Problemy z synchronizacją kasy fiskalnej mogą prowadzić do mandatu – jak ich unikać?

Każdy przedsiębiorca zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej powinien zdawać sobie sprawę z ryzyka związanego z awarią urządzenia. Nieprawidłowe działanie kasy fiskalnej, szczególnie w zakresie przesyłania raportów online do Urzędu Skarbowego, może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do nałożenia kary finansowej. W tym artykule omówimy, jak unikać takich problemów, co zrobić w przypadku awarii oraz jak bronić się przed niesłusznie nałożonymi mandatami.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w zakresie synchronizacji kasy fiskalnej?

Każdy przedsiębiorca, który używa kasy fiskalnej, ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz zapewnienia, że kasa jest prawidłowo zsynchronizowana z systemem Urzędu Skarbowego. Zgodnie z przepisami, jeśli z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję sprzedaży w trybie awaryjnym i zapewnić połączenie niezwłocznie po ustaniu przyczyny awarii. 

Co zrobić w przypadku awarii kasy fiskalnej?

Jeśli zauważysz, że Twoja kasa fiskalna nie działa prawidłowo i nie przesyła raportów online do Urzędu Skarbowego, natychmiast powinieneś podjąć odpowiednie działania naprawcze. Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z serwisem, który zleci sprawdzenie kasy i dostarczy pisemne oświadczenie o awarii, jej przyczynie oraz czasie trwania. Mimo problemów z synchronizacją, kontynuuj prowadzenie ewidencji sprzedaży, drukując raporty papierowe, aby zapewnić ciągłość ewidencji. Jeśli awaria nie może zostać usunięta od razu, powinieneś zgłosić ten fakt do Urzędu Skarbowego, dostarczając oświadczenie od serwisu. Dzięki temu unikniesz ewentualnych problemów prawnych i pokażesz, że podjąłeś wszelkie możliwe kroki, aby rozwiązać problem.

Jak uniknąć mandatu za wadliwe działanie kasy fiskalnej?

Jeśli Urząd Skarbowy nałożył na Ciebie mandat za brak synchronizacji kasy fiskalnej, ale awaria nie była Twoją winą, masz prawo do obrony. Przede wszystkim nie przyjmuj mandatu, jeśli uważasz, że kara jest niesłuszna. Następnie dostarcz dokumentację od serwisu, która potwierdzi, że awaria kasy była niezależna od Ciebie. Jeśli mandat został już nałożony, możesz się odwołać, przedstawiając dowody na swoją niewinność. Pamiętaj, że kluczowa jest szybka reakcja oraz przedstawienie odpowiedniej dokumentacji, która może udowodnić, że problem nie wynikał z Twojej winy, a był efektem usterki technicznej, na którą nie miałeś wpływu.

Dodatkowe środki ostrożności – jak zapobiegać problemom z kasą fiskalną?

Warto pamiętać, że regularna konserwacja kasy fiskalnej oraz szybka reakcja na wszelkie nieprawidłowości mogą uchronić przed problemami prawnymi i finansowymi. Regularne serwisowanie kasy przez autoryzowany serwis pozwala na bieżąco sprawdzać, czy urządzenie działa bez zarzutu, co minimalizuje ryzyko awarii. Kontrola nad przesyłaniem raportów online do Urzędu Skarbowego jest równie istotna – regularne sprawdzanie, czy raporty są prawidłowo przesyłane, pozwala na szybkie wykrycie ewentualnych nieprawidłowości i podjęcie działań naprawczych. Ważne jest również, aby wszyscy pracownicy odpowiedzialni za obsługę kasy fiskalnej byli odpowiednio przeszkoleni i wiedzieli, jak reagować w przypadku problemów technicznych.

Ostatnim, ale niezwykle ważnym krokiem jest regularne sprawdzanie synchronizacji kasy z systemem Urzędu Skarbowego. Nawet jeśli raporty papierowe drukują się prawidłowo, brak synchronizacji online może trwać od dłuższego czasu, a Ty możesz tego nie zauważyć. Wystarczy krótki kontakt z serwisantem – ma on wgląd w historię działania urządzenia i może szybko potwierdzić, czy wszystko jest w porządku. Tego typu prewencyjne działania mogą znacząco zredukować ryzyko wystąpienia problemów z synchronizacją kasy fiskalnej i uniknąć kłopotów z Urzędem Skarbowym. 

Podsumowanie 

Awaria kasy fiskalnej może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do nałożenia mandatu. Jednakże, jeśli awaria była niezależna od Ciebie, masz prawo się bronić. Kluczem jest szybka reakcja, prowadzenie dokumentacji oraz zgłaszanie problemów do Urzędu Skarbowego. Zalecamy regularne sprawdzanie działania swojej kasy fiskalnej oraz dbanie o jej serwisowanie, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości. Pamiętaj, że nawet drobna usterka techniczna, taka jak brak synchronizacji, może nie zostać zauważona przez dłuższy czas, co może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Dlatego warto zasięgnąć opinii serwisanta, który szybko sprawdzi, czy Twoja kasa działa poprawnie. Ignorowanie problemów technicznych może prowadzić do niepotrzebnych komplikacji prawnych i finansowych, więc nie zwlekaj z podjęciem odpowiednich działań.

Oferta Warido

Zarządzanie finansami firmy, w tym prawidłowe prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, to zadanie wymagające dużej uwagi i wiedzy. Każdy błąd lub zaniedbanie może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do nałożenia mandatów przez Urząd Skarbowy. Dlatego warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Nasz zespół w WARIDO Accounting Sp. z o.o. oferuje kompleksową obsługę księgową, w tym nadzór nad prawidłowym działaniem kas fiskalnych oraz wparcie w zakresie – doradca podatkowy. Dzięki temu możesz skupić się na rozwoju swojego biznesu, a my zadbamy o to, aby Twoje finanse były w najlepszych rękach. Z nami księgowość jest prosta, bezpieczna i zgodna z obowiązującymi przepisami.

Autor treści: Paulina Dzierżęga

Artykuły zawarte na niniejszej stronie mają wyłącznie charakter informacyjny oraz poglądowy i nie stanowią porady prawnej. Administrator strony/Warido zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani kwestiami poruszonymi w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego bezpośrednio z nami.