Jak obliczyć czas pracy w 2025 roku w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych?
8 października, 2024
Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Elektroniczne akta osobowe
gwarantujemy, że Twoje dane będą bezpieczne
Martwisz się o bezpieczeństwo akt i danych osobowych w swojej firmie? Skorzystaj z oferty biura rachunkowego Warido. Wykorzystujemy rewolucyjne elektroniczne systemy przechowywania i ochrony plików, które są całkowicie bezpieczne.
Elektroniczne akta osobowe to przyszłość! Poznaj wygodne sposoby prowadzenia dokumentacji i archiwizacji. Zobacz naszą ofertę. Wdrożymy wszystkie rozwiązania, które pozwolą Ci nowocześnie zarządzać swoją firmą.
Elektroniczne akta osobowe, znane także jako e-akta, zyskują na popularności z każdym rokiem. Ich przewagą jest wygoda prowadzenia, szereg udogodnień funkcjonalnych, oferowanych przez dedykowane oprogramowanie i znacznie łatwiejsze, niż w przypadku papierowych teczek, przechowywanie.
Czym są elektroniczne akta pracownicze? Jak przejść na elektroniczne akta osobowe? Podpowiadamy i wspieramy Twój biznes.
Kwestie e-akt reguluje ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw, która wprowadziła nowe przepisy tyczące się prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Oprócz skrócenia okresu przechowywania akt umożliwiła ona także wybór formy ich gromadzenia – klasyczne teczki lub e-akta, czyli elektroniczne akta osobowe.
Od stycznia 2019 roku pracodawca może więc wybrać formę elektroniczną, która jest równoważna z aktami prowadzonymi w klasycznej, papierowej formule. Rozporządzenie wskazało także nową systematykę dokumentacji pracowniczej, znaną jako akta ABCD. Zgodnie z nią, dokumenty osobowe pracowników mają składać się z części A – tyczącej się procesu ubiegania o zatrudnienie kandydata, części B, która zawiera wszelką dokumentację związaną z jego zatrudnieniem i przebiegiem pracy, części C obejmującej dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy oraz części D – prezentującej informacje odnośnie kar porządkowych.
Co istotne, zgodnie ze zmianami wprowadzonymi ustawodawstwem, akta osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. należy przechowywać zaledwie 10 lat – wcześniej obowiązywał okres 50 lat.
Elektroniczne akta osobowe - wymagania
Decydując się na wprowadzenie w firmie e-akt należy liczyć się z obostrzeniami, które w zakresie dokumentacji pracowniczej nakłada na przedsiębiorcę prawo. Znajdują się wśród nich:
- Integralność – stanowi o tym, że pliki e-akt muszą być zabezpieczone w sposób, który uniemożliwia wprowadzenie w nich zmian,
- Zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych i uszkodzeniem – zapewnia ono, że e-akta będą administrowane wyłącznie przez osoby o odpowiednich uprawnieniach, a niepowołane podmioty nie będą mogły ich zobaczyć,
- Stały dostęp dla osób uprawnionych – dający bezproblemowy dostęp osobom oddelegowanym,
- Identyfikacja – e-akta powinny być prowadzone w systemie, który zapewnia wgląd do informacji na temat osób, które owe dokumenty przeglądały,
- Metadane – system powinien umożliwiać wyszukiwanie dokumentów na bazie metadanych, czyli informacji, które pozwolą szybciej i łatwiej odnaleźć interesujące nas dane w większym zbiorze informacji.
- Osobne foldery – system, w ramach którego prowadzone są elektroniczne akta osobowe ma umożliwiać stworzenie osobnych folderów na dokumenty kadrowe – tzw. teczek dla wszystkich zatrudnionych – musi zostać także zachowana funkcjonalność wydruku i możliwość eksportu dokumentacji w całości lub jej części.
Jak wprowadzić elektroniczne akta osobowe?
Przejście na elektroniczne akta osobowe nie wymaga żadnych skomplikowanych procedur – dla procesu niezbędne jest jednak posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej firmy. Trzeba więc, kolejno zeskanować dokumenty, następnie opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną firmy. Co istotne – podpis elektroniczny może należeć do pracodawcy lub osoby, która została przez niego upoważniona do tego rodzaju działań – potwierdza on zgodność dokumentu cyfrowego z tym papierowym. Jeśli więc zastanawiasz się: jak przejść na elektroniczne akta osobowe, nie musisz obawiać się tego procesu, bo wymaga on tylko digitalizacji dokumentacji i jej odpowiedniego podpisania. Dodatkowo każdy dokument powinien zawierać także plik XML z metadanymi zebranymi poniżej:
- ID dokumentu i ID całej dokumentacji,
- rodzaj dokumentu,
- datę wygenerowania dokumentu,
- datę podpisania dokumentu,
- imię, nazwisko i PESEL pracownika,
- nazwę pracodawcy,
- datę utworzenia zbioru dokumentów, w którym zlokalizowany jest dany dokument.
Tego rodzaju funkcjonalności najlepiej spełniają dedykowane programy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, których szeroki wybór dostępny jest na rynku.
Akta osobowe elektroniczne - wygoda i funkcjonalność
Elektroniczne akta pracownicze posiadają szereg zalet, które sprawiają, że do korzystania z nich przekonuje się bardzo wielu pracodawców. W ramach zdigitalizowanych akt można przechowywać m.in. umowę o pracę, wnioski urlopowe, delegacje, świadczenia chorobowe czy potwierdzenia odbioru PIT-11. Dlaczego warto to robić w formie elektronicznej?
Elektroniczne akta osobowe dają większą gwarancję bezpieczeństwa dokumentacji – wybierając odpowiedni program mamy dostęp do wbudowanego w nich, odpowiedniego poziomu zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem. Dodatkowo eliminujemy ryzyko mechanicznego uszkodzenia dokumentów – np. w wyniku pożaru. E-akta pozwalają także na szybki dostęp do dokumentów, łatwe wyszukiwanie interesujących nas danych, ale także oszczędności – eliminujemy koszty drukowania dokumentacji czy np. usług kurierskich.
Elektroniczne akta osobowe - program
Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe? Wystarczy wybrać program spełniający wymagania techniczne regulowane rozporządzeniem, a później w ramach oprogramowania dodawać dokumenty pracownicze w wyznaczonym folderze dla zatrudnionego. Co istotne – prowadząc akta w formie elektronicznej, nie musisz przechowywać już ich tradycyjnej wersji papierowej.
KADRY I PŁACE NA BLOGU
Zatrudnienie studenta a składki ZUS i PIT – kiedy należy odprowadzać?
1 października, 2024
Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, z jakich składek ZUS i podatków jesteś zwolniony w zależności od charakteru umowy.
Emerytury nauczycieli: Zmiany od września 2024
23 sierpnia, 2024
Od września 2024 roku nauczycieli czekają zmiany w przepisach emerytalnych oraz nowych warunkach zatrudnienia. Dowiedz się, jakie możliwości daje nowa ścieżka emerytalna oraz jak zmienia się zatrudnienie nauczycieli w świetle nowych przepisów.
Czas pracy młodocianego a święto w sobotę: Jak to działa?
22 sierpnia, 2024
Czy młodociany pracownik ma prawo do dnia wolnego za święto przypadające w sobotę? To pytanie zadaje sobie wielu pracodawców i młodocianych pracowników. Odpowiedź jest jednoznaczna – tak, młodociani pracownicy również mają prawo do dodatkowego dnia wolnego, gdy święto przypada na dzień wolny od pracy. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce!
Fundusz Pracy i FGŚP – kto płaci składki?
19 sierpnia, 2024
Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pełnią kluczową funkcję w systemie wsparcia rynku pracy i ochrony pracowników. W 2023 roku na realizację działań aktywizujących rynek pracy przeznaczono z Funduszu Pracy ponad 3,5 miliarda złotych, co znacząco wpłynęło na zmniejszenie stopy bezrobocia w Polsce.
Umowa na zastępstwo – czym jest i co powinna zawierać?
15 sierpnia, 2024
Twój pracownik idzie na urlop macierzyński, wychowawczy albo poważnie zachorował? Każda dłuższa nieobecność pracownika może negatywnie wpłynąć na rozwój firmy. Na szczęście masz prawo zatrudnić osobę na zastępstwo, która przejmie obowiązki nieobecnej. Na czym polega umowa na zastępstwo i jakie przepisy Cię obowiązują? Przeczytaj artykuł, a dowiesz się wszystkiego i być może uchronisz się dzięki temu przed karą finansową.
Co zyskujesz współpracując z naszym biurem rachunkowym?
Nowoczesne usługi księgowe
Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.
Kadra zaufanych ekspertów
Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.
Stały dostęp online
Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.
Biuro rachunkowe enova
Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.
Bezpieczeństwo i komfort
Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.
Edukacja w bonusie
Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.
