Spis treści
Przedsiębiorcy prowadzący własne firmy i zatrudniający pracowników mają obowiązek wypłacania im wynagrodzenia zgodnie z zawartymi umowami. Wynagrodzenia te stanowią dla pracodawcy koszt, który musi być odpowiednio ujęty w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Jak i kiedy należy to zrobić? Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na ten temat.
Wynagrodzenie w KPiR – pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę
Wynagrodzenia wypłacane pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę stanowią koszt uzyskania przychodu. Za moment ujęcia tych kosztów w KPiR uznaje się dzień wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie to należy ująć w kolumnie 12. KPiR – „Wynagrodzenia w gotówce i naturze” w miesiącu, za który jest należne, pod warunkiem że zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
Jeśli wynagrodzenie wypłacono w terminie (do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni), trafia ono do kosztów miesiąca, za który jest należne. Natomiast jeśli wypłacono je po terminie, jego wartość brutto stanowi koszt w dacie zapłaty.
Od stycznia 2023 r., składki społeczne z tytułu umów o pracę w części finansowanej przez płatnika są kosztem podatkowym w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, o ile zostaną opłacone w terminie. Jeśli nie zostaną opłacone w terminie, należy dokonać korekty kosztów.
Wynagrodzenie w KPiR – pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej
Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło) także stanowią koszt dla przedsiębiorcy. W tym przypadku o momencie ujęcia kosztu decyduje czas dokonania wypłaty lub postawienia do dyspozycji wynagrodzenia. Składki ZUS w części finansowanej przez zleceniodawcę są zaliczane do kosztów w momencie ich opłacenia.
Znaczenie terminowości wypłat wynagrodzeń
Terminowość wypłat wynagrodzeń ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego ujęcia kosztów w KPiR. Wynagrodzenia wypłacone w terminie mogą być ujęte jako koszty w miesiącu, za który są należne, co ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców dążących do zachowania płynności finansowej i przejrzystości księgowej. Nieterminowe wypłaty skutkują koniecznością ujęcia kosztów w dacie faktycznej zapłaty, co może prowadzić do komplikacji księgowych i potencjalnych problemów z rozliczeniami podatkowymi.
Wpływ wynagrodzeń na płynność finansową firmy
Regularne i terminowe wypłaty wynagrodzeń są nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także kluczowym elementem zarządzania finansami firmy. Terminowość wypłat wpływa na morale pracowników oraz ich zadowolenie z pracy, co przekłada się na efektywność i produktywność. Z drugiej strony, nieterminowe wypłaty mogą prowadzić do frustracji pracowników, a nawet do problemów prawnych związanych z naruszeniem przepisów prawa pracy.
Rola nowoczesnych systemów księgowych
Nowoczesne systemy księgowe online mogą znacząco ułatwić zarządzanie wynagrodzeniami i ich ujęcie w KPiR. Dzięki automatyzacji wielu procesów, systemy te pozwalają na szybkie i precyzyjne prowadzenie ksiąg rachunkowych, co zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa efektywność pracy księgowych. Przedsiębiorcy mogą korzystać z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, zdalnego dostępu do danych oraz integracji z innymi systemami, co podnosi standardy obsługi księgowej.
Jakie korzyści niesie za sobą automatyzacja?
Automatyzacja procesów księgowych, w tym zarządzania wynagrodzeniami, przynosi wiele korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Po pierwsze, zmniejsza ryzyko błędów księgowych i opóźnień w wypłatach. Po drugie, zwiększa przejrzystość i dokładność danych finansowych. Po trzecie, pozwala na lepsze zarządzanie zasobami firmy oraz oszczędność czasu i kosztów związanych z ręcznym prowadzeniem ksiąg.
Podsumowanie
Podsumowując nasze dzisiejsze rozważania, możemy zatem wskazać, że kwestia ujęcia wynagrodzenia w KPiR zależy od rodzaju umowy oraz terminu wypłaty wynagrodzenia. W przypadku umów o pracę wynagrodzenie należy ująć w miesiącu, za który jest należne, pod warunkiem że zostało wypłacone w terminie. W przeciwnym razie ujęcie następuje w dacie faktycznej zapłaty.
Natomiast w przypadku umów cywilnoprawnych decydująca jest data wypłaty lub postawienia do dyspozycji wynagrodzenia. Kluczowe będą zapisy konkretnej umowy zawartej pomiędzy kontrahentami oraz ustalenie, czy usługobiorca ma prawo dysponowania częścią nieruchomości. Księgowość to nie tylko prowadzenie ksiąg, ale także budowanie wartościowych relacji i dbanie o wysokie standardy obsługi.
Autor treści: Paulina Dzierżęga
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
