Projekt zmian w KSeF – co czeka przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur?

Na początku listopada 2024 r. pojawił się projekt ustawy, który zakłada liczne zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Wprowadzanie obowiązkowego KSeF jest konsekwencją konsultacji z przedsiębiorcami, którzy mieli możliwość podzielenia się swoimi opiniami i uwagami. Nowe rozwiązania prawne i techniczne mają na celu usprawnienie procesów e-fakturowania oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kogo dotkną nowe zasady wystawiania e-faktur w KSeF?

Projekt zakłada, że obowiązek wystawiania e-faktur przez KSeF zostanie wprowadzony stopniowo, aby ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymagań. Terminy wdrożenia będą uzależnione od wielkości przedsiębiorstwa oraz wysokości osiąganych obrotów.

• Duże firmy (powyżej 200 mln zł obrotu w 2025 roku) będą zobowiązane do korzystania z KSeF już od 1 lutego 2026 roku.
• Pozostali przedsiębiorcy będą mieli czas na wdrożenie systemu do 1 kwietnia 2026 roku, co pozwoli na dłuższy czas adaptacji dla mniejszych podmiotów gospodarczych.

Wydłużony okres przejściowy dla najmniejszych przedsiębiorców

W odpowiedzi na potrzeby mikroprzedsiębiorców projekt ustawy przewiduje, że przez pół roku po wejściu nowych przepisów, czyli do końca września 2026 r., najmniejsze podmioty będą zwolnione z obowiązku wystawiania e-faktur, jeśli wartość transakcji nie przekroczy 450 zł (jednorazowo) lub 10 tys. zł (miesięcznie). To rozwiązanie pozwala przedsiębiorcom na stopniowe wdrażanie e-fakturowania i redukuje konieczność natychmiastowego inwestowania w nowe narzędzia.

Faktury offline – kiedy będą dostępne?

Projekt ustawy wprowadza możliwość wystawiania faktur w trybie „offline” do końca 2026 r. W trybie offline podatnicy mogą wystawiać faktury, które zostaną później przesłane do KSeF, co pozwoli na kontynuowanie działalności nawet w przypadku awarii systemu. Od 2027 roku możliwość ta będzie ograniczona tylko do sytuacji wyjątkowych, takich jak np. awarie techniczne po stronie KSeF.

Kolejnym ułatwieniem jest możliwość dołączania załączników do e-faktur, co odpowiada na potrzeby przedsiębiorstw, takich jak dostawcy mediów czy firmy telekomunikacyjne, które często potrzebują przesyłać szczegółowe dane dotyczące zużycia lub kosztów. Faktury zbiorcze z załącznikami będą mogły zawierać dane specyficzne dla poszczególnych branż, co uprości proces fakturowania i rozliczania.

W okresie od lutego do końca lipca 2026 r. przedsiębiorcy będą mogli jeszcze wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących, co umożliwia zachowanie dotychczasowych rozwiązań w zakresie fiskalizacji. Dodatkowy czas przeznaczony na wdrożenie KSeF pozwoli firmom lepiej przygotować się na nową rzeczywistość e-fakturowania.

Certyfikaty dla KSeF – co nowego?

W ramach wsparcia technicznego przedsiębiorcy będą mogli instalować certyfikaty umożliwiające identyfikację w systemie KSeF już od listopada 2025 r. Certyfikaty wystawców będą kluczowe w sytuacjach awaryjnych, gdy faktury trzeba będzie wystawić offline.

W 2025 roku planowane jest uruchomienie pełnego środowiska KSeF, co pozwoli na przetestowanie wszystkich funkcji systemu jeszcze przed jego obligatoryjnym wprowadzeniem. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli wypróbować nowe funkcje i wcześniej dostosować swoje systemy księgowe do wymogów KSeF, zyskując pewność w obsłudze systemu.

Podsumowanie

Planowane zmiany w KSeF wprowadzają nową jakość w zakresie e-fakturowania, ułatwiając przedsiębiorcom przejście na elektroniczny model rozliczeń. Dzięki etapowemu wdrażaniu, rozbudowanym możliwościom w zakresie załączników oraz opcjom offline, zmiany są bardziej przystępne dla firm każdej wielkości. Nowe zasady mają na celu zapewnienie stabilności systemu i zmniejszenie kosztów związanych z wdrożeniem nowych przepisów.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do obowiązków wynikających z wprowadzenia KSeF, nasz zespół specjalistów z biuro rachunkowe Warido jest gotowy, by wesprzeć Cię na każdym etapie wdrożenia. 

Tel. +48 537 726 726, e-mail: sekretariat@warido.com

Autor treści: Laura Tatarczyk

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.