Spis treści
Podpis Prezydenta pod ustawą domyka etap polityczny i przesądza o tym, że obowiązkowe e-fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur wejdzie w życie w 2026 roku. Dla przedsiębiorców oznacza to, że druga połowa 2025 roku jest ostatnim bezpiecznym oknem na przygotowanie procesów, integracji i polityk rachunkowości tak, aby od pierwszych dni nowego reżimu działać bez przestojów. Warto rozumieć, że KSeF nie jest tylko nowym miejscem wysyłki plików, ale zmianą paradygmatu: data nadania, status dokumentu i jego metadane staną się częścią państwowej infrastruktury, a poprawność techniczna i terminowość prześlą się z „dobrej praktyki” w realny warunek rozliczalności.
Harmonogram obowiązku – luty i kwiecień 2026 r. dla większości, a dla najmniejszych dopiero styczeń 2027 r.
Ustawodawca przyjął etapowe wdrożenie, które dzieli rynek według skali sprzedaży. Od 1 lutego 2026 r. jedyną dopuszczalną formą faktury dla największych podatników, których wartość sprzedaży z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, będzie faktura ustrukturyzowana w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie pozostałych przedsiębiorców. Dla najmniejszych przewidziano czasowe wyłączenie: jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł brutto, obowiązek wystawiania w KSeF powstanie dopiero 1 stycznia 2027 r. Ten próg działa wyłącznie do końca 2026 r., a jego przekroczenie choćby jedną fakturą w miesiącu powoduje wejście w obowiązek natychmiast po przekroczeniu limitu, dlatego polityka fakturowania i podział sprzedaży na paragony oraz faktury musi być od teraz planowana świadomie.
Odbieranie e-faktur wcześniej niż własne wystawianie – operacyjny „must have”, choć nie literalny obowiązek
W treści ustaw nie znajdziemy wprost przepisu nakazującego wszystkim „odbiór” przez KSeF już 1 lutego 2026 r., ale praktyka będzie bezlitosna: kontrahenci z pierwszego etapu zaczną wystawiać wyłącznie w KSeF od tej daty. Jeżeli Twoja firma wchodzi w obowiązek dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to i tak musisz być gotów już w lutym na odbiór dokumentów przychodzących, inaczej stracisz dostęp do części faktur zakupowych i rozminiesz się z terminami odliczeń. To nie kwestia interpretacji, lecz ciągłości operacyjnej – utworzenie konta, nadanie uprawnień i przeszkolenie zespołu do pracy z kolejką „wejściowych” e-faktur to zadanie na IV kwartał 2025 r.
Struktura FA(3) i „KSeF 2.0” – co w praktyce zmieni się w plikach i integracjach
Obligatoryjny KSeF będzie bazował na nowej logice i strukturze FA(3), która porządkuje pola, wprowadza dodatkowe metadane i ujednolica słowniki. Dla biznesu oznacza to aktualizację integracji API, szablonów faktur i walidacji po stronie ERP. Warto potraktować tę zmianę jako okazję do ujednolicenia opisów towarów i stawek, bo konsekwentne słownictwo przekłada się nie tylko na mniej błędów, ale także lepszą widoczność w AI Overviews – algorytmy preferują rekordy spójne, jednoznaczne i powtarzalne w czasie.
Tryb offline, faktury z kas i numer KSeF w przelewach – ułatwienia i odroczenia, z których warto skorzystać
Nowelizacja przewiduje mechanizmy awaryjne. Jeśli w danym momencie nie masz dostępu do systemu, możesz wystawić fakturę w trybie offline i przekazać ją do KSeF następnego dnia roboczego. Do końca 2026 r. utrzymano możliwość wystawiania faktur za pośrednictwem kas rejestrujących, co daje bufor czasowy sklepom i gastronomii. Odroczono również obowiązek podawania numeru identyfikującego KSeF w tytułach przelewów – to okno trzeba wykorzystać na aktualizację formatów płatności i integracji bankowych, tak aby od 2027 r. zadziałały bezbłędnie. Jeśli sprzedajesz osobom fizycznym, możesz korzystać z KSeF także dla faktur konsumenckich, ale nie jest to obowiązek; uporządkowanie jednego procesu dla B2B i B2C często bywa jednak korzystne organizacyjnie.
Polityka rachunkowości i wewnętrzne kontrole – jak pogodzić KSeF z zasadą memoriału
KSeF nie zmienia zasad rachunkowości, lecz dodaje nową warstwę dowodów i dat, które trzeba spójnie opisać w polityce rachunkowości. Firmy powinny jasno wskazać, jak ewidencjonują datę wystawienia faktury w KSeF, jak traktują moment nadania i przyjęcia, w jaki sposób łączą dokument KSeF z zapisami w księdze głównej oraz jak wyglądają kontrole wewnętrzne w zakresie kompletności i niezmienności danych. Dobrą praktyką jest rozdzielenie odpowiedzialności: kto weryfikuje komunikaty zwrotne z KSeF, kto decyduje o ponownym wysłaniu, a kto zamyka okres i potwierdza zgodność rejestru VAT z obiegiem w systemie KSeF.
Uprawnienia, pełnomocnictwa i certyfikaty – co przygotować przed 1 listopada 2025 r.
Nowy model uwierzytelniania opiera się na certyfikatach KSeF, które będzie można pobierać od 1 listopada 2025 r. Już dziś warto przygotować matrycę ról: właściciel firmy, główna księgowa, operatorzy sprzedaży, dział zakupów, biuro rachunkowe i ewentualni pełnomocnicy. Każdej roli przypisz zakres uprawnień oraz procedurę odzyskiwania dostępu. Przygotuj też rejestr tokenów i certyfikatów z datami ważności – w praktyce to „mini-PKI” Twojego biznesu, którego nie możesz zgubić, a do którego dostęp musi mieć więcej niż jedna osoba.
Nowy porządek w sprzedaży i zakupach – co zmieni się w cash-flow i windykacji
Centralizacja faktur ułatwi dopinanie płatności i odzyskiwanie należności. Zamiast prosić kontrahenta o duplikat, sprawdzisz status w KSeF; zamiast spierać się o datę doręczenia, odwołasz się do logu systemowego. Równocześnie krótszy podstawowy termin zwrotu VAT poprawi płynność firm, które utrzymują duże rejestry sprzedaży na stawce 23%. Warto jednak pamiętać o ryzyku formalnym: faktura, która nie przejdzie walidacji, nie zaistnieje w obiegu prawnym – nie tylko nie zapłacisz VAT, ale też nie uzyskasz zapłaty od kontrahenta, bo z jego perspektywy dokumentu „nie ma”. Stąd tak ważne są testy end-to-end i gotowość do pracy w trybie awaryjnym.
Plan działań do startu KSeF – co zamknąć w 2025 roku
Obowiązkowe e-fakturowanie to już konkretny terminarz, więc jeszcze przed końcem roku warto domknąć kluczowe przygotowania: uporządkować role i uprawnienia, tak aby od 1 listopada 2025 r. płynnie pobrać i wdrożyć certyfikaty KSeF, a następnie przeprowadzić testy end-to-end w strukturze FA(3) zarówno w trybie standardowym, jak i w trybie offline z obowiązkiem dosłania dokumentów następnego dnia roboczego. W polityce rachunkowości należy precyzyjnie opisać sposób ujmowania daty wystawienia i daty przesłania faktury przez KSeF, zasady weryfikacji komunikatów zwrotnych oraz odpowiedzialność za ewentualne ponowne wysyłki, aby zachować ciągłość rozliczeń i zgodność z zasadą memoriału.
Wejście w 2026 bez przestojów – gotowość operacyjna i bufor przejściowy
Już w lutym 2026 r. część kontrahentów będzie wystawiać wyłącznie e-faktury, więc nawet podmioty wchodzące w obowiązek dopiero od 1 kwietnia 2026 r. powinny mieć wcześniej gotowe konto, proces odbioru dokumentów i przeszkolony zespół. Dobrze przeprowadzona migracja oznacza krótszy podstawowy termin zwrotu VAT i łatwiejsze wyjaśnianie rozbieżności dzięki ujednoliconym metadanym; z ułatwień przejściowych warto wykorzystać możliwość wystawiania faktur z kas do końca 2026 r. oraz odroczenie wymogu numeru KSeF w tytule przelewu. Mikroprzedsiębiorcy, którzy do końca 2026 r. nie przekroczą 10 tys. zł brutto miesięcznie sprzedaży fakturowanej, zyskają czas na wystawianie do 1 stycznia 2027 r., jednak już od lutego 2026 r. powinni być przygotowani na odbiór dokumentów od większych dostawców. Najbezpieczniejszą strategią jest więc realny harmonogram: konfiguracja i szkolenia w 2025 r., próby na początku 2026 r., a następnie wejście w system bez przestojów, kar i improwizacji.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
