Spis treści
Faktury elektroniczne stają się standardem w biznesie, a w Polsce coraz większe znaczenie zyskuje system KSeF – Krajowy System e-Faktur. Jego trzonem są tak zwane faktury ustrukturyzowane. W poniższym artykule wyjaśnię, czym właściwie jest faktura ustrukturyzowana, jak działa oraz jaką rolę pełni w KSeF.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to szczególny rodzaj faktury elektronicznej, przygotowanej według zdefiniowanego schematu (pliku XML) i akceptowanej w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Jej kluczową cechą jest to, że wszystkie dane dotyczące transakcji, kontrahentów i innych wymaganych elementów są zapisane w sposób pozwalający na automatyczne odczytanie i przetwarzanie przez systemy informatyczne – zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy. Dzięki temu faktura może być łatwo weryfikowana, korygowana i archiwizowana.
W tradycyjnej formie (papierowej lub w plikach PDF) kluczowe dane, takie jak stawki VAT, kwoty netto czy dane kontrahenta, trzeba odczytywać ręcznie. Z kolei faktura ustrukturyzowana zawiera te informacje w formacie, który pozwala na automatyczne przetwarzanie – bez konieczności “przepisywania” czy skanowania.
Jak wygląda proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej?
- Generowanie faktury w systemie księgowym
Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie księgowym lub ERP (np. programie do fakturowania). Zamiast standardowej faktury PDF, oprogramowanie tworzy dokument w ustrukturyzowanym formacie XML. - Przekazanie faktury do KSeF
Tak przygotowany plik jest następnie przesyłany do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten dokonuje walidacji faktury – sprawdza, czy wszystkie obowiązkowe elementy zostały wypełnione poprawnie i czy spełnione są wymogi formalne. Jeśli faktura przejdzie tę weryfikację, zostaje zarejestrowana, a KSeF nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny. - Udostępnienie faktury odbiorcy
Odbiorca może uzyskać dostęp do wystawionej faktury bezpośrednio z systemu KSeF lub – w zależności od przyjętej formy integracji – pobrać ją przez swój system księgowy. Dzięki temu pojawia się pełna transparentność: obie strony mają wgląd w dokładnie ten sam dokument. - Archiwizacja i przechowywanie
System KSeF pełni funkcję repozytorium. Faktury są w nim bezpiecznie przechowywane, dzięki czemu przedsiębiorca ma zapewniony długi, 10-letni dostęp do dokumentów. W sytuacji kontroli podatkowej lub audytu wszystkie faktury można pobrać z jednego miejsca.
Zalety faktur ustrukturyzowanych
- Automatyzacja procesów
Ponieważ dane z faktur mogą być automatycznie przetwarzane, przyspiesza to księgowanie i rozliczanie VAT. Minimalizuje też ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. - Łatwiejsza kontrola i transparentność
Dzięki rejestracji w KSeF, organy skarbowe oraz sami przedsiębiorcy uzyskują pewność co do pochodzenia i poprawności dokumentów. Każda faktura jest na bieżąco weryfikowana pod kątem formalnym. - Szybsze obiegi dokumentów
Eliminacja papierowych faktur oraz konieczności wysyłania ich tradycyjną pocztą przyczynia się do znacznego przyspieszenia procesów w firmach – zarówno w obszarze rozliczeń, jak i innych czynnościach administracyjnych. - Oszczędności
Zmniejszenie kosztów druku, przesyłki i archiwizacji papierowych dokumentów, a także zredukowanie czasu pracy związanej z manualnym wprowadzaniem danych. - Bezpieczeństwo i archiwizacja
KSeF gwarantuje, że dokumenty są przechowywane w sposób zgodny z wymogami prawnymi, a jednocześnie przedsiębiorca nie musi już martwić się o fizyczną przestrzeń na dokumenty czy ryzyko ich zagubienia.
Rola faktury ustrukturyzowanej w KSeF
Kluczową rolą faktury ustrukturyzowanej w KSeF jest zapewnienie jednolitego standardu dokumentów, który umożliwia sprawną komunikację między różnymi podmiotami. KSeF stanowi centralny punkt, w którym:
- Nadawany jest unikalny numer identyfikacyjny faktury: faktura staje się oficjalnym dokumentem rozpoznawanym przez administrację skarbową.
- Weryfikowane są dane kontrahentów i poprawność elementów: ewentualne błędy w strukturze (np. brak NIP-u, nieprawidłowa stawka VAT) są szybko sygnalizowane.
- Gwarantowana jest zgodność z przepisami podatkowymi: w szczególności w kontekście rozliczeń VAT i innych opłat.
- Archiwizowane są wszystkie faktury: przedsiębiorcy mają pewność, że nawet po kilku latach będą mogli sięgnąć do rzetelnie przechowywanych dokumentów.
Warto podkreślić, że prace nad KSeF wynikają z potrzeby uszczelnienia systemu podatkowego i zwiększenia kontroli nad rozliczeniami VAT, co jest wspólnym celem administracji i przedsiębiorców działających uczciwie na rynku.
Kto jest objęty obowiązkiem korzystania z faktur ustrukturyzowanych?
Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, z czasem wystawianie faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej może stać się obligatoryjne dla wszystkich podatników VAT. Aktualnie wdrażanie KSeF w pełnym zakresie przebiega etapami – w początkowym okresie jest to forma dobrowolna, ale niektóre branże oraz przedsiębiorcy zostali zachęceni do wcześniejszego wdrożenia systemu.
Należy śledzić komunikaty ministerstwa oraz aktualne przepisy, aby na bieżąco wiedzieć, kiedy obowiązek korzystania z KSeF zacznie dotyczyć konkretnej firmy. Już dziś jednak warto rozpocząć przystosowanie się do nowych regulacji – wybrać odpowiednie narzędzia księgowe i przećwiczyć procedury wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Dlaczego warto wdrożyć faktury ustrukturyzowane już teraz?
Faktura ustrukturyzowana to przyszłość rozliczeń pomiędzy kontrahentami w Polsce. Ułatwia automatyzację i przyspiesza obieg dokumentów, a także pomaga przedsiębiorcom i administracji skarbowej we wspólnym dążeniu do przejrzystości oraz bezpieczeństwa rozliczeń VAT. Krajowy System e-Faktur, którego ważnym elementem są właśnie faktury w zdefiniowanym formacie, zapowiada spore usprawnienia dla biznesu – zarówno w kontekście oszczędności kosztów, jak i eliminacji błędów podczas rozliczeń.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i jeszcze nie rozpocząłeś implementacji narzędzi obsługujących faktury ustrukturyzowane, warto zrobić to już teraz. Przygotowanie się na zmiany oraz szybkie dostosowanie do nowej infrastruktury e-fakturowania przyniesie długofalowe korzyści w codziennej pracy Twojej firmy.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
