OUTSOURCING KSIĘGOWY

Płać tylko za usługi, których potrzebujesz

Zatrudnij zewnętrzny dział księgowy, aby zaoszczędzić czas i pieniądze. Zaoszczędź nawet do 75% kosztów księgowości i płać tylko za usługi, których potrzebujesz.

Czy chciałbyś skupić się na swojej podstawowej działalności? Pozwól nam zająć się Twoją księgowością. Outsourcing księgowy to doskonałe rozwiązanie dla Twoich problemów. Zacznij oszczędzać już dziś! Zapytaj o bezpłatną wycenę i umów się na konsultację już dziś!

Jednym z nieodzownych obowiązków przedsiębiorstw jest szczegółowe prowadzenie księgowości. Biorąc pod uwagę jej zawiłość i ciągłe zmiany w przepisach, jest to czynność czasochłonna, a niekiedy także przerastająca możliwości merytoryczne przedsiębiorstwa. Aby mieć pewność, że księgowość prowadzona jest poprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, wielu przedsiębiorców decyduje się skorzystanie z usług zewnętrznego podmiotu w ramach tzw. outsourcingu księgowego.

W jaki sposób funkcjonuje taka współpraca, co wchodzi w skład outsourcingu usług księgowych i jakie korzyści może przynieść takie rozwiązanie? Wszystkie te kwestie omówimy poniżej.

Outsourcing to słowo pochodzące z języka angielskiego, które do polskiego języka na dobre weszło kilka lat temu Jest ono połączeniem trzech wyrazów: outside, resource oraz using i dosłownie oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł. W kontekście przedsiębiorstw oznacza ono przekazanie wykonywania ważnych z punktu widzenia funkcji wyspecjalizowanemu w danej dziedzinie usługodawcy. Jest to relatywnie nowe rozwiązanie na polskim rynku, ale cieszy się coraz większą popularnością.

Zgodnie z tą definicją outsourcing w księgowości polega więc na zleceniu firmie zewnętrznej kompleksowej obsługi księgowej przedsiębiorstwa. Trzeba jednak pamiętać, że definicja outsourcingu nie określa zakresu zadań, którymi może zajmować się w firmie podmiot zewnętrzny. W zależności od profilu działalności mogą to być zarówno poboczne, jak i witalne dla interesów całej firmy obszary. Granicę współdziałania określają same zainteresowane strony.

Warto też zaznaczyć, że outsourcing opiera się na długoterminowych relacjach partnerskich, nie zaś na relacji zleceniodawca-usługodawca. Przeważnie profesjonalną obsługę rozlicza się w trybie miesięcznym na podstawie stałej opłaty ustalonej wspólnie przez obie strony i zależnej od rodzaju i zakresu świadczonych usług.

Outsourcing księgowości – obowiązki wykonawcy

Jak już wspomnieliśmy, zakres usług outsourcingu księgowego zależy od porozumienia zlecającego oraz wykonawcy. Można go ustalić samodzielnie w taki sposób, aby najpełniej odpowiadał na potrzeby firmy. W większości przypadków opiera się jednak na pełnej obsłudze firmy.

Do obowiązków biur rachunkowych zalicza się przede wszystkim:

- prowadzenie ksiąg rachunkowych lub księgi przychodów i rozchodów;
- prowadzenie rejestru VAT;
- przygotowywanie sprawozdań finansowych;
- nadzór księgowy;
- rozliczanie deklaracji podatkowych;
- weryfikacja formalna i merytoryczna przekazanych dokumentów;
- prowadzenie rozliczeń na kontach;
- przygotowywanie sprawozdań dla instytucji takich jak Urząd Skarbowy, ZUS i GUS;
- sporządzanie analiz dla innych organizacji, np. bankowych;
- wsparcie w trakcie kontroli podatkowej lub audytu;
- pełna obsługa kadr i płac.

Wiele firm prowadzi również profesjonalne doradztwo w sprawach finansowych. W wielu przypadkach można liczyć na takie usługi jak opracowanie procedur księgowych, kontroling finansowy przedsiębiorstwa, weryfikacja planów biznesowych, wsparcie merytoryczne w trakcie posiedzeń rady nadzorczej, a także szkolenia dla pracowników.

Dlaczego outsourcing się opłaca?

Największą korzyścią, jaką odniesie przedsiębiorstwo korzystające z outsourcingu usług księgowych, jest redukcja kosztów ponoszonych w związku prowadzeniem działu księgowości w firmie. Zlecenie takich usług kancelarii rachunkowej jest po prostu tańsze.

Nie jest to jednak jedyny powód, dla którego warto zdecydować się na outsourcing księgowy. Oprócz optymalizacji finansowej pracy przedsiębiorstwa:

- outsourcing księgowy zapewnia dostęp do profesjonalistów i gwarantuje wykonanie powierzonych im zadań na najwyższym poziomie – przedsiębiorca ma więc pewność, że wszystkie procesy księgowe są zgodne z aktualnym stanem prawnym i standardami rachunkowości.
- outsourcing usług księgowych umożliwia zlecającemu skupienie się na kluczowych dla przedsiębiorcy aspektach działalności. Nie musi on już poświęcać czasu i środków finansowych na utworzenie odpowiedniego działu (czasami nawet nie dysponuje dostosowaną do tego infrastrukturą), znalezienie pracowników, ich późniejsze szkolenie, zakup programów finansowo-księgowych oraz sprzętu.
- outsourcing księgowy redukuje ryzyko zatrudnienia niekompetentnych pracowników, zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo samodzielnie nie może zweryfikować ich kompetencji lub nie ma możliwości zatrudnić firmy, która przeprowadziłaby kompleksową rekrutację kadry.
- outsourcing księgowy pozwala przenieść dużą część odpowiedzialności na inny podmiot.

Oczywiście samo podjęcie współpracy w ramach outsourcingu księgowego nie jest jeszcze gwarantem powodzenia przedsięwzięcia. O tym decyduje wybór właściwej firmy, która kompleksowo zajmie się rachunkowością w przedsiębiorstwie. Warto poświęcić trochę czasu na wybór odpowiedniego partnera i zweryfikowanie, czy jest on odpowiednio wykwalifikowana, ma wiedzę i doświadczenie w realizacji zadań, które mu się powierza.

Kompleksowe usługi outsourcingowe – więcej niż tylko księgowość

Outsourcing księgowości nie ogranicza się jedynie do tradycyjnego rozumienia rachunkowości. W ramach kompleksowych usług, firmy outsourcingowe często oferują szeroki wachlarz dodatkowych usług, które mogą w znacznym stopniu odciążyć zarząd i pracowników przedsiębiorstwa. To między innymi: zarządzanie płynnością finansową, profesjonalne doradztwo podatkowe, czy też optymalizacja kosztów działalności. Partnerstwo z firmą outsourcingową może stać się wsparciem na wielu płaszczyznach działalności firmy, przekładając się na jej ogólną efektywność i konkurencyjność na rynku.

Technologia w służbie księgowości – oprogramowanie i automatyzacja

Zaawansowane technologicznie rozwiązania, którymi dysponują firmy outsourcingowe, to kolejny istotny argument przemawiający za zewnętrzną współpracą. Profesjonalne oprogramowanie księgowe umożliwia nie tylko automatyzację wielu procesów, ale też zapewnia bezpieczeństwo danych i dostęp do aktualnych narzędzi analitycznych. Outsourcing księgowości to także dostęp do nowoczesnych platform, które umożliwiają bieżący wgląd w stan finansów firmy oraz szybkie generowanie raportów i analiz.

Zmieniające się przepisy prawne to wyzwanie dla każdego przedsiębiorstwa. Specjaliści od outsourcingu księgowego są na bieżąco z aktualnymi regulacjami, co zapewnia klientom usług pewność, że ich rachunkowość jest prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem. Jest to szczególnie istotne w kontekście częstych zmian w przepisach podatkowych oraz innych regulacjach rządowych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

Personalizacja usług – indywidualne podejście do klienta

Każde przedsiębiorstwo jest inne i ma swoje unikalne potrzeby księgowe. Dobre biuro rachunkowe potrafi dostosować zakres swoich usług do specyfiki klienta, co jest możliwe dzięki elastyczności i indywidualnemu podejściu do każdego zlecenia. Personalizacja usług pozwala na optymalizację procesów księgowych i zapewnia, że każdy aspekt finansowy jest zarządzany zgodnie z oczekiwaniami i potrzebami klienta.

Decyzja o wyborze zewnętrznego dostawcy usług księgowych to krok, który może mieć długofalowe konsekwencje dla firmy. Warto zwrócić uwagę na doświadczenie, kwalifikacje oraz referencje biura rachunkowego. Ponadto, istotne jest również, aby potencjalny partner był elastyczny i miał zdolność adaptacji do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Odpowiedni wybór firmy outsourcingowej to inwestycja, która może przynieść znaczące korzyści i ułatwić zarządzanie finansami firmy.