Spis treści
Model pracy hybrydowej na dobre zagościł w polskich firmach. Łącząc elementy pracy stacjonarnej i zdalnej, zapewnia elastyczność, większe zadowolenie pracowników i często – wyższą efektywność. Jednak za nowym podejściem do organizacji pracy idą także nowe wyzwania – zwłaszcza w obszarze kadr, podatków i rozliczeń. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym zagadnieniom: delegacjom, kosztom home office, rozliczeniom VAT i ZUS oraz różnicom między umowami B2B a umowami o pracę w środowisku hybrydowym.
Delegacje w modelu hybrydowym – nowe definicje i praktyka
Czy dojazd do biura to delegacja?
W przypadku pracy hybrydowej częstym pytaniem jest: czy dojazd pracownika do biura może zostać uznany za delegację? Odpowiedź zależy od tego, gdzie formalnie zlokalizowane jest miejsce pracy w umowie.
Jeśli pracownik ma wskazane biuro jako miejsce pracy, to dojazdy tam nie są delegacją – są to standardowe obowiązki zawodowe. Natomiast jeśli umowa przewiduje pracę zdalną jako podstawowy model, a wizyta w siedzibie firmy odbywa się okazjonalnie lub na polecenie pracodawcy – wtedy można ją kwalifikować jako podróż służbową, a tym samym rozliczać diety, zwrot kosztów transportu i noclegów.
Kluczowe dokumenty i procedury
Aby uniknąć sporów z ZUS czy urzędem skarbowym, konieczne jest:
- sporządzanie poleceń wyjazdu służbowego,
- prowadzenie ewidencji delegacji,
- wypłacanie diety i zwrotu kosztów zgodnie z przepisami.
Home office – koszty, które można rozliczyć
Jakie koszty mogą być zwracane?
Praca zdalna generuje dodatkowe koszty dla pracownika – np. za prąd, internet, czy zużycie materiałów biurowych. Pracodawca może:
- wypłacać ryczałt lub zwrot rzeczywistych kosztów,
- udostępniać sprzęt i narzędzia pracy (komputer, krzesło, biurko),
- pokrywać koszty wyposażenia stanowiska pracy (zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy z 2023 r.).
Opodatkowanie i ZUS
Zwrot kosztów home office może być:
- nieopodatkowany (jeśli spełnia warunki zwrotu kosztów związanych z pracą),
- zwolniony z ZUS, jeśli stanowi ekwiwalent za używanie własnych narzędzi pracy (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT i § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego).
Ale uwaga – konieczne są regulaminy pracy zdalnej i dokumentacja poniesionych kosztów lub ustalony ryczałt, by uniknąć zarzutów o ukryte wynagrodzenie.
VAT i praca hybrydowa – na co uważać?
W kontekście VAT najczęściej pojawiają się dwa zagadnienia:
- Refakturowanie kosztów
W przypadku pracy zdalnej część kosztów może być dzielona między firmę a kontrahentów (np. najem biura coworkingowego czy usług IT używanych zdalnie). Należy tu stosować zasadę:
- refakturowania kosztów z należnym VAT, jeśli refakturowana usługa podlega opodatkowaniu.
- Miejsce świadczenia usług a VAT
Dla firm działających w modelu międzynarodowym, które mają pracowników w różnych krajach UE, istotne staje się pytanie: gdzie powstaje obowiązek podatkowy? W przypadku niektórych usług (np. doradczych, informatycznych) – liczy się miejsce siedziby klienta, ale fizyczna obecność pracownika (np. w Niemczech) może rodzić obowiązek rejestracji do VAT w tym kraju.
Umowa o pracę vs. B2B w modelu hybrydowym
Ryzyko pozorności B2B
Pracodawcy muszą jednak uważać na tzw. pozorność umowy B2B – gdy faktycznie spełnia ona kryteria stosunku pracy (podporządkowanie, czas i miejsce pracy, obowiązki jak u pracownika). W razie kontroli ZUS lub PIP może dojść do przekształcenia kontraktu w umowę o pracę i naliczenia zaległych składek.
Podsumowanie – dobre praktyki dla działów HR i księgowości
Praca hybrydowa wymaga nowego podejścia do dokumentacji, regulaminów i rozliczeń. Oto kilka kluczowych rekomendacji:
- Zaktualizuj umowy i regulaminy – wskaż miejsce pracy, zasady zwrotów kosztów, tryb pracy hybrydowej.
- Wprowadź procedury delegacyjne – jasno określ, kiedy wyjazd do biura jest podróżą służbową.
- Ustal zasady rozliczania kosztów home office – z dokumentacją lub ryczałtem.
- Przeanalizuj kontrakty B2B – pod kątem zgodności z przepisami i rzeczywistego charakteru współpracy.
- Konsultuj się z doradcą podatkowym – szczególnie w sprawach VAT i transgranicznych obowiązków.
Praca hybrydowa to przyszłość rynku pracy, ale jej wdrożenie musi być przemyślane pod kątem prawnym i podatkowym. Dzięki odpowiednim procedurom i świadomości przepisów można uniknąć ryzyk i w pełni wykorzystać zalety elastycznej organizacji pracy.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
