Spis treści
Czym jest regulacja EUDR i dlaczego dotyczy Twojego biznesu
Unijne Rozporządzenie (UE) 2023/1115 o produktach wolnych od wylesiania, znane jako EUDR, nakłada obowiązki na przedsiębiorstwa wprowadzające na rynek UE określone towary i ich pochodne. Obejmuje między innymi drewno, kawę, kakao, soję, olej palmowy, kauczuk oraz bydło. Celem regulacji jest zapewnienie, że produkty obecne w obrocie nie pochodzą z gruntów wylesionych lub zdegradowanych po 31 grudnia 2020 r. oraz że ich produkcja odbywała się zgodnie z prawem kraju pochodzenia. Nowe przepisy mają ograniczyć emisje CO₂ i utrzymanie bioróżnorodności, a dla firm prowadzących handel międzynarodowy oznaczają konieczność wdrożenia nowych procedur oraz stałego monitorowania pochodzenia surowców.
Zakres towarów i konsekwencje dla łańcucha dostaw
Regulacja obejmuje nie tylko surowce pierwotne, ale także produkty gotowe oraz półprodukty powstałe z tych surowców. Dotyczy to branż spożywczej, drzewnej, meblarskiej, papierniczej, tekstylnej czy motoryzacyjnej. Produkty z drewna, oleju palmowego czy kauczuku traktuje się tak samo jak surowiec, z którego powstały. Odpowiedzialność za spełnienie wymogów spoczywa na importerach, producentach i dystrybutorach, dlatego EUDR obejmuje cały łańcuch dostaw – od plantacji i gospodarstw po detalistów. Firmy muszą opracować wewnętrzne procedury gromadzenia dowodów i kontroli zgodności.
Data graniczna i wymóg braku wylesiania po 31 grudnia 2020 r.
Podstawowym warunkiem zgodności z EUDR jest tzw. „cut-off date”, czyli 31 grudnia 2020 r. Towary nie mogą pochodzić z terenów, na których po tej dacie doszło do wyrębu lasu lub jego degradacji. Przedsiębiorcy muszą potrafić udowodnić, że dane grunty nie zostały przekształcone po tej dacie oraz że proces produkcji był zgodny z prawem kraju pochodzenia. Wymaga to posiadania dokładnych współrzędnych geograficznych działek lub plantacji oraz kompletnej dokumentacji pochodzenia surowców.
Należyta staranność jako proces ciągły
EUDR wprowadza obowiązek należytej staranności (due diligence) w trzech etapach: zbieranie informacji, ocena ryzyka i działania naprawcze. Firmy muszą gromadzić dane o pochodzeniu surowców, przeprowadzać ocenę ryzyka wylesienia oraz wdrażać środki ograniczające ryzyko, gdy jest ono podwyższone. W praktyce oznacza to m.in. audyt dostawców, weryfikację terenową lub modyfikację umów. Wdrożenie systemu należytej staranności wymaga spójnej współpracy działów zakupów, logistyki i finansów oraz regularnej aktualizacji zebranych informacji.
Oświadczenie DDS i system informacyjny UE
Każdy operator lub importer jest zobowiązany złożyć oświadczenie należytej staranności (DDS – Due Diligence Statement) w unijnym systemie informacyjnym. Oświadczenie składa się przed wprowadzeniem partii na rynek UE lub przed eksportem. Każdy produkt otrzymuje numer identyfikacyjny DDS, który należy powiązać z dokumentacją handlową i finansową. Dokumentację due diligence przechowuje się co najmniej 5 lat, a organy krajowe mogą żądać jej przedstawienia w dowolnym momencie. Wcześniejsze zintegrowanie tych danych z systemami finansowymi znacząco ułatwia kontrolę i raportowanie.
Terminy stosowania przepisów i bieżące zmiany
Rozporządzenie weszło w życie 29 czerwca 2023 r., natomiast główne obowiązki zaczną obowiązywać 30 grudnia 2025 r. dla średnich i dużych firm oraz 30 czerwca 2026 r. dla mikro i małych przedsiębiorstw. Komisja Europejska analizuje możliwość etapowego wdrażania kontroli, jednak dopóki zmiany nie zostaną formalnie przyjęte, te daty pozostają obowiązujące. Firmy powinny planować pełną zgodność na 30 grudnia 2025 r. i traktować ten termin jako ostateczny.
Sankcje i obowiązek archiwizacji
Naruszenie EUDR może skutkować dotkliwymi konsekwencjami. Za uchybienia grożą m.in. kary finansowe do co najmniej 4% rocznego obrotu w UE, przepadek towarów, a także czasowe wykluczenie z zamówień publicznych. Sankcje będą nakładane przez organy krajowe na podstawie oceny ryzyka i zakresu naruszeń. Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania pełnej dokumentacji przez minimum pięć lat i do natychmiastowego udostępnienia jej na żądanie instytucji kontrolnych. Systematyczne archiwizowanie dowodów zgodności ogranicza ryzyko sankcji i zwiększa wiarygodność firmy.
Polska perspektywa i rozwój przepisów krajowych
EUDR obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich, jednak każdy kraj musi wyznaczyć instytucje nadzoru i kontroli. W Polsce finalizowane są przepisy określające zakres kompetencji i tryb egzekwowania EUDR. Organy będą stosować podejście oparte na ryzyku, ze szczególnym uwzględnieniem kierunków dostaw z regionów o wysokim poziomie wylesienia. Firmy importujące towary z takich obszarów muszą przygotować się na częstsze kontrole. Właściwe przygotowanie dokumentacji i jasna procedura wewnętrzna pozwolą na szybsze zakończenie postępowań kontrolnych i zachowanie ciągłości handlu.
Relacja EUDR do EUTR w branży drzewnej
EUDR zastępuje dotychczasowe Rozporządzenie EUTR, które regulowało obrót drewnem w UE. Jednocześnie dla wyrobów z drewna wyprodukowanych przed 29 czerwca 2023 r. EUTR pozostanie stosowane do 31 grudnia 2027 r. To ważna informacja dla firm zajmujących się handel drewnem i produktami drzewnymi pochodzącymi sprzed wejścia w życie nowej regulacji. Po tym terminie cały obrót drewnem będzie podlegał EUDR.
Jak przygotować firmę do EUDR w praktyce
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czy produkty firmy podlegają EUDR. Następnie należy zidentyfikować dostawców i ocenić poziom ryzyka związanego z pochodzeniem surowców. Kolejny etap to zebranie współrzędnych geograficznych działek, potwierdzeń zgodności z prawem kraju produkcji oraz deklaracji o braku wylesienia po 31 grudnia 2020 r. Warto również zaktualizować umowy handlowe, dodając zapisy o obowiązku udostępniania danych EUDR i prawie do audytu. Należy też wprowadzić procedurę okresowego przeglądu zgodności i tworzyć roczne raporty potwierdzające należytą staranność.
Rola księgowości w utrzymaniu zgodności
Księgowość odgrywa istotną rolę w systemie zgodności z EUDR. To w nim gromadzone są faktury, dokumenty WZ i inne dowody, które należy powiązać z numerami DDS i danymi o pochodzeniu towaru. Weryfikacja kompletności dokumentacji na etapie księgowania pozwala szybko wykryć braki i uniknąć ryzyka późniejszych korekt. Połączenie procesów finansowych z procedurami due diligence zapewnia pełną transparentność i ułatwia audyt.
Harmonogram działań na ostatnie miesiące przed wejściem EUDR
Najbliższe miesiące powinny być poświęcone na przegląd łańcucha dostaw oraz stworzenie rejestru dostawców. W dalszej kolejności należy zbudować matrycę ryzyka, zgromadzić dowody pochodzenia i opracować instrukcję postępowania w przypadku braków w danych. Warto też przygotować szablony oświadczeń DDS oraz harmonogram regularnych przeglądów zgodności. Tylko firmy, które rozpoczną te działania z wyprzedzeniem, unikną problemów i zatorów administracyjnych po wejściu regulacji w życie.
Dlaczego warto rozpocząć przygotowania już teraz
EUDR wprowadza nowy standard transparentności w europejskim handlu. Firmy, które podejdą do tematu systemowo i wcześnie uporządkują swoje dane, zyskają nie tylko spokój prawny, ale także przewagę konkurencyjną. Przygotowanie pełnej dokumentacji i wdrożenie procesów należytej staranności już dziś oznacza niższe ryzyko sankcji i większe zaufanie kontrahentów. EUDR to nie chwilowy trend, lecz nowy filar zarządzania łańcuchem dostaw w Unii Europejskiej – i czas na działanie jest teraz.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
