Spis treści
W polskim systemie podatkowym powszechne jest przekonanie, że wystawianie faktur zarezerwowane jest wyłącznie dla przedsiębiorców. Choć najczęściej tak właśnie jest, istnieją jednak określone przypadki, w których osoba fizyczna nieprowadząca zarejestrowanej działalności gospodarczej może legalnie wystawić fakturę. Jakie to sytuacje? Jakie obowiązki się z tym wiążą? Jakie formy działalności pozarejestrowanej dają taką możliwość? Odpowiadamy kompleksowo.
Czym jest faktura i kto może ją wystawiać?
Faktura to dokument potwierdzający zawarcie transakcji sprzedaży towarów lub usług, który określa m.in. strony transakcji, jej przedmiot, cenę, datę, a także ewentualne kwoty podatku VAT.
Zgodnie z ustawą o VAT, fakturę może wystawić każdy podatnik VAT, czyli osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów. W praktyce oznacza to, że fakturę może wystawić:
- przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą,
- osoba wykonująca działalność na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia),
- osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, ale wykonująca okazjonalne usługi, które mogą podlegać opodatkowaniu.
Działalność nierejestrowana – furtka dla drobnych usług
Czym jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana to specyficzna forma aktywności zarobkowej, która nie wymaga rejestracji w CEIDG, o ile spełnione są określone warunki:
- przychody z działalności w żadnym miesiącu nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 roku to ok. 3499,50 zł),
- osoba nie prowadziła działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy,
- działalność nie wymaga koncesji, zezwoleń ani wpisu do rejestru działalności regulowanej.
Czy można wystawić fakturę przy działalności nierejestrowanej?
Tak. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może wystawić fakturę, ale bez VAT – korzystając ze zwolnienia podmiotowego. Taka faktura nie zawiera stawek VAT ani kwot podatku. Musi natomiast zawierać adnotację „zwolniony z VAT” wraz z podstawą prawną (np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).
Rejestracja jako podatnik VAT bez działalności gospodarczej
To mniej znana, ale możliwa droga. Osoba fizyczna może zarejestrować się jako podatnik VAT bez rejestracji działalności gospodarczej, jeśli wykonuje działalność opodatkowaną VAT – np. sprzedaż praw autorskich czy najem.
Warunki:
- należy złożyć formularz VAT-R w urzędzie skarbowym,
- prowadzić ewidencję sprzedaży VAT,
- rozliczać się comiesięcznie lub kwartalnie z podatku VAT.
Jest to rozwiązanie dla osób, które np. sporadycznie świadczą usługi profesjonalne, ale nie chcą lub nie mogą zakładać działalności gospodarczej.
Wystawienie rachunku zamiast faktury – kiedy to możliwe?
Jeśli osoba nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT (np. student, osoba dorabiająca na zleceniach), może wystawić tzw. rachunek. Rachunek nie zawiera VAT i nie jest fakturą, ale pełni rolę dokumentu potwierdzającego sprzedaż.
Co powinien zawierać rachunek?
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- datę wystawienia,
- nazwę usługi lub towaru,
- cenę jednostkową i całkowitą,
- ewentualnie numer rachunku.
Obowiązek wystawienia rachunku powstaje tylko na żądanie nabywcy – i to w ciągu 3 miesięcy od daty wykonania usługi lub wydania towaru.
Umowy cywilnoprawne jako podstawa wystawienia dokumentu
Jeśli osoba nieprowadząca działalności wykonuje zlecenie na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy o dzieło), to:
- nie wystawia faktury, lecz otrzymuje wynagrodzenie brutto, z którego zleceniodawca potrąca zaliczkę na podatek dochodowy,
- dokumentem rozliczeniowym jest rachunek do umowy lub lista płac.
Konsekwencje nieuprawnionego wystawienia faktury
Nieuprawnione wystawienie faktury VAT przez osobę niebędącą podatnikiem VAT (i bez podstawy prawnej) może być uznane za wykroczenie skarbowe, a w niektórych przypadkach – przestępstwo. Grozi za to:
- kara grzywny,
- obowiązek zapłaty podatku VAT,
- kontrola skarbowa.
Podsumowanie – kiedy osoba bez firmy może wystawić fakturę?
Osoba nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić fakturę w kilku określonych sytuacjach, przy czym każda z nich wiąże się z odmiennymi warunkami prawnymi i podatkowymi.
Po pierwsze, prowadząc działalność nierejestrowaną, czyli taką, która nie przekracza miesięcznego limitu przychodu (w 2025 roku to 3499,50 zł), można wystawić fakturę, ale wyłącznie bez podatku VAT. Faktura taka nie zawiera stawki VAT ani kwoty podatku – widnieje na niej adnotacja o zwolnieniu z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT.
Po drugie, możliwe jest wystawienie faktury również wtedy, gdy osoba fizyczna zarejestruje się jako podatnik VAT, nawet jeśli nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej w CEIDG. W takim przypadku konieczne jest wypełnienie formularza VAT-R, prowadzenie odpowiednich ewidencji oraz składanie deklaracji VAT. Faktury wystawiane w tej formie będą zawierały podatek VAT.
Po trzecie, w przypadku wykonywania usług lub sprzedaży w oparciu o umowę cywilnoprawną (np. zlecenie, dzieło), sama osoba nie wystawia faktury. Rozliczenie odbywa się poprzez wynagrodzenie wypłacane przez zleceniodawcę, który zajmuje się również odprowadzeniem podatku dochodowego. Często w takich sytuacjach wystawiany jest rachunek do umowy, ale nie jest on równoważny fakturze VAT.
Po czwarte, osoba prywatna może również wystawić rachunek, czyli prosty dokument sprzedaży bez VAT, ale tylko wtedy, gdy klient o to poprosi. Żądanie takie musi zostać zgłoszone najpóźniej do trzech miesięcy od daty wykonania usługi lub sprzedaży towaru.
Kiedy i jak osoba prywatna może wystawić rachunek zamiast faktury?
Choć wydawać się może, że faktura to dokument zarezerwowany wyłącznie dla firm, polskie przepisy umożliwiają jej wystawienie również osobom prywatnym w określonych sytuacjach. Kluczowe jest jednak zachowanie zgodności z przepisami prawa, zwłaszcza w zakresie VAT i limitów przychodu.
W dobie ekonomii współdzielenia, pracy zdalnej i rosnącej popularności freelancingu, świadomość tych możliwości może znacznie ułatwić legalne i bezpieczne prowadzenie okazjonalnej działalności zarobkowej.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
