Przegląd ksiąg rachunkowych

Przegląd ksiąg rachunkowych to proces, w którym księgowy lub biegły rewident dokonują oceny poprawności i rzetelności ksiąg rachunkowych danego przedsiębiorstwa. Celem analizy jest weryfikacja, że księgi rachunkowe są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i standardami rachunkowości.

Takie procedury mogą być wymagane przez przepisy prawne lub przez właścicieli albo udziałowców firmy. Warto też dodać, że kontrola ksiąg rachunkowych firmy może być przeprowadzana jako dodatkowa forma analizy wewnętrznej w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy.  

Przeprowadzenie przeglądu ksiąg rachunkowych wymaga dokładności i rzetelności oraz znajomości obowiązujących przepisów i standardów. W niniejszym artykule przedstawiamy nieco bliżej proces przeglądu ksiąg rachunkowych i jego znaczenie dla każdej firmy działającej w Polsce.  

Zakres analizy w procesie kontroli ksiąg rachunkowych firmy uzależniony jest od potrzeb przedsiębiorstwa, planu działania ustalonego przez biegłego rewidenta oraz aktualnych przepisów w kraju. Ogólnie rzecz biorąc, kontrola ksiąg rachunkowych może obejmować następujące obszary: 

1. Poprawność klasyfikacji finansowej transakcji i wydatków oraz zgodność z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości obowiązującymi w kraju. 
2. Rzetelność i wiarygodność danych zawartych w księgach rachunkowych, w tym analiza tego, czy wszystkie transakcje zostały odpowiednio udokumentowane i zarejestrowane. 
3. Prawidłowość obliczeń i kalkulacji, w szczególności dotyczących zysków i strat oraz majątku trwałego. To bardzo ważne, jeśli chodzi o ocenę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.  
4. Stan kont bankowych oraz innych źródeł finansowania, które są dostępne do użytku przedsiębiorstwa. 
5. Poziom zabezpieczenia i archiwizacji dokumentów finansowych – firma powinna posiadać kopie zapasowe dokumentacji, a także odpowiednio je archiwizować tak, aby nie uległy zniszczeniu i były dostępne do wglądu podczas ewentualnej kontroli. 
6. Sposób działania systemu księgowego w przedsiębiorstwie – wbrew pozorom to bardzo ważny aspekt, który wpływa na poprawność rozliczeń księgowych w przedsiębiorstwie. Im sprawniejszy system, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że podczas kontroli ksiąg rachunkowych zostaną wykryte nieprawidłowości. 

Na ogół zakres prac przy przeglądzie ksiąg rachunkowych obejmuje także sprawdzenie zgodności polityki rachunkowości firmy w odniesieniu do aktualnych przepisów oraz prowadzenia dokumentacji zgodnie z ustawą o rachunkowości. Analitycy zajmują się też weryfikacją rozrachunków i odpisów amortyzacyjnych, rejestrów VAT/PIT/ZUS oraz rozliczeniami międzynarodowymi.

Można powiedzieć, że proces przeglądu ksiąg rachunkowych ma na celu optymalizację procedury naprawczej oraz ustalenie odpowiednich metod działania. Proces kontroli ksiąg rachunkowych firmy zawsze kończy się sporządzeniem raportu.