Rozliczanie przychodów i kosztów w okresie zawieszenia firmy – praktyczny poradnik

Zawieszenie działalności gospodarczej może być dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy chcą ograniczyć koszty prowadzenia firmy w okresie, gdy nie generuje ona wystarczających przychodów lub gdy z innych przyczyn nie mogą jej prowadzić w pełnym zakresie. Mimo że procedura zawieszenia jest stosunkowo prosta, budzi jednak wątpliwości w kwestii rozliczania przychodów i kosztów, które mogą się pojawić w trakcie tego okresu. W niniejszym artykule wyjaśniamy podstawowe zasady oraz przedstawiamy praktyczne przykłady.

Czym jest zawieszenie działalności gospodarczej?

Zawieszenie działalności oznacza przerwę w aktywnym prowadzeniu firmy, z jednoczesnym ograniczeniem (lub całkowitym wyłączeniem) niektórych obowiązków związanych z jej bieżącym funkcjonowaniem. W Polsce regulacje dotyczące zawieszenia działalności określają m.in. przepisy Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (obecnie w zakresie ustawy – Prawo przedsiębiorców) i Kodeksu spółek handlowych (dla spółek).

Kto może zawiesić działalność?

• Jednoosobowi przedsiębiorcy (osoby fizyczne) wpisani do CEIDG.
• Spółki osobowe (np. spółka jawna, partnerska) i kapitałowe (np. spółka z o.o.), o ile nie zatrudniają pracowników (lub zatrudniają wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, które można rozwiązać przed zawieszeniem).

Jak długo można zawiesić działalność?

• Przedsiębiorcy indywidualni mogą zawiesić działalność na czas nieokreślony (ale nie krótszy niż 30 dni).
• Spółki mogą zawiesić działalność maksymalnie na 24 miesiące.

Zasady ogólne w okresie zawieszenia

Decyzja o zawieszeniu działalności oznacza ograniczenie pewnych aktywności, a w szczególności:

1. Brak obowiązku składania deklaracji i opłacania składek ZUS – nie licząc sytuacji, gdy przedsiębiorca ma dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne lub kontynuuje inne ubezpieczenia.
2. Zwolnienie z obowiązku składania zaliczek na podatek dochodowy – jeśli w trakcie zawieszenia nie generujemy przychodu (lub nie dokonujemy płatności, które byłyby kosztem podatkowym).
3. Możliwość niewystawiania faktur – przy założeniu, że nie pojawiają się nowe zdarzenia gospodarcze w trakcie zawieszenia.

Należy jednak pamiętać, że w okresie zawieszenia nadal można wykonywać pewne czynności, np.:

• Rozliczać dotychczasowe zobowiązania finansowe (w tym podatkowe).
• Pobierać należności za wcześniej wykonaną pracę lub sprzedane towary/usługi.
• Dokonywać czynności zachowawczych (utrzymanie mienia firmy, np. opłacanie niezbędnego minimalnego ubezpieczenia).

Czy w trakcie zawieszenia mogą wystąpić przychody i koszty?

Tak. Mimo formalnego braku aktywnej działalności, przedsiębiorcy często mają zdarzenia gospodarcze związane z okresem sprzed zawieszenia, które przekładają się na przychody lub koszty w okresie zawieszenia. Przykładowo:

• Przychody: kontrahent uregulował w okresie zawieszenia zaległą należność, za którą faktura została wystawiona wcześniej (przed zawieszeniem).
• Koszty: firma spłaca ratę leasingu za samochód nabyty jeszcze przed zawieszeniem lub opłaca hosting za stronę internetową, który jest niezbędny do zachowania ciągłości wizerunku firmy.

Zasada ogólna

Przychody i koszty związane z umowami zawartymi przed okresem zawieszenia można rozliczać również w trakcie zawieszenia. Nie należy jednak generować nowych aktywności biznesowych, czyli nie powinniśmy podejmować nowych zamówień, zawierać umów bezpośrednio związanych z osiąganiem przychodu (chyba że są to sytuacje wyjątkowe, dopuszczone przepisami, np. czynności niezbędne do zabezpieczenia źródła przychodów).

Rozliczanie przychodów w okresie zawieszenia

1. Przychody z wcześniejszych umów
   Jeśli kontrahent zapłacił zaległą należność w trakcie zawieszenia, jesteśmy zobowiązani do jej wykazania w ewidencji księgowej (np. w KPiR w przypadku przedsiębiorców rozliczających się w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
   • Fakturę wystawiliśmy wcześniej, ale sam wpływ gotówki następuje w okresie zawieszenia.
   • Taki przychód rozliczamy na tych samych zasadach, co w sytuacji, gdy firma nie jest zawieszona. Zazwyczaj dla podatku dochodowego liczy się data wystawienia faktury lub data wykonania usługi (w zależności od formy księgowości i rodzaju transakcji).
2. Brak nowych usług i dostaw
   Nie możemy świadczyć nowych usług (chyba że dotyczą one zdarzeń sprzed zawieszenia), ani sprzedawać towarów z nowo zakupionych partii w trakcie zawieszenia. Jednakże jeśli podpisaliśmy kontrakt przed zawieszeniem, a dopiero w okresie zawieszenia pojawia się płatność – to jest to dopuszczalne.

Rozliczanie kosztów w okresie zawieszenia

1. Koszty stałe i zobowiązania sprzed zawieszenia
   Przedsiębiorca, nawet podczas zawieszenia, może nadal ponosić koszty związane z wcześniej zawartymi umowami. Będą to np.:
   • Raty leasingowe za sprzęt lub samochód.
   • Opłaty za czynsz (jeśli mamy wynajmowany lokal), media, hosting, domenę.
   • Abonamenty za oprogramowanie niezbędne do funkcjonowania biznesu (np. księgowość online).
   • Ubezpieczenie firmowe.

Te koszty można w dalszym ciągu księgować i rozliczać podatkowo, o ile pozostają w związku z działalnością gospodarczą i wynikają z wcześniej zawartych umów.

2. Zakaz ponoszenia nowych kosztów związanych z bieżącą działalnością
   Zawieszenie działalności wyklucza dokonywanie zakupów towarów czy usług, które służyłyby do generowania nowego przychodu. Oznacza to, że nowe wydatki na rozwój, reklamę, materiały do produkcji itp. – jeśli są związane z dalszą, aktywną działalnością – powinny zostać przesunięte do momentu odwieszenia firmy.
3. Zgłaszanie kosztów do KPiR
   Jeżeli stosujemy podatkową księgę przychodów i rozchodów, to w okresie zawieszenia wpisujemy tylko te wydatki, które:
   • Wynikają z wcześniej zawartych umów.
   • Są niezbędne do zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.
   • Nie wiążą się z bieżącą, aktywną sprzedażą.
4. Podatek dochodowy i VAT
   • Jeśli w okresie zawieszenia mamy koszty (np. leasing), to w przypadku podatku dochodowego możemy je rozliczyć normalnie – obniżą podstawę opodatkowania (jeśli mamy do tego prawo w związku z formą opodatkowania).
   • W zakresie VAT, jeżeli jesteśmy czynnym podatnikiem, w okresie zawieszenia co do zasady nie składamy deklaracji VAT. Jednak jeśli pojawiają się transakcje podlegające opodatkowaniu (np. zapłata należności za wcześniejszą dostawę towarów), można być zobowiązanym do złożenia deklaracji za miesiąc (kwartał), w którym transakcja miała miejsce.

Praktyczne przykłady zastosowania

Przykład 1: Sklep internetowy z zawieszoną działalnością

• Sytuacja: Pan Adam prowadził sklep internetowy z akcesoriami sportowymi. Z powodu sezonowości i problemów z dostawami zdecydował się zawiesić działalność na 6 miesięcy.
• Przychody w trakcie zawieszenia: Kontrahent spłacił zaległą fakturę wystawioną w poprzednim miesiącu (przed zawieszeniem). Pan Adam zaksięgował tę płatność w KPiR, ale nie musiał składać nowej faktury – ta była już wystawiona wcześniej.
• Koszty: Pan Adam nadal ponosił koszt abonamentu za serwer i domenę sklepu (umowę zawarł przed zawieszeniem) – jest to wydatek potrzebny do utrzymania strony i niezbędny do zachowania źródła przychodów. Te koszty mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Przykład 2: Fotograf w zawieszeniu z ratą leasingową

• Sytuacja: Pani Katarzyna jest fotografem, kupiła sprzęt na raty leasingu. Postanowiła zawiesić firmę na czas urlopu macierzyńskiego (na 12 miesięcy).
• Przychody w trakcie zawieszenia: Nie świadczy nowych usług, nie wystawia nowych faktur. Jednak pojawiła się zaległa płatność od klienta, za sesję wykonaną przed zawieszeniem. Ta należność stanowi przychód rozliczany w tym okresie, ale wynika z wcześniejszego zlecenia.
• Koszty: Raty leasingowe za aparat i lampy błyskowe – zawarte przed zawieszeniem – nadal musi opłacać. Są to dla niej koszty firmowe, pomimo że chwilowo nie wykonuje zleceń.

Przykład 3: Spółka z o.o. wstrzymująca działalność

• Sytuacja: Spółka z o.o. zatrudniała wyłącznie jednego członka zarządu na umowę zlecenie, którą rozwiązano przed zawieszeniem. Spółka zdecydowała się zawiesić działalność na 12 miesięcy z uwagi na brak kontraktów.
• Koszty: Czynsz za wynajem biura został rozwiązany (umowa zakończyła się przed zawieszeniem), jednak spółka nadal opłaca hosting poczty firmowej i stronę www. Rozlicza te wydatki w kosztach, bo ma obowiązek przechowywać dane i utrzymywać minimalną infrastrukturę.
• Przychody: Nie wystąpiły żadne nowe wpływy. Spółka w tym okresie nie składa deklaracji VAT (deklaracje zerowe nie są składane, o ile nie ma żadnych zdarzeń).

Czy zawieszenie firmy się opłaca?

Zawieszenie działalności pozwala znacząco zredukować część kosztów stałych i ogranicza formalności (np. zwalnia z opłacania składek ZUS, o ile nie ma obowiązku kontynuowania dobrowolnych ubezpieczeń). Może to być korzystne w sytuacji, gdy firma przechodzi trudniejszy okres finansowy, a nie generuje wystarczających przychodów.

Jednak należy rozważyć:

• Czy przedsiębiorca ma nadal jakieś koszty (leasing, czynsz itp.), których nie da się uniknąć?
• Czy po zawieszeniu będzie mógł powrócić na rynek bez utraty klientów?
• Czy istnieje możliwość przejęcia części klientów przez konkurencję w czasie zawieszenia?
• Jakie obowiązki formalne wciąż pozostają w trakcie zawieszenia (np. składanie deklaracji podatkowych w określonych sytuacjach)?

Z reguły, jeśli firma nie generuje stałych przychodów i jest ryzyko dalszego ponoszenia kosztów, zawieszenie działalności pozwala w bezpieczny sposób przeczekać trudny okres. Warto jednak zachować ostrożność, by w czasie zawieszenia nie angażować się w nowe kontrakty – przepisy określają kary finansowe za wykonywanie aktywnej działalności przy formalnym zawieszeniu.

Wnioski i rekomendacje

Zawieszenie działalności to skuteczne narzędzie pozwalające przedsiębiorcom odpocząć od bieżącej aktywności lub przeczekać okres, w którym biznes nie przynosi zadowalających rezultatów. Kluczowe jest jednak prawidłowe rozliczanie przychodów i kosztów, zwłaszcza tych, które wynikają z umów sprzed zawieszenia. Dzięki temu unikniemy problemów podatkowych i kar, a jednocześnie korzystnie ograniczymy część wydatków związanych z prowadzeniem firmy.

Przed podjęciem decyzji o zawieszeniu warto przeanalizować wszystkie czynniki finansowe oraz specyfikę branży, aby sprawdzić, czy w dłuższej perspektywie zawieszenie będzie rozwiązaniem opłacalnym.

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.