Spis treści
Dynamiczny rynek IT, marketingu i doradztwa sprawił, że kontrakty B2B stały się dominującą formą współpracy pomiędzy specjalistami a firmami z sektora MŚP. W 2025 roku, po kolejnych podwyżkach składek zdrowotnych i zmianach w stawkach ryczałtu, kontraktorzy coraz częściej pytają o możliwość zaplanowania płatnej przerwy w pracy, która nie obniży miesięcznego cash-flow. Dyskusję podgrzały opublikowane w czerwcu analizy Infor, zestawiające model etatowy z B2B i wskazujące, że brak ustawowego urlopu jest jednym z głównych czynników ryzyka samozatrudnienia.
Brak kodeksowego urlopu na B2B – co naprawdę mówi prawo
Kluczowa różnica między umową o pracę a kontraktem B2B wynika z faktu, że samozatrudniony nie podlega Kodeksowi pracy. Art. 152–172 KP, gwarantujące co najmniej dwadzieścia płatnych dni wolnych, odnoszą się wyłącznie do pracowników, podczas gdy jednoosobowy przedsiębiorca świadczy usługi na podstawie KC lub ustawy Prawo przedsiębiorców. Ani ustawa o działalności gospodarczej, ani przepisy podatkowe nie przyznają mu prawa do wynagrodzenia za czas nieświadczenia usług. Organy podatkowe i ZUS konsekwentnie uznają, że ewentualna „płatna przerwa” w B2B może istnieć wyłącznie jako świadczenie umowne, finansowane przez zleceniodawcę z własnych środków, a nie z funduszu płacowego przewidzianego dla etatowców.
Swoboda kontraktowa jako furtka do płatnego wolnego
Choć ustawodawca nie narzuca obowiązkowej przerwy, art. 353¹ Kodeksu cywilnego pozwala stronom dowolnie kształtować treść umowy, o ile nie sprzeciwia się to naturze stosunku zobowiązaniowego. W praktyce zleceniodawcy coraz częściej wprowadzają w kontraktach B2B klauzulę „puli godzin nieproduktywnych”, która de facto finansuje kilka lub kilkanaście dni odpoczynku w roku. Najpopularniejszy model to podzielenie stawki dziennej przez dwanaście i doliczenie powstałego współczynnika do wszystkich faktur, dzięki czemu kontraktor sam akumuluje fundusz urlopowy, nie obciążając budżetu firmy dodatkowymi przelewami w miesiącach bez faktur.
Księgowość przerwy w świadczeniu usług – kiedy „urlop” staje się kosztem
Z perspektywy podatkowej wynagrodzenie obejmujące dni wolne traktuje się tak samo jak każdą inną część ceny usługi: podlega opodatkowaniu PIT lub ryczałtem oraz wykazaniu pełnej podstawy VAT na fakturze. Po stronie zleceniodawcy ten wydatek staje się kosztem uzyskania przychodu, o ile umowa precyzyjnie określa mechanizm finansowania przerwy – na przykład przez doliczenie współczynnika „puli godzin nieproduktywnych” do stawki lub wskazanie konkretnej liczby płatnych dni w roku. Gdy kontrakt nie zawiera takiego zapisu, urzędnicy mogą uznać część wynagrodzenia za nienależny wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą i wyłączyć ją z kosztów. Dlatego rekomenduje się, by klauzula urlopowa wyraźnie wskazywała jej wpływ na rozliczenia, harmonogram faktur i obowiązek potwierdzania przerwy w systemie ewidencji czasu pracy lub w raportach projektowych.
ZUS a samozatrudniony na urlopie – składki płacisz, chyba że zawiesisz działalność
System ubezpieczeń społecznych nie przewiduje „wakacji składkowych” dla przedsiębiorców. Kontraktor musi opłacić pełne składki społeczne i zdrowotne nawet wtedy, gdy w danym miesiącu nie osiąga przychodu z powodu urlopu. Jedynym sposobem na legalne niepłacenie składek jest zawieszenie działalności na minimum 30 dni, co jednak uniemożliwia wystawianie faktur i zrywa ciągłość ubezpieczenia chorobowego. ZUS w swoich komunikatach podkreśla, że okres zawieszenia nie wlicza się do stażu emerytalnego ani do uprawnień z ubezpieczenia chorobowego.
Podatek dochodowy i zaliczki w miesiącu bez faktury
Przy podatku liniowym i skali zaliczka obliczana jest od dochodu narastająco od początku roku. Jeśli w miesiącu urlopowym nie wystawi się faktury, podstawą będzie zysk z okresów poprzednich pomniejszony o koszty bieżące, więc zaliczka może wynieść zero, ale przepisy nie pozwalają „przenosić” niewykorzystanych kosztów na finansowanie przyszłego urlopu. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest jeszcze mniej elastyczny, bo w miesiącu bez przychodu nie płaci się PIT, lecz od stycznia 2025 r. obowiązuje minimalny ryczałtowy próg składki zdrowotnej, który trzeba opłacić niezależnie od obrotu, co potwierdzają zestawienia Infor.
SLA, ciągłość usług i ryzyko biznesowe przerwy kontraktora
Z perspektywy zleceniodawcy głównym ryzykiem jest przerwanie ciągłości projektu. Umowy B2B nierzadko zawierają Service Level Agreement z karą umowną za niedostępność specjalisty. Dlatego wprowadzenie płatnego urlopu wymaga równoległego wskazania mechanizmu zastępstwa – czy to w formie backupu kompetencji wewnątrz zespołu, czy rezerwowego freelancera. Odpowiedni zapis w kontrakcie pozwala uniknąć sporów o należność za czas, kiedy praca nie była świadczona, a jednocześnie chroni firmę przed roszczeniami klienta zewnętrznego.
Nowe regulacje od 2026 r. – staż samozatrudnienia przyspieszy prawo do 26 dni urlopu na etacie
Projekt nowelizacji Kodeksu pracy, nad którym pracuje resort rodziny, przewiduje, że okres prowadzenia działalności gospodarczej zaliczy się do stażu urlopowego po powrocie pracownika na etat. Oznacza to, że osoba z pięcioletnim doświadczeniem B2B i pięcioletnim zatrudnieniem stanie się od razu uprawniona do 26 dni płatnego urlopu wypoczynkowego. Infor informuje, że zmiana ma wejść w życie 1 stycznia 2026 r., choć dokładny kształt przepisu może się jeszcze zmienić w toku prac legislacyjnych.
Jak zapisać „płatny urlop” w kontrakcie B2B, by urząd skarbowy nie miał wątpliwości
Specjaliści GOFIN rekomendują użycie jasnej definicji przerwy serwisowej w rozdziale dotyczącym czasu świadczenia usług. Klauzula powinna określać liczbę dni w roku, sposób ich planowania, wpływ na fakturowanie i obowiązek informowania zleceniodawcy. Jeśli używa się modelu równomiernego doliczania do stawki, warto wyodrębnić w umowie pozycję „wynagrodzenie za gotowość” z miesięcznym limitem, co ułatwia obronę kosztu przed fiskusem. Niedopuszczalne jest natomiast drukowanie osobnej faktury opisanej jako „płatny urlop”, bo urząd może zakwestionować realność świadczenia usług w tym okresie.
Kontrola i automatyzacja w Enova365 – jak Warido zabezpiecza interesy obu stron
Platforma Enova365 zintegrowana z modułem kadrowo-płacowym pozwala rejestrować urlopowe przerwy kontraktorów jako zdarzenia o zerowej stawce VAT i budować raport przepływów FTE w projekcie. Jeśli umowa przewiduje fundusz urlopowy wliczony w stawkę godzinową, system automatycznie tworzy rezerwę kosztową, co ułatwia późniejsze rozliczenie zleceniodawcy i księgowości. Warido konfiguruje Enova365 tak, by alerty o zbliżającym się urlopie wysyłały powiadomienie do project managera, a dedykowana księgowa weryfikowała, czy rezerwa została prawidłowo ujęta w KPIR lub księgach handlowych zgodnie z zasadą memoriału z Ustawy o rachunkowości.
Płatny urlop w kontrakcie B2B – jak zamienić słabość w przewagę konkurencyjną
Pozorny brak ustawowego urlopu nie musi zniechęcać do samozatrudnienia, jeśli strony zawczasu uzgodnią mechanizm finansowania wolnego czasu. Przedsiębiorca zyskuje elastyczność i wyższą stawkę, firma – klarowny harmonogram i budżet bez ukrytych kosztów. Klucz leży w precyzyjnej klauzuli kontraktowej, zaplanowaniu rezerwy w systemie finansowym i zrozumieniu, że składki ZUS czy zaliczki podatkowe nie „zamrażają się” na czas wakacji. Przy wsparciu doradców Warido i automatyzacji Enova365 płatny urlop na B2B przestaje być wyjątkiem, a staje się profesjonalnym standardem, który poprawia wizerunek zarówno kontraktora, jak i zleceniodawcy na coraz bardziej konkurencyjnym rynku usług specjalistycznych.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
