Obowiązkowy KSeF od 2026 r. – wszystko, co musisz wiedzieć

obowiazkowy-ksef-od-2026-r-wszystko-co-musisz-wiedziec
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 r. to kluczowa zmiana dla polskich przedsiębiorców. Dowiedz się, jakie korzyści niesie ze sobą KSeF i jak się do niego przygotować, aby uniknąć kar i problemów.

Napisz: sekretariat@warido.com
lub zadzwoń: +48 537 726 726

Spis treści

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym. Początkowo planowane na 1 lipca 2024 r., obowiązkowe stosowanie KSeF zostało przesunięte na 1 lutego 2026 r. dla największych przedsiębiorstw oraz na 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Jakie zmiany nas czekają i jak się do nich przygotować?

Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF

W Dzienniku Ustaw z 2024 r. pod poz. 852 opublikowano ustawę z dnia 9 maja 2024 r., która przesuwa termin wejścia w życie przepisów dotyczących obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF na 2026 rok. Nowe terminy są następujące:

  • 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł w 2025 r.
  • 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Okres przejściowy

Ustawa przewiduje okres przejściowy, w którym podatnicy będą mogli nadal wystawiać faktury z kasy rejestrującej. Dodatkowo, odroczono obowiązek dokonywania płatności przelewem z podaniem numeru KSeF oraz termin wejścia kar za błędy związane ze stosowaniem obowiązku KSeF.

Korzyści z wprowadzenia KSeF

Wprowadzenie KSeF ma na celu uproszczenie procesów fakturowania oraz zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Korzyści płynące z KSeF to m.in.:

  • Automatyzacja procesów: Ułatwienie i przyspieszenie procesów fakturowania.
  • Bezpieczeństwo: Zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz eliminacja ryzyka związanego z fałszowaniem faktur.
  • Oszczędności: Redukcja kosztów związanych z obsługą papierowych faktur i archiwizacją dokumentów.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

Aby przygotować się do obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy powinni:

  • Zaktualizować oprogramowanie księgowe, aby było kompatybilne z KSeF.
  • Przeszkolić pracowników w zakresie nowych obowiązków i procedur.
  • Skontaktować się z biurem rachunkowym, aby zapewnić zgodność z nowymi przepisami.

Wyzwania związane z KSeF

Choć KSeF niesie ze sobą wiele korzyści, wprowadzenie tego systemu wiąże się również z wyzwaniami. Przedsiębiorcy mogą napotkać trudności w zakresie:

  • Integracji systemów: Konieczność dostosowania istniejących systemów informatycznych do wymagań KSeF.
  • Szkolenia pracowników: Potrzeba przeszkolenia personelu, aby skutecznie korzystać z nowego systemu.
  • Zarządzania zmianą: Adaptacja do nowych procesów i procedur związanych z fakturowaniem elektronicznym.

Wsparcie ze strony biur rachunkowych

Biura rachunkowe, takie jak WARIDO, oferują wsparcie w zakresie księgowości online oraz wdrożenia KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na swojej działalności, pozostawiając kwestie techniczne i formalne profesjonalistom.

Ministerstwo Finansów, komunikatem z 26 kwietnia 2024 r., poinformowało o planowanym przesunięciu terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na dwa kluczowe terminy:

  • 1 lutego 2026 r.: Obowiązek dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł w 2025 r.
  • 1 kwietnia 2026 r.: Obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.

Przepisy przejściowe

Przepisy przejściowe przewidują:

  • Możliwość wystawiania faktur z kasy rejestrującej w okresie przejściowym.
  • Odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF przy dokonywaniu płatności przelewem.
  • Odroczenie terminu wejścia kar za błędy związane z KSeF.

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur od 2026 r. to kluczowa zmiana w polskim systemie podatkowym. Przesunięcie terminu wdrożenia daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków. Warto skorzystać z tego czasu na dostosowanie systemów informatycznych, szkolenie pracowników oraz skonsultowanie się z profesjonalistami w zakresie – księgowość online.Przygotowanie do KSeF to inwestycja, która z pewnością przyniesie korzyści w postaci uproszczenia procesów i zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Autor treści: Paulina Dzierżęga

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.

Szukasz usług i wsparcia w tym zakresie?
Uzupełnij poniższy formularz.
Przygotujemy indywidualną ofertę!

Nie lubisz formularzy? Zadzwoń: (+48) 537 726 726

OSTATNIE WPISY NA BLOGU

Limit zwolnienia z VAT 2026_najważniejsza zmiana dla najmniejszych firm

Limit zwolnienia z VAT 2026 – najważniejsza zmiana dla najmniejszych firm

10 września, 2025

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrośnie do 240 000 zł rocznej sprzedaży (bez podatku). Do końca 2025 r. obowiązuje jeszcze dotychczasowa kwota – 200 000 zł. Zmianę wprowadza ustawa z 24 czerwca 2025 r. (Dz.U. poz. 896).

Co to oznacza dla przedsiębiorców? Już teraz możesz zaplanować przychody, rejestrację do VAT oraz sposób rozliczeń na kolejny rok. To ważny moment, by przeanalizować swoją sytuację i uniknąć błędów przy przekroczeniu limitu.

👉 Skontaktuj się z biurem rachunkowym Warido – podpowiemy, jak najlepiej wykorzystać nowe przepisy, zadbamy o Twoje rozliczenia i pomożemy przygotować firmę na zmiany.

Czytaj więcej »
Samochód firmowy w praktyce podatkowej

Samochód firmowy w praktyce podatkowej – co faktycznie zaliczysz do kosztów?

3 września, 2025

Kupno lub leasing firmowego auta to podatkowe pole minowe pełne limitów i wyjątków.
VAT rozliczasz brutto, PIT/CIT netto, a wybór między środkiem trwałym a wydatkiem jednorazowym przesądza, kiedy koszt trafi do deklaracji.
Dowiedz się, jak odzyskać maksymalny VAT, dobrać właściwą amortyzację i uniknąć utraty 50 % odliczenia przy użytkowaniu mieszanym.
Skontaktuj się z Warido – pomożemy Ci bezbłędnie wypełnić VAT‑26 i zoptymalizować każdy paragraf.

Czytaj więcej »
KSeF podpisany przez Prezydenta

KSeF po podpisie Prezydenta – co naprawdę zmieni się dla firm w 2025 i 2026 roku

28 sierpnia, 2025

Podpis Prezydenta pod ustawą przesądza – od 2026 roku wszystkie firmy będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Druga połowa 2025 to ostatnie bezpieczne okno na przygotowanie procesów, integracji i polityk rachunkowości, by od stycznia działać bez przestojów. Im szybciej zaczniesz, tym większa szansa na płynne wdrożenie i uniknięcie kosztownych problemów. KSeF to nie tylko technologia – to zmiana w całym obiegu dokumentów i pracy księgowości.
Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przygotować firmę do KSeF: analiza procesów, dostosowanie polityki rachunkowości, wsparcie księgowe i kadrowe.

Czytaj więcej »
Cyfrowe zawieranie umów krok po kroku

Cyfrowe zawieranie umów krok po kroku – narzędzia, przepisy, ryzyka

27 sierpnia, 2025

Umowy podpisywane w 100 % online stają się nowym standardem – od kontraktów B2B po e‑commerce i zdalne zatrudnienie.
E‑Doręczenia, e‑podpis i nadchodząca nowelizacja Kodeksu pracy otwierają ogromne możliwości, ale też stawiają wymogi prawne i podatkowo‑księgowe.
Dowiedz się, jak spełnić wszystkie warunki ważności i dowodowości, by Twoje cyfrowe umowy były bezpieczne i odporne na spory.
Skontaktuj się z Warido – przygotujemy procedury i narzędzia szyte na miarę Twojego biznesu.

Czytaj więcej »
Rynek towarów używanych a procedura VAT marża

Rynek towarów używanych a procedura VAT marża: kiedy i jak ją stosować?

20 sierpnia, 2025

Handel używanymi autami, refabrykowaną elektroniką i dziełami sztuki rośnie jak na drożdżach, a procedura VAT‑marża pozwala płacić podatek tylko od zysku.
Przy wysokiej inflacji i modzie na gospodarkę cyrkularną klienci patrzą na końcową cenę brutto – umiejętne rozliczenie marży daje Ci przewagę cenową bez utraty rentowności.
Sprawdź, jak zoptymalizować sprzedaż i cash‑flow, zanim konkurencja zrobi to pierwsza.
Skontaktuj się z Warido – pomożemy wdrożyć VAT‑marżę krok po kroku.

Czytaj więcej »
Umowa B2B

Umowa B2B  – dlaczego temat płatnego urlopu wraca jak bumerang

13 sierpnia, 2025

Pracujesz na kontrakcie B2B i marzysz o płatnym urlopie bez utraty przychodu? Po podwyżkach składek zdrowotnych i zmianach w stawkach ryczałtu w 2025 r. wielu specjalistów szuka rozwiązań, które pozwolą zaplanować przerwę w pracy bez utraty cash-flow. Pokażemy Ci, jak ułożyć umowy i rozliczenia, aby było to możliwe – zgodnie z przepisami i bezpieczne podatkowo.

Skontaktuj się z Warido – zadzwoń lub napisz już dziś, a znajdziemy najlepszy scenariusz dla Ciebie.

Czytaj więcej »

Zobacz co zyskujesz współpracując z nami?!

Nowoczesne usługi księgowe

Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.

Kadra zaufanych ekspertów

Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.

Stały dostęp online

Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.

Biuro rachunkowe enova

Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.

Bezpieczeństwo i komfort

Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.

Edukacja w bonusie

Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.