Jak rozliczać prywatny samochód w działalności gospodarczej?

Wykorzystanie prywatnego samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej to praktyczne rozwiązanie dla wielu przedsiębiorców. Możliwość odliczenia kosztów związanych z eksploatacją samochodu pozwala na znaczące obniżenie obciążeń podatkowych. Jeżeli używasz pojazdu w firmie, przeczytaj artykuł i dowiedz się, ile możesz odliczyć i na jakich zasadach.

Koszty eksploatacji samochodu – co można wliczyć?

Katalogu wydatków, które można zaliczyć do kosztów eksploatacyjnych samochodu, nie znajdziemy w przepisach. Ustawa o PIT mówi lakonicznie, że są to koszty poniesione z tytułu kosztów używania pojazdu. Możemy zatem uznać, że są to wydatki m.in. na:

• paliwo,
• ubezpieczenie OC,
• naprawy części zamienne,
• myjnię,
• bilety parkingowe i opłaty za przejazd autostradą.

Do wydatków nie można zaliczyć jednak fotelika dziecięcego czy bagażnika zgodnie z ogólną zasadą, że kosztem podatkowym są wydatki, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Jakie są możliwości rozliczenia pojazdu w działalności?

Przedsiębiorcy mają prawo uwzględniać wydatki na eksploatację samochodu w kosztach podatkowych. Funkcjonują jednak procentowe ograniczenia co do wysokości poniesionych kosztów, które można wrzucić w koszt firmowy:

• 20%,
• 75%,
• 100%.

Próg limitu zależy m.in. od tego, czy samochód wykorzystany jest tylko w celach prowadzenia działalności (służbowych), czy także prywatnych i czy jest wpisany do środków trwałych.

Samochód do celów mieszanych – rozliczenie

Przedsiębiorcy wykorzystujący prywatny samochód w firmie (czyli na użytek mieszany), który nie jest zaewidencjonowany jako środek trwały, mogą do kosztów podatkowych zaliczyć do 20% poniesionych wydatków na eksploatację samochodu. Jednocześnie mają prawo odliczyć do 50% VAT, co wynika z ustawy o VAT. Nie muszą w tym celu prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki), co jeszcze kilka lat temu było obowiązkiem. Ich samochód nie stanowi majątku firmy, nie mogą też zatem dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Samochód jako środek trwały – rozliczenie

Wprowadzenie samochodu osobowego do środków trwałych firmy umożliwia rozliczanie większej części kosztów eksploatacyjnych. W tym przypadku przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 75% wydatków eksploatacyjnych oraz do 50% VAT-u.

Samochód osobowy w środkach trwałych można wprowadzić poprzez zakup na dane firmowe lub oświadczenie o przekazaniu prywatnego majątku na cele prowadzonej działalności.

Samochód, który jest środkiem trwałym, można amortyzować. W 2024 funkcjonują trzy rodzaje amortyzacji:

• amortyzacja jednorazowa – jeżeli wartość samochodu nie przekracza 10 000 zł, można jednorazowo odpisać całą sumę (wartość pojazdu),
• liniowa podstawowa dla samochodów nowych – według stawki 20%,
• liniowa dla pojazdów używanych (pod warunkiem, że poprzedni właściciel używał auta co najmniej sześć miesięcy) – na stawce 40%.

Odliczenie 100% kosztów samochodu

Możliwe jest też odliczenie wszystkich kosztów związanych z pojazdem wraz ze 100% VAT-u. Samochód musi być jednak wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych. Konieczne jest też zgłoszenie pojazdu na deklaracji VAT-26 do urzędu skarbowego, prowadzenie kilometrówki oraz wprowadzenie regulaminu używania aut w firmie.

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać: 

• numer rejestracyjny samochodu,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej z m.in. opisem daty i celu wyjazdu, przebiegu trasy.

Amortyzacja samochodu w leasingu

Rozliczenie auta wziętego w leasing zależy, czy jest to leasing finansowy, czy operacyjny

Przy leasingu finansowym pojazd jest wprowadzany do środków trwałych leasingobiorcy (czyli przedsiębiorcy). VAT płacony jest jednorazowo przy podpisaniu umowy, a odsetkowa część raty leasingowej stanowi koszt uzyskania przychodu. Amortyzacja pojazdu odbywa się zgodnie z ustalonymi stawkami – 20% dla nowych i 40% dla używanych samochodów.

Natomiast w leasingu operacyjnym samochód pozostaje w środkach trwałych leasingodawcy. Kosztem uzyskania przychodu są miesięczne raty leasingowe, a VAT od rat leasingowych można odliczyć w wysokości 50%.

To jednak nie koniec. Ustawodawca wprowadził limity kosztów:

• 150 000 zł – dla samochodów spalinowych i hybrydowych,
• 225 000 zł – dla aut elektrycznych.

Rozliczenie samochodów droższych (o wartości powyżej limitu) wygląda nieco inaczej. Stosuje się tam m.in. zasadę proporcji. W przypadku wątpliwości, jaką rodzaj leasingu będzie korzystniejszy podatkowo, pomóc może doświadczony doradca podatkowy.

Rozliczenie samochodu w firmie

Decyzja o tym, czy korzystać z prywatnego samochodu, czy kupić samochód firmowy, zależy od wielu czynników, takich jak planowane wydatki, sposób użytkowania pojazdu oraz preferencje podatkowe. Wybór odpowiedniej formy użytkowania samochodu może przynieść istotne korzyści finansowe. Ważne jest, aby dobrze zrozumieć przepisy podatkowe i korzystać z profesjonalnego doradztwa. Jest to łatwy sposób, aby optymalizować koszty związane z eksploatacją pojazdu w firmie.

Autor treści: Justyna Czerwińska

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.