w ewidencji księgowej jako koszt pracodawcy i przychód pracownika.

2.1. Czy darmowe obiady dla pracowników to koszt firmy?

To pytanie często pada w kontekście nieodpłatnych świadczeń. Aby odpowiedzieć, należy przeanalizować:

1. Czy darmowe posiłki stanowią przychód pracownika?
   Zgodnie z przepisami, jeżeli pracodawca zapewnia pracownikom nieodpłatne wyżywienie (np. obiady w stołówce zakładowej), wówczas wartość takiego świadczenia zwykle stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których prawo do posiłków wynika bezpośrednio z przepisów BHP (np. posiłki regeneracyjne na stanowiskach związanych z pracą w trudnych warunkach), wtedy w pewnych przypadkach świadczenia mogą korzystać ze zwolnień.
2. Jak ustalić wartość obiadu?
   Wartość nieodpłatnego świadczenia ustala się zasadniczo w oparciu o ceny rynkowe (porównywalne usługi/produkty). Jeśli firma korzysta z zewnętrznej stołówki czy cateringu, przyjmuje się koszt, jaki płaci firma za wyżywienie jednego pracownika (np. faktura wystawiana przez firmę cateringową).
3. Czy poniesione wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu?
   Dla przedsiębiorcy (pracodawcy) wydatek na darmowe obiady może stanowić koszt podatkowy, jeśli wykazuje on związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganiem przychodu. Z zasady wydatki na rzecz pracowników (związane z motywowaniem, zwiększaniem efektywności, poprawą warunków pracy) mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu firmy. Organy podatkowe przeważnie uznają, że są to tzw. pośrednie koszty działalności.

Uwaga: Każdorazowo warto sprawdzić, czy nie obowiązują szczególne przepisy zwalniające z opodatkowania. Przykładem mogą być posiłki profilaktyczne wymagane przez przepisy, które pozostają poza przychodem pracownika.

2.2. Składki ZUS od wartości świadczenia

W przypadku nieodpłatnych świadczeń dla pracowników kluczowe jest także ustalenie, czy od ich wartości należy odprowadzić składki ZUS. Co do zasady, jeżeli dane świadczenie jest związane ze stosunkiem pracy (stanowi typowe wynagrodzenie w naturze), to jego wartość powinna zostać włączona do podstawy wymiaru składek. Z kolei, gdy dane świadczenie jest zwolnione z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – wynika to z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i odpowiednich rozporządzeń ZUS.

3. Nieodpłatne świadczenia dla osób spoza firmy

Nieodpłatne świadczenia mogą również dotyczyć osób i podmiotów niebędących pracownikami, np. kontrahentów czy współpracowników na umowach cywilnoprawnych. Przykładem może być udzielenie nieodpłatnej porady, wynajem lokalu lub środka transportu bez wynagrodzenia.

W takiej sytuacji istotne jest ustalenie:

• czy powstaje przychód po stronie otrzymującego świadczenie (w tym, z jakiego źródła – z działalności gospodarczej czy z innych źródeł),
• czy i w jaki sposób należy rozliczyć to w kosztach i przychodach obu stron.

Z punktu widzenia osoby otrzymującej nieodpłatne świadczenie, ma ona przychód w wysokości wartości rynkowej tego świadczenia. Ten przychód może podlegać opodatkowaniu PIT (np. przychody z innych źródeł albo przychody z działalności gospodarczej – zależnie od sytuacji).

Przykładowo, jeśli przedsiębiorca udostępnia bezpłatnie lokal na krótkotrwałe spotkania biznesowe swojemu partnerowi handlowemu (np. spółce), to wartość wynajmu w normalnych warunkach mogłaby być określona, przykładowo, na 500 zł za dzień. O tyle wzbogaca się partner handlowy, więc – z perspektywy podatków dochodowych – powstaje u niego przychód w kwocie odpowiadającej wartości rynkowej najmu.

4. Ustalenie wartości nieodpłatnego świadczenia

Przepisy ustawy o PIT przewidują, że w przypadku nieodpłatnych świadczeń wartość świadczenia ustala się w oparciu o:

• ceny rynkowe, stosowane w obrocie rzeczami/usługami tego samego rodzaju i gatunku,
• względnie koszty poniesione przez świadczącego (jeżeli nie da się ustalić ceny rynkowej).

W praktyce, jeśli przedsiębiorca korzysta z usług firm trzecich (fakturowanie), wartość nieodpłatnego świadczenia określa się na podstawie kwot z faktur. Jeśli natomiast firma świadczy usługę we własnym zakresie (np. użycza samochód), przyjmuje się wartość, jaką użytkownik musiałby zapłacić na rynku za wynajem porównywalnego pojazdu.

5. Ewidencja księgowa i rozliczenia PIT

5.1. Ewidencja u pracodawcy (świadczeniodawcy)

• Koszty uzyskania przychodów:
  Wydatki poniesione na świadczenia dla pracowników mogą stanowić koszt uzyskania przychodu (np. zakup posiłków, dofinansowanie dojazdów do pracy, zakup sprzętu udostępnianego pracownikom). Księguje się je w kosztach działalności operacyjnej jako koszty pracownicze lub inne właściwe koszty rodzajowe – w zależności od polityki rachunkowości i planu kont.
• Podatek dochodowy (zaliczka od wynagrodzeń):
  Jeżeli wartość świadczeń jest doliczana do przychodu pracownika, pracodawca jako płatnik uwzględnia ją w podstawie opodatkowania i oblicza od niej zaliczkę na PIT.
• Składki ZUS:
  W przypadku świadczeń stanowiących podstawę wymiaru składek, należy je uwzględnić w dokumentacji ZUS i w raportach przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

5.2. Ewidencja u pracownika (świadczeniobiorcy)

Dla pracownika (osoby fizycznej) wartość nieodpłatnego świadczenia stanowi przychód ze stosunku pracy, jeśli spełnione są kryteria ustawowe (zwłaszcza jeśli nie przysługuje zwolnienie z podatku dochodowego). Z reguły pracownik nie musi samodzielnie ujmować w ewidencji otrzymanych świadczeń, ponieważ to płatnik (pracodawca) wykazuje je w PIT-11 i pobiera zaliczkę na podatek.

5.3. Ewidencja u kontrahenta niebędącego pracownikiem

Jeżeli świadczenie otrzymuje inny podmiot (np. zleceniobiorca, kontrahent), wartość świadczenia może stanowić dla niego przychód z działalności gospodarczej lub z innych źródeł. Zasady rozliczenia zależą od tego, czy współpracuje on na podstawie umowy cywilnoprawnej, czy prowadzi własną firmę. Najczęściej to sam świadczeniobiorca musi wykazać w swoich rozliczeniach (PIT lub księgach rachunkowych) wartość otrzymanego świadczenia.

6. Przykładowe sytuacje rozliczeń

1. Darmowe obiady dla pracowników w firmie
   • Pracodawca kupuje posiłki, ponosi wydatek (wartość faktury) i księguje w koszty operacyjne.
   • Wartość posiłku przypadającą na pracownika dolicza się do jego przychodu i opodatkowuje oraz oskładkowuje (chyba że istnieją przepisy zwalniające z PIT lub ZUS).
   • Pracownik otrzymuje informację na PIT-11 o wartości świadczenia.
2. Bezpłatne użyczenie samochodu osobie współpracującej na B2B
   • Świadczeniodawca (firma) użycza samochód współpracownikowi (nie pracownikowi), aby ten mógł dojeżdżać do klientów.
   • Wartość rynkowego najmu samochodu stanowi przychód świadczeniobiorcy (musi on doliczyć tę kwotę do przychodów z działalności gospodarczej).
   • Świadczeniodawca nie wystawia faktury, ale powinien móc wykazać, że ponosi koszty związane z samochodem (amortyzacja, ubezpieczenie, paliwo) – nie zawsze będą to jednak w pełni koszty uzyskania przychodów, zwłaszcza jeśli nie mają bezpośredniego związku z działalnością świadczeniodawcy.
3. Darmowe świadczenie w postaci szkoleń dla kontrahenta
   • Firma szkoleniowa zgadza się przeszkolić grupę pracowników kontrahenta bezpłatnie.
   • Wartość rynkowa takiego szkolenia stanowi przychód kontrahenta (jego pracowników lub bezpośrednio firmy, zależnie od okoliczności).
   • W przypadku pracowników kontrahenta przychód może podlegać opodatkowaniu u każdego pracownika. Jeśli natomiast całość korzyści dostaje firma kontrahenta (która płaci PIT/CIT), przychód powstanie po stronie spółki (podmiotu gospodarczego).

7. Najczęstsze błędy w rozliczaniu nieodpłatnych świadczeń

1. Pomijanie wartości świadczenia w PIT
   • Częstym błędem jest niewykazywanie w ogóle przychodu z nieodpłatnych świadczeń (np. korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych bez rozliczenia).
2. Błędne ustalanie wartości rynkowej
   • Niekiedy przedsiębiorcy ustalają wartość świadczenia „zaniżoną” lub „na oko”, nie powołując się na realne ceny rynkowe.
3. Niewłaściwe kwalifikowanie wydatków w kosztach firmowych
   • Każde świadczenie powinno być odpowiednio uzasadnione, aby można je było zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów – brak odpowiedniego uzasadnienia powoduje ryzyko sporu z organami podatkowymi.

Nieodpłatne świadczenia – podsumowanie

Nieodpłatne świadczenia w kontekście podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) są szczególnie wrażliwym obszarem, wymagającym prawidłowego ustalenia:

1. Czy u beneficjenta (osoby otrzymującej świadczenie) powstaje przychód i w jakiej wysokości,
2. Kto i w jaki sposób ma obowiązek pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek,
3. Czy świadczenie to wiąże się z kosztami uzyskania przychodu u podmiotu udzielającego świadczenia,
4. Czy podlega składkom ZUS (w przypadku pracowników).

Dla księgowych i pracodawców ważne jest, by szczegółowo przeanalizować sytuację, przygotować odpowiednie dokumenty potwierdzające wartość rynkową świadczenia, a także dopełnić wszelkich obowiązków sprawozdawczych. Wówczas ryzyko ewentualnych sporów z fiskusem zostanie ograniczone, a firma zachowa transparentność i porządek w księgach rachunkowych.

Pamiętaj: w przypadku wątpliwości co do kwalifikacji określonego świadczenia, warto sięgnąć po bieżące interpretacje podatkowe lub skonsultować się z doradcą podatkowym. Przepisy i linie orzecznicze potrafią się zmieniać, a każda sytuacja może nosić swoje indywidualne cechy decydujące o rozstrzygnięciu organów skarbowych.

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.