Spis treści
Zwrot towaru bez paragonu – co warto wiedzieć?
W handlu detalicznym, zwłaszcza przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej jest obowiązkowa. Jednakże zdarza się, że klienci chcą zwrócić zakupiony towar, co rodzi pytanie: czy można to zrobić bez oryginału paragonu? Z tego artykułu dowiesz się, jakie są przepisy dotyczące zwrotu towaru bez paragonu oraz jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do takiego zwrotu.
Obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej
Każdy przedsiębiorca sprzedający swoje produkty lub usługi na rzecz osób fizycznych musi ewidencjonować te transakcje na kasie fiskalnej, a następnie wydawać paragon nabywcy. Obowiązek ten jest uregulowany przepisami prawa i dotyczy wszystkich sprzedawców, chyba że korzystają oni z określonych zwolnień. W przypadku zwrotu towaru, paragon jest dokumentem potwierdzającym zakup i zwykle jest wymagany, aby dokonać korekty przychodu.
Procedura zwrotu towaru
Kiedy klient chce zwrócić zakupiony towar, sprzedawca jest zobowiązany do przyjęcia zwrotu, jeśli zakup został potwierdzony paragonem fiskalnym. Po pozytywnym rozpatrzeniu zwrotu, sprzedawca zwraca klientowi pieniądze i przyjmuje towar. To jednak nie koniec procesu – sprzedawca musi również dokonać odpowiednich zapisów w ewidencji zwrotów, nazywanej popularnie “zeszytem zwrotów”.
Ewidencja zwrotów towarów
Warto podkreślić, że sam zwrot towaru nie jest bezpośrednio rejestrowany na kasie fiskalnej. Zamiast tego sprzedawca musi założyć ewidencję zwrotów, w której zapisuje informacje takie jak data sprzedaży, nazwa towaru, wartość brutto oraz inne niezbędne szczegóły. W przypadku zwrotu towaru bez paragonu, sprzedawca powinien sporządzić protokół przyjęcia zwrotu, który będzie podpisany przez obie strony – sprzedawcę i nabywcę.
Zwrot towaru bez paragonu – czy to możliwe?
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których klient zgubił paragon lub nie może go dostarczyć z innych powodów. Czy to oznacza, że sprzedawca nie może przyjąć zwrotu? Otóż, sprzedawca ma prawo przyjąć zwrot towaru nawet bez paragonu, pod warunkiem, że klient jest w stanie udowodnić, że zakupu dokonano właśnie w danym sklepie.
Dokumentem potwierdzającym sprzedaż nie musi być wyłącznie paragon fiskalny. Zgodnie z przepisami, mogą to być także inne dokumenty, takie jak:
- Faktura VAT
- Wyciąg z terminala płatniczego
- Potwierdzenie transakcji z konta bankowego
- Oświadczenie o zagubieniu paragonu wraz z oświadczeniem o dokonaniu zakupu
- Dokument gwarancji z pieczątką sprzedawcy
Przepisy nie narzucają obowiązku posiadania wyłącznie oryginału paragonu, co oznacza, że sprzedawca może uznać inne formy potwierdzenia zakupu.
Czy brak paragonu uniemożliwia korektę przychodu?
Brak paragonu nie oznacza, że sprzedawca nie może dokonać korekty przychodu. Istnieje możliwość korekty, jednak sprzedawca musi udowodnić, że zwrot towaru faktycznie miał miejsce. W praktyce oznacza to, że muszą być spełnione dwa warunki:
- Sprzedawca otrzymał zwracany towar.
- Klient otrzymał zwrot pieniędzy.
Dokumenty potwierdzające sprzedaż oraz sporządzone protokoły zwrotu mogą stanowić podstawę do dokonania korekty przychodu, co jest istotne w razie kontroli skarbowej.
Podsumowanie
Sprzedawca ma obowiązek przyjąć zwrot towaru, nawet jeśli klient nie posiada oryginału paragonu, pod warunkiem, że zostanie przedstawiony inny dokument potwierdzający dokonanie zakupu. Warto jednak pamiętać, że proces ten wiąże się z koniecznością prowadzenia odpowiedniej ewidencji oraz sporządzenia protokołu zwrotu. Odpowiednie prowadzenie dokumentacji jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami i uniknięcia problemów podczas kontroli.
Jeśli masz wątpliwości dotyczące procedury zwrotu towaru lub potrzebujesz porady, jak prawidłowo prowadzić ewidencję zwrotów, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym WARIDO. Nasz zespół ekspertów pomoże Ci w każdej kwestii związanej z obsługą kasy fiskalnej oraz z tematem – księgowość.
Autor treści: Olga Kot
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
