Zatrudnienie studenta a składki ZUS i PIT – kiedy należy odprowadzać?

Wraz z rozpoczęciem roku akademickiego przybywa studentów zainteresowanych podjęciem dorywczej lub stałej pracy. Przepisy przewidują różnego rodzaju preferencje przy zatrudnianiu studentów korzystne nie tylko dla samego pracownika, ale i dla Ciebie jako pracodawcy.

Przy zatrudnieniu studenta do 26 lat na umowę zlecenie z wypłatą 5 000 miesięcznie brutto to jest cały Twój koszt. I taką samą kwotę otrzymuje student. Natomiast pracownik na zleceniu bez statusu studenta kosztuje Cię około 6 000 zł, a do jego kieszeni trafiają niecałe 4 000 zł. Korzyści z zatrudnienia studenta zależą przede wszystkim od rodzaju umowy. Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, z jakich składek ZUS i podatków jesteś zwolniony w zależności od charakteru umowy.

Jaka umowa ze studentem?

Studenta możesz zatrudnić tak jak każdego innego pracownika, czyli na umowę zlecenie, o pracę i o dzieło. Rodzaj umowy powinien być podyktowany charakterem pracy, a nie statusem przyszłego pracownika. Obowiązują Cię także takie same stawki minimalnego wynagrodzenia, jak w przypadku pracowników niebędących studentami.

Tj. student zatrudniony u Ciebie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. musi mieć wynagrodzenie brutto w wysokości co najmniej:

• 28,10 zł za godzinę na umowie zlecenie,
• 4 300 zł za pracę w wymiarze pełnego etatu na umowie o pracę.

Zatrudnienie studenta wiąże się z korzyściami dla Ciebie (dla pracownika poniekąd też), różnymi w zależności od rodzaju umowy. W niektórych sytuacjach nie musisz odprowadzać składek ZUS i podatku dochodowego. W dalszej części artykułu wyjaśniamy, od czego to zależy.

Na wstępie musisz wiedzieć, że słuchacz szkoły policealnej na mocy przepisów o ubezpieczeniach społecznych, PIT i prawa oświatowego traktowany jest jak student uczelni wyższej (w kwestii składek ZUS i podatku PIT oczywiście). Zatem zasady zatrudniania studentów, o których piszemy niżej, dotyczą także słuchaczy szkoły policealnej (studium).

Zatrudnienie studenta na umowie zlecenie

Jako pracodawca nie jesteś zobowiązany do opłacania jakichkolwiek składek ZUS za studenta do 26 roku życia zatrudnionego na podstawie umowy zlecenie. Nawet zdrowotnej, gdyż do ubezpieczenia zgłasza go uczelnia.

Podobna preferencja dotyczy podatku dochodowego (PIT). Osoby do 26 roku życia obowiązuje tzw. ulga dla młodych, zwana też PIT zerowy. Polega ona na tym, że do limitu przychodów w wysokości 85 528 zł w roku młodzi ludzie są zwolnieni z PIT. Po przekroczeniu limitu nadwyżka przychodów podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

W przypadku osób starszych niż 26 lat posiadających status studenta, powyższe przywileje zanikają. Tzn. musisz opłacać za nich ZUS i odprowadzać podatek PIT.

Zatrudnienie studenta na umowę o pracę

W odróżnieniu od umowy zlecenia, umowa o pracę ze studentem podlega pełnym składkom ZUS. Jako pracodawca masz obowiązek do pomniejszania wynagrodzenia studenta o składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotną. Nie ma znaczenia, czy student ma mniej, czy więcej niż 26 lat – zwolnienie z ZUS nie obowiązuje.

Jednak tak samo, jak w przypadku umowy zlecenia, dochody z umowy o pracę dla osób poniżej 26. roku życia są zwolnione z podatku dochodowego do kwoty 85 528 zł rocznie.

W praktyce oznacza to, że za studenta na umowie o pracę, który nie ukończył 26 lat:

• płacisz składki ZUS (odprowadzane z Twojej kieszeni i odprowadzane z pensji pracownika),
• nie odprowadzasz podatku PIT (do wysokości limitu).

Zatrudnienie studenta na umowę o dzieło

Umowa o dzieło różni się od umowy o pracę i umowy zlecenia. Chociaż nie wymaga opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do ZUS, to jednak podlega opodatkowaniu PIT. Wynagrodzenie studenta zatrudnionego na podstawie umowy o dzieło jest opodatkowane 12% podatkiem, ponieważ w tym przypadku nie obowiązuje ulga PIT zerowy.

Zatrudnienie studenta – jak potwierdzić status studenta?

Zatrudniając studenta do 26 lat, jesteś zwolniony ze składek ZUS i opodatkowania na zasadach przytoczonych wcześniej. Ważne jest ustalenie, że przyszły pracownik rzeczywiście posiada status studenta. Przepisy nie precyzują, w jaki sposób to robić.

Kilka lat temu powszechne było kserowanie legitymacji studenckiej i przechowywanie kopii wraz z dokumentacją pracowniczą. Jednak zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie ma do tego podstaw prawnych. Prawidłową praktyką, wg urzędu, jest przyjmowanie od pracownika oświadczenia na piśmie, że posiada on status studenta oraz proszenie go o okazanie legitymacji do wglądu. Na oświadczeniu należy umieścić adnotację: „Potwierdzono na podstawie okazanej legitymacji studenckiej nr…” i podpisać się pod nią.

Zatrudnienie studenta – ile można zaoszczędzić?

Z punktu widzenie pracodawcy, najkorzystniejsze jest zatrudnienie studenta do 26 lat na umowę zlecenie. Za taką osobę nie opłacasz składek ZUS. Z kolei za studentów na umowie o pracę odprowadzasz pełne składki.

Natomiast ulga dla młodych zwalnia z podatku PIT (czyli de facto więcej zostaje w kieszeni pracownika) wszystkie osoby do 26 roku życia pracujące na umowę zlecenie oraz o pracę. W przypadku ulgi dla młodych nie ma znaczenia, czy się uczą, czy nie.

Autor treści: Justyna Czerwińska

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.