Spis treści
Zakup lub leasing auta to wciąż jedna z najpopularniejszych decyzji inwestycyjnych właścicieli przedsiębiorstw, ale jednocześnie obszar najbardziej usiany limitami i wyjątkami. Prawo podatkowe rozróżnia, czy samochód jest używany wyłącznie w działalności, czy także prywatnie, a następnie nakłada odmienne pułapy dla VAT, kosztów uzyskania przychodu i amortyzacji. Jeśli prowadzisz księgowość uproszczoną, warto od razu sprawdzić, czy pojazd stanowi środek trwały czy wydatek jednorazowy, ponieważ to decyduje o tym, kiedy koszt pojawi się w deklaracji. Kluczowe jest zrozumienie, że na gruncie PIT i CIT rozliczamy kwoty netto, podczas gdy przy VAT patrzymy na sumy brutto, dlatego każda faktura musi być zaksięgowana w dwóch wymiarach – podatku od towarów i usług oraz kosztu dochodowego. Zgodnie z wytycznymi Biznes.gov.pl, gdy auto służy zarówno celom firmowym, jak i prywatnym, odliczysz jedynie pięćdziesiąt procent VAT, a żeby skorzystać ze stu procent, musisz prowadzić ewidencję przebiegu i złożyć informację VAT-26 do urzędu skarbowego.
Dlaczego trzy czwarte, a nie połowa – reguła siedemdziesięciu pięciu procent w kosztach dochodowych
Od początku 2019 roku ustawodawca wprowadził zasadę, że jeżeli samochód osobowy nie został formalnie wyłączony z użytku prywatnego, przedsiębiorca może zaliczać w koszty uzyskania przychodu tylko siedemdziesiąt pięć procent wydatków eksploatacyjnych. Oznacza to, że tankując paliwo za trzysta złotych, w księgach pojawi się dwieście dwadzieścia pięć, a pozostała część nie pomniejszy wyniku podatkowego. Rozwiązanie ma chronić budżet państwa przed nadmiernym odliczaniem kosztów niezwiązanych z działalnością i obejmuje zarówno benzynę, olej napędowy, energię elektryczną, jak i serwis, części zamienne, myjnię, parking czy autostrady. Limit nie dotyczy opłat ubezpieczeniowych OC, ponieważ są one obowiązkowe, lecz rozciąga się na dobrowolne AC oraz assistance.
Amortyzacja, leasing, najem – gdzie ukrywa się pułap sto pięćdziesięciu tysięcy złotych
Limit sto pięćdziesiąt tysięcy złotych jest kluczowy, gdy auto trafia do ewidencji środków trwałych lub gdy finansujesz je leasingiem operacyjnym, wynajmem długoterminowym albo kredytem. W praktyce oznacza to, że tylko część odpisu amortyzacyjnego odpowiadająca tej wartości obniży podstawę opodatkowania, a przy leasingu do limitu wliczają się raty kapitałowe, czynsz inicjalny oraz opłata za wykup. Jeżeli cena brutto pojazdu przekroczy zakładany próg, nadwyżka nigdy nie stanie się kosztem podatkowym, nawet gdy rozłoży się na kilka lat użytkowania samochodu, co podkreśla Gofin w analizach kierowanych do księgowych. Warto pamiętać, że dla aut elektrycznych limit w 2025 roku wciąż wynosi dwieście dwadzieścia pięć tysięcy złotych, jednak pierwszego stycznia 2026 r. spadnie on dla samochodów spalinowych do stu tysięcy, co radykalnie zmieni kalkulację kosztu posiadania floty.
Koszty eksploatacji elektryka a pojazdu spalinowego – podatkowy efekt różnicy w VAT
Samochody elektryczne zyskują przewagę nie tylko dzięki wyższemu limitowi amortyzacji, lecz także dlatego, że koszt energii kupowanej na stacjach ładowania kwalifikuje się tak samo jak paliwo. Dla firm, które prowadzą ewidencję i korzystają z samochodu wyłącznie służbowo, cała kwota brutto na fakturze może zostać ujęta w stu procentach w VAT i w stu procentach w kosztach dochodowych, co potwierdza kalkulator Gofin przeznaczony do celów mieszanych i biznesowych. W przypadku aut napędzanych benzyną lub dieslem reguła pozostaje identyczna, lecz przy użytkowaniu mieszanym nalicza się ograniczenie siedemdziesięciu pięciu procent w PIT/CIT oraz pięćdziesięciu procent w VAT.
Ubezpieczenie AC i assistance – kiedy limit uderza w polisę zamiast w samochód
Choć granica sto pięćdziesięciu tysięcy złotych kojarzy się głównie z amortyzacją, obejmuje ona również dobrowolne ubezpieczenia. Składkę AC rozliczysz wyłącznie w tej części, która odpowiada proporcji wartości samochodu do ustawowego maksimum. Kiedy więc auto kosztuje dwieście tysięcy, do kosztów trafi jedynie trzy czwarte składki. Osobno warto uwzględnić assistance; jeśli polisa obejmuje usługi niezwiązane z eksploatacją biznesową, księgowa zaleci podział faktury, a w razie braku takiej możliwości zastosuje wspomnianą proporcję. Analizy Infor wskazują, że organy podatkowe akceptują taki klucz rozliczania, o ile poparty jest dokumentacją wykupu polisy i rzetelnym opisem zdarzeń gospodarczych.
Leasing operacyjny w praktyce 2025 – rata w koszty czy ograniczenie proporcjonalne
Leasing pozostaje popularny, bo pozwala wrzucać w koszty każdą zapłaconą ratę kapitałowo-odsetkową, ale tylko do momentu, gdy suma kosztów odpowiada limitowi sto pięćdziesięciu tysięcy złotych. Jeśli samochód jest droższy, część raty odpowiadająca nadwyżce zostanie odniesiona na konto niepodatkowe. Portal Biznes.gov.pl przypomina, że zasada ta nie dotyczy serwisu czy ubezpieczenia zawartego w racie, jeśli umowa przewiduje osobne pozycje na fakturze; wówczas limit sprawdza się osobno dla składników amortyzacyjnych i eksploatacyjnych. Po wykupie auta obowiązuje ta sama reguła – do kosztów można zaliczyć wartość przedmiotu tylko do kwoty sto pięćdziesięciu tysięcy lub dwustu dwudziestu pięciu przy elektryku.
VAT-26 i ewidencja przebiegu – jak udowodnić stuprocentowy użytek służbowy
Pełne odliczenie VAT oraz kosztów dochodowych wymaga złożenia informacji VAT-26 i prowadzenia szczegółowej ewidencji przejazdów. Zgodnie z instrukcją Biznes.gov.pl powinna ona zawierać datę, cel, trasę oraz liczbę przejechanych kilometrów. Fiskus nie wymaga papierowej książki; dozwolone są aplikacje mobilne i eksport danych do pliku PDF, ważne jednak, aby dane były nienaruszalne i przechowywane minimum pięć lat od zakończenia roku podatkowego. Jeśli w jakimkolwiek miesiącu samochód zostanie użyty prywatnie, przedsiębiorca traci prawo do stu procent odliczenia i musi skorygować deklarację VAT oraz koszty PIT/CIT.
Samochód prywatny w działalności – ryczałt kilometrówka czy ewidencja pojazdu
Nie każdy przedsiębiorca kupuje lub leasinguje auto na firmę; wielu wykorzystuje w działalności prywatny pojazd. Po likwidacji kilometrówki w 2019 r. taki samochód nie staje się środkiem trwałym, a wydatki eksploatacyjne można ująć w kosztach podatkowych jedynie w 20 % ich wartości brutto, jeśli auto jest wykorzystywane zarówno służbowo, jak i prywatnie. Dopiero gdy przedsiębiorca wykluczy użytek prywatny – składając VAT-26, prowadząc pełną ewidencję przebiegu i faktycznie rezygnując z jazd pozabiznesowych – może odliczyć 100 % ponoszonych wydatków. W praktyce wymaga to zapisywania każdego przejazdu i przechowywania książki pojazdu (papierowej lub elektronicznej) przez co najmniej pięć lat na wypadek kontroli fiskusa.
Nadchodzące zmiany od 2026 – dlaczego warto przyspieszyć decyzje flotowe
Obniżenie limitu amortyzacji i leasingu do stu tysięcy złotych dla samochodów spalinowych oraz utrzymanie stu pięćdziesięciu dla aut o emisji poniżej pięćdziesięciu gramów dwutlenku węgla na kilometr znacząco wpłynie na rentowność posiadania floty. Firmy planujące zakup pojazdów powinny rozważyć odbiór do trzydziestego pierwszego grudnia 2025 roku, aby skorzystać ze starych limitów. Dodatkowo zmiana ta może zbiegać się z dalszym zaostrzeniem polityki emisyjnej w miastach, co sprawi, że pojazdy benzynowe stracą dostęp do stref czystego transportu. W konsekwencji przedsiębiorca, który zdecyduje się wcześniej na hybrydę plug-in lub elektryka, zyska podwójnie – utrzyma wysoką tarczę podatkową i uniknie opłat za wjazd do centrum.
Kompleksowy plan optymalizacji kosztów samochodu firmowego w świetle obecnych i przyszłych regulacji
Sprawne zarządzanie samochodem w firmie zaczyna się od wyboru właściwej formy finansowania i ustalenia, czy pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie biznesowo. Następnie trzeba skoordynować limit amortyzacyjny z planem leasingu i wysokością rat, pamiętając o progu sto pięćdziesięciu tysięcy złotych, który w 2026 r. spadnie do stu. Kolejnym krokiem jest kontrola wydatków eksploatacyjnych i ewentualne wdrożenie ewidencji przebiegu, aby zachować stu procentowe odliczenie VAT i kosztów dochodowych. Wreszcie ważne jest, by polisy AC i assistance opisać w księgach z podziałem na koszty limitowane i nielimitowane, a na koniec roku porównać kwoty ujęte w KPiR z wydatkami brutto, eliminując ryzyko korekt. Cyfrowe narzędzia, takie jak moduł majątku trwałego w Enova365, pozwalają ustawić alerty o przekroczeniu limitu amortyzacji i bieżąco śledzić proporcję siedemdziesięciu pięciu procent przy kosztach mieszanych, dzięki czemu przedsiębiorca nie traci ulgi nawet przy intensywnym wykorzystaniu auta. Zespół Warido, łącząc osiemnaście lat doświadczenia z wdrożeniami systemów księgowych, wspiera klientów w całym procesie – od analizy formy użytkowania pojazdu, przez przygotowanie VAT-26, aż po miesięczne rozliczenie ewidencji przejazdów i polis, co gwarantuje pełną zgodność podatkową przy minimalnym nakładzie pracy właściciela firmy.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
