Akta osobowe

Akta osobowe część A  

Akta osobowe A to zbiór dokumentów koncentrujących na ubieganiu się o zatrudnienie w firmie – obejmują one dokumenty, których wymagać musi pracodawca oraz te, które dobrowolnie może przedstawić pracownik w celu potwierdzenia swoich kwalifikacji. Co istotne, w aktach osobowych przechowujemy wyłącznie odpisy dokumentów lub kopie z adnotacją “kopia zgodna z przedstawionym dokumentem” – wyjątkiem mogą być dokumenty sporządzone przez samego pracodawcę np. oświadczenia.   

Akta osobowe A – co powinny zawierać? 

• • kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie, 
  • świadectwa pracy lub inne formy potwierdzające zatrudnienie, 
  • dokumenty wskazujące kwalifikacje zawodowe, 
  • świadectwa ukończenia szkoły – najwyższy stopień posiadanego wykształcenia, 
  • orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do zatrudnienia i skierowanie na badania, 
  • dodatkowe dokumenty wynikające z innych przepisów prawa, 
  • udostępnione przez pracownika dodatkowe dokumenty poświadczające jego kwalifikacje np. świadectwa kursów. 

Akta osobowe część B  

Akta osobowe B zawierają wszystkie dokumenty tyczące się zatrudnienia pracownika – od umowy o pracę, która została z nim zawarta, po dokumenty poświadczające przebieg stosunku pracy.  Mogą to być dokumenty wskazujące na zakres obowiązków pracownika czy regulamin pracy.  

Co dokładnie zawiera ta część akt?  

• • umowę o pracę, 
  • akceptację regulaminów pracy, przepisów BHP, tajemnic służbowych czy zasad panujących w firmie,  
  • zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, 
  • orzeczenie lekarskie wynikające z badań okresowych, 
  • kwestionariusz osobowy, 
  • oświadczenie o korzystaniu lub nie z uprawnień rodzicielskich i prawa do opieki nad dzieckiem, 
  • informacja o równym traktowaniu, 
  • dodatkowe dokumenty: np. prośba o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce; zakaz konkurencji, informacje o powierzeniu mienia czy przyznawanych nagrodach; te, dotyczące urlopu macierzyńskiego, wychowawczego, rodzicielskiego; ale także te o zmianie wymiaru pracy, udzieleniu urlopu bezpłatnego pracownikowi, informacji o zmianie warunków pracy. 

Akta osobowe część C 

Kolejna część akt osobowych zawiera wszelkiego rodzaju dokumenty tyczące się ustania stosunku pracy. Należy przechowywać w nich: 

• • dokumentację rozwiązania stosunku pracy, 
  • kopię świadectwa pracy, 
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia, wynikającym z postępowania egzekucyjnego, 
  • wszelkiego rodzaju dokumentację związaną z czynnościami po ustaniu stosunku pracy – np. orzeczeń lekarskich, obowiązującego nadal zakazu konkurencyjnego itp.  

Akta osobowe część D 

Ostatnia część akt osobowych obejmuje dokumentację powiązaną z karami porządkowymi – powinna ona zawierać wszelkiego rodzaju dokumenty odnośnie odpowiedzialności pracownika w tym zakresie. Tego rodzaju wyszczególnienie części na akta osobowe D pozwala na wygodne usunięcie informacji o karze rok po niej, w przypadku nienagannej pracy zatrudnionego. Taka systematyka ułatwia zrobienie tego zgodnie z przepisami czyli skutecznie i nieodtwarzalnie.  Oczywiście w przypadku braku kar nie musimy tej części wydzielać.