Spis treści
Pandemia, rosnąca popularność podpisów elektronicznych i wejście w życie unijnych dyrektyw skumulowały efekt, dzięki któremu dziś już niemal każda umowa – od współpracy B2B po sprzedaż e-commerce – może powstać bez tradycyjnego pióra i papieru. W Polsce trend ten przyspieszyło wprowadzenie e-Doręczeń dla firm i planowana nowelizacja Kodeksu pracy, która pozwoli podpisywać kontrakty zatrudnienia całkowicie online. W efekcie przedsiębiorcy coraz częściej pytają, jakie wymogi trzeba spełnić, by umowa zawarta w internecie była ważna, dawała pełnię zabezpieczeń procesowych i nie generowała ryzyka podatkowo-księgowego.
Kodeks cywilny i zasada swobody formy – fundament prawny umów online
Podstawą wszystkich transakcji pozostaje art. 60 Kodeksu cywilnego, który wskazuje, że oświadczenie woli może być złożone „przez każde zachowanie ujawniające tę wolę w sposób dostateczny, w tym także elektronicznie”. Oznacza to, że jeżeli ustawa nie wymaga podpisu własnoręcznego albo aktu notarialnego, kontrakt e-mailowy lub kliknięty regulamin na stronie sklepu wywołuje identyczny skutek jak papierowy dokument. Dopełnienie formalności sprowadza się więc do wykazania, kto i kiedy złożył oświadczenie oraz jaka była jego treść – a te dane zapewnia infrastruktura cyfrowa, dzienniki zdarzeń i logi systemowe.
Forma dokumentowa versus forma elektroniczna – subtelna, lecz istotna różnica
Reforma z 2016 r. wprowadziła pojęcie formy dokumentowej, która wymaga jedynie utrwalenia treści na nośniku i zidentyfikowania stron. Zwykła wiadomość SMS lub PDF podpisany jedynie imieniem jest wystarczający przy umowach, którym ustawodawca nie przypisał formy pisemnej. Jeżeli jednak przepis żąda co najmniej podpisu własnoręcznego, trzeba przejść na formę elektroniczną równoważną pisemnej, czyli wykorzystać kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. W praktyce oznacza to, że sprzedaż udziałów wymaga kwalifikowanego e-podpisu, ale zlecenie marketingowe można zamknąć w komunikatorze, o ile strony zachowają historię czatu.
Profil zaufany, podpis kwalifikowany i podpis osobisty – trzy klucze do cyfrowej tożsamości
Biznes.gov.pl potwierdza, że dziś w Polsce najczęściej stosuje się bezpłatny podpis zaufany w Profilu Zaufanym, płatny kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis osobisty dostępny w e-dowodzie. Każdy z nich gwarantuje niepodważalne powiązanie podpisu z osobą, ale tylko kwalifikowany e-podpis ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu – dlatego jest niezbędny w umowach wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dzięki integracji tych narzędzi z platformami webowymi coraz częściej cała ścieżka zawarcia kontraktu zamyka się w jednym oknie przeglądarki.
Dowód zawarcia umowy B2B – e-mail, platforma i metadane serwera
W relacjach biznesowych najistotniejsza jest pewność, że druga strona zaakceptowała warunki. Prawo cywilne dopuszcza ofertę i jej przyjęcie poprzez środki komunikacji elektronicznej, a rozstrzygające bywa choćby automatyczne potwierdzenie z systemu skrzynki pocztowej. Spory sądowe pokazują, że header wiadomości, adres IP i znacznik czasu z serwera poczty stanowią wystarczające dowody, jeśli zabezpieczy się je w formie archiwalnego pliku EML. Przedsiębiorca powinien zatem wdrożyć politykę retencji korespondencji i podpisów elektronicznych, tak by w razie kontroli lub procesu mógł szybko odtworzyć przebieg negocjacji i moment akceptacji oferty.
Umowy na odległość z konsumentem – 14-dniowe prawo odstąpienia i rozszerzona ochrona dla mikroprzedsiębiorcy
Sprzedaż internetowa kierowana do osób fizycznych podlega ustawie o prawach konsumenta, która przyznaje 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny. Terminem trzydziestu dni objęto tylko sytuację nieumówionej wizyty handlowca w domu klienta, ale w typowej e-transakcji nadal liczy się dwa tygodnie od doręczenia towaru lub potwierdzenia usługi. Od 2021 r. część ochrony rozciągnięto na jednoosobowych przedsiębiorców zawierających umowę „poza specjalizacją”, więc e-sklep powinien zakładać, że formularz odstąpienia mogą złożyć zarówno konsumenci, jak i drobni usługodawcy. Niewypełnienie obowiązków informacyjnych – na przykład o prawie zwrotu – przedłuża termin do roku, co zdecydowanie zwiększa ryzyko finansowe.
Kiedy prawo odstąpienia znika – wyjątki, o których musisz uprzedzić klienta
Ustawa przewiduje katalog wyłączeń, w których konsumentowi nie przysługuje zwrot, na przykład przy usługach w pełni wykonanych za wyraźną, świadomą zgodą, treściach cyfrowych pobranych natychmiast po zakupie czy towarach wyprodukowanych na indywidualne zamówienie. Sprzedawca musi jednak podać tę informację jasno i wyraźnie, najlepiej w regulaminie i na karcie produktu, w przeciwnym razie traci ochronę i nadal będzie musiał przyjąć zwrot.
E-kontrakt w HR – cyfrowe umowy o pracę i zlecenia tuż za rogiem
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej prowadzi konsultacje nad ustawą, która ma dopuścić podpisywanie umów o pracę i cywilnoprawnych wyłącznie online, przy użyciu Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu lub e-dokumentu tożsamości. Projekt przewiduje ponadto rządową platformę do przechowywania e-teczek kadrowych, ale na dzień 17 lipca 2025 r. przepisy nie zostały jeszcze uchwalone ani opublikowane w Dzienniku Ustaw, a dokładna data wejścia w życie pozostaje otwarta. Przedsiębiorcy powinni więc monitorować postęp prac i planować procesy kadrowe z myślą o przyszłych wymogach, lecz na razie zachować papierową alternatywę tam, gdzie obowiązuje forma pisemna pod rygorem nieważności.
E-Doręczenia, archiwizacja i bezpieczeństwo danych – nowe obowiązki od 1 kwietnia 2025 r.
Nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych przyspieszyła termin dla podmiotów wpisanych do KRS: każda spółka z o.o. i akcyjna musi posiadać aktywny adres do e-Doręczeń najpóźniej 1 kwietnia 2025 r., a nie – jak pierwotnie planowano – dopiero w grudniu. Ten sam system może obsługiwać wysyłkę i archiwizację umów handlowych, co znacząco podnosi wiarygodność dowodową dokumentów, bo każda przesyłka otrzymuje kwalifikowany stempel czasowy. Biznes.gov.pl rekomenduje zintegrowanie skrzynki e-Doręczeń z firmowym ERP, aby wszystkie kontrakty, aneksy i protokoły trafiały do jednego repozytorium dostępnego dla księgowości, działu prawnego oraz audytorów ISO 27001.
Praktyczne wnioski dla właścicieli firm zawierających umowy online w 2025 roku
Od wdrożenia automatycznego archiwum e-mail po wybór kwalifikowanego podpisu z modułem pieczęci firmowej każdy element procesu zawierania kontraktów przez internet wpływa dziś na bezpieczeństwo prawne i podatkowe organizacji. Połączenie wiedzy o formach elektronicznych z obowiązkiem 14-dniowego zwrotu, uruchomieniem e-Doręczeń i planowanym e-kadrowym systemem sprawia, że przedsiębiorca, który jeszcze w 2025 roku ustandaryzuje procedury, uzyska przewagę w postaci krótszego cyklu sprzedaży, niższych kosztów papieru i pewności dowodowej. Wdrożenie tych standardów pozwala automatycznie podpisywać, wysyłać i archiwizować kontrakty, zmniejszając ryzyko sporów i kar administracyjnych, a jednocześnie poprawiając wizerunek firmy jako partnera gotowego na pełną cyfryzację obiegu dokumentów.
Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.
