Zadbamy o porządek w dokumentach pracowniczych
Przygotowanie dokumentacji kadrowej to proces czasochłonny, kosztowny i podatny na błędy. Oszczędzaj czas i pieniądze na żmudnych zadaniach HR. Zwiększ produktywność i zmniejsz ryzyko pomyłek korzystając z oferty Warido.
Mamy wiele lat doświadczenia z dokumentacją HR i możemy pomóc Ci zaoszczędzić czas i pieniądze. Przygotujemy dokumenty potrzebne do rozpoczęcia lub rozszerzenia działalności, w tym umowy o prace, dokumenty pracownicze, a także wewnętrzną politykę i procedury.
Skontaktuj się z nami już teraz!
Dokumentacja kadrowa tyczy się każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę – od momentu jej podpisania pracodawca ma obowiązek odpowiedniego gromadzenia i przechowywania dokumentów tyczących się przebiegu pracy.
O czym jako pracodawca powinieneś pamiętać, by nie narazić się na odpowiedzialność wynikającą z niedopełnienia obowiązków?
Warto zacząć od samego wyjaśnienia pojęcia: dokumentacja kadrowa. Obejmuje ona dwa zakresy: akta osobowe pracownika oraz wszystkie inne dokumenty, które tyczą się stosunku pracy. Dokumentacja kadrowa dotyczy osób, które zatrudnione są na podstawie umowy o pracę.
W skład akt osobowych pracownika wchodzą wszystkie kwestie tyczące się procesu ubiegania o zatrudnienie oraz dokonania go – np. umowy o pracę, badania lekarskie, świadectwa pracy, ale także dokumenty z przebiegu pracy – np. związane z urlopami wypoczynkowymi czy macierzyńskimi.
W WARIDO pomagamy takim firmom jak Twoja poprzez Outsourcing kadrowo płacowy.
W przypadku dokumentacji kadrowej, znanej także pod pojęciem teczek osobowych pracownika, istotny jest, ciążący na pracodawcy obowiązek gromadzenia tego rodzaju dokumentów oraz prawidłowego przechowywania go. Przedsiębiorca ma także obowiązek wydania kopii dokumentów pracownikowi lub byłemu pracownikowi w ciągu 30 dni od otrzymania, złożonego przez niego, wniosku w tej sprawie.
Co istotne, obecnie dopuszczalne jest zarówno przechowywanie dokumentów w formie klasycznej – tj. papierowej, jak i elektronicznej. W obu przypadkach to po stronie pracodawcy jest zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji kadrowej zarówno pod kątem braku możliwości jej uszkodzenia czy zniszczenia, jak i dostępu do niej osób nieuprawnionych.
Dokumentacja kadrowa w formie e-akt to bardzo wygodne rozwiązanie, z którego skorzystać może każdy, kto posiada podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną. Jeśli jednak mowa o dokumentacji wypisywanej ręcznie przez pracowników, którzy niekoniecznie muszą korzystać z kwalifikowanych podpisów, również istnieje funkcjonalne rozwiązanie.
Wówczas wystarczy zeskanować papierowe wnioski wypełnione przez pracownika, następnie opatrzyć je podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co jest równoznaczne z uznaniem zgodności dokumentu cyfrowego z tym, papierowym. To bardzo wygodne rozwiązanie, szczególnie w przypadku, kiedy pracownik nie posiada podpisu elektronicznego, nie chce podpisać nim dokumentów, a Ty nie masz prawa go do tego zmuszać.
Istotną pozostaje także kwestia okresu przechowywania dokumentacji kadrowej. Dla każdego pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2019 roku funkcjonuje obowiązek przechowywania dokumentów przez 10 lat. Dla wszystkich pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku – bez względu na to czy stosunek pracy trwa nadal – okres ten wynosi 50 lat. Istnieje możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat pod warunkiem jednak, że złożysz za wszystkie zatrudnione w tym czasie osoby do ZUS odpowiednie oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA.
Istotnym zagadnieniem pozostaje również sposób prowadzenia i systematyki dokumentów kadrowych w firmie. Wszystkie informacje na temat dokumentacji kadrowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych.
Kluczową kwestią w tym zakresie jest konieczność podzielenia dokumentacji na cztery części – znane jako część A – zawierająca dokumentację związaną z ubieganiem się o zatrudnienie, część B związana z zatrudnieniem pracownika na umowę o pracę oraz przebiegiem współpracy, część C zawierająca wszystkie dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy oraz D, w której gromadzi się informacje na temat kar porządkowych dla pracownika. Co istotne – teczki osobowe zawierają wyłącznie kopie lub odpisy – oryginały mogą tyczyć się tylko dokumentów, które wystawił sam pracodawca.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji kadrowej leży całkowicie po stronie pracodawcy i to na nim spoczywa odpowiedzialność za robienie tego zgodnie z literą prawa. Za nieprawidłowości w tym zakresie grozi grzywna nawet do 30 000 zł.
Za co można ją otrzymać? Nie tylko za błędy, ale także nieprawidłowe przechowywanie, grożące uszkodzeniem oraz niezabezpieczenie dokumentów przed osobami niepowołanymi. Oczywiście pracodawca może scedować prowadzenie dokumentacji kadrowej na biuro rachunkowe zakres odpowiedzialności pomiędzy nimi określa jednak wtedy umowa o współpracy, którą zawarły podmioty.
JPK_CIT (JPK_PD) to nowe pliki z ksiąg: m.in. JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Najpierw obejmą dużych podatników CIT, później kolejne firmy. Chcesz przygotować plan kont i dane? Skontaktuj się z Warido.
Wakacje składkowe w 2026 dają 1 miesiąc zwolnienia z części składek ZUS. Miesiąc wybierasz sam, ale wniosek RWS składasz miesiąc wcześniej. Chcesz dobrać termin i uniknąć błędów? Skontaktuj się z Warido.
Od 1.05.2026 rozliczenia za kwiecień składasz na nowych ZUS DRA/RCA (termin do 20.05). Są w nich pola do rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 oraz danych o zbyciu środków trwałych. Chcesz uniknąć korekt? Skontaktuj się z Warido.
JDG wpisane do CEIDG przed 1.01.2025 muszą mieć adres do e-Doręczeń (ADE) od 1.10.2026. To oficjalna skrzynka do pism z urzędów — nie odkładaj tego na później. Chcesz wsparcia krok po kroku? Skontaktuj się z Warido.
Sprawozdanie finansowe za 2025 r. (przy roku kalendarzowym) trzeba zatwierdzić najpóźniej do 30.06.2026. Nie warto zostawiać tego na koniec czerwca — wcześniej przygotuj dokumenty, zwołaj zgromadzenie wspólników i uchwały. Chcesz przejść proces bez błędów? Skontaktuj się z Warido.
Czerwiec i lipiec 2026 to kumulacja terminów: PIT/CIT, VAT i JPK, VAT-UE, ZUS oraz formalności po zatwierdzeniu sprawozdania za 2025. Chcesz mieć uporządkowany kalendarz i spokój? Skontaktuj się z Warido.
Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.
Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.
Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.
Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.
Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.
Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.
