Bezpieczeństwo Twoich pracowników jest w dobrych rękach
Akta osobowe pracowników są bardzo ważnymi dokumentami, które potrzebują szczególnej uwagi. Możesz je stracić na zawsze, jeśli o nie nie zadbasz i nie wykonasz kopii zapasowej. Zostaw to specjalistom z Warido!
Przestań marnować czas na porządkowanie plików i poprawianie dokumentów. Dbaj o bezpieczeństwo swoich akt i miej do nich stały dostęp z dowolnego urządzenia.
Zadzwoń do nas już dziś i powierz nam opiekę nad aktami osobowymi w swojej firmie.
Na pracodawcy ciąży szereg zobowiązań, z których większość jest generowana przepisami prawa. W jasny sposób regulują one jego powinności wobec zatrudnionymi pracowników. Jedną z nich jest prowadzenie akt osobowych, czyli dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, do prowadzenia której zobligowany jest pracodawca przepisami Kodeksu pracy art. 94 pkt 9a. Z czym wiąże się taki obowiązek i jak prowadzić akta osobowe, by robić to zgodnie z prawem?
Podstawą prawną, która reguluje zasady prowadzenia akt osobowych, jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nakłada ono na pracodawcę określony schemat systematyki, porządkowania i przechowywania dokumentów. Znany pod pojęciem “akta osobowe ABCD” system zakłada prowadzenie ich w ramach czterech części.
Z punktu widzenia wypełniania obowiązku prowadzenia akt osobowych istotne jest to, jak długo pracodawca musi je przetrzymywać. Do końca 2018 roku obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych wynosił 50 lat, które rozpoczynały bieg od roku następnego po ustaniu stosunku pracy.
Od 1 stycznia 2019 nastąpiła zmiana w tym temacie – akta wszystkich zatrudnionych po tym terminie muszą być przechowywane tylko 10 lat. Co dokładnie wchodzi w zakres przechowywanych akt i co powinny one zawierać, by nałożony obowiązek był wypełniony należycie?
Klasyczne, znane od lat akta osobowe w formie teczek powoli odchodzą w zapomnienie, wypierane przez systemy online. Obie formy przechowywania akt są jednak dopuszczalne – jeśli decydujemy się na akta osobowe teczki musimy pamiętać, że muszą być one chronione przed zniszczeniem, utratą, uszkodzeniem i dostępem nieuprawnionym.
Mowa tu zarówno o czynniku ludzkim, jak i tym związanym np. z temperaturą czy warunkami zewnętrznymi. W przypadku kadr online musimy pamiętać również o odpowiednim zabezpieczeniu dokumentacji przed dostępem osób trzecich.
Akta osobowe część A
Akta osobowe A to zbiór dokumentów koncentrujących na ubieganiu się o zatrudnienie w firmie – obejmują one dokumenty, których wymagać musi pracodawca oraz te, które dobrowolnie może przedstawić pracownik w celu potwierdzenia swoich kwalifikacji. Co istotne, w aktach osobowych przechowujemy wyłącznie odpisy dokumentów lub kopie z adnotacją “kopia zgodna z przedstawionym dokumentem” – wyjątkiem mogą być dokumenty sporządzone przez samego pracodawcę np. oświadczenia.
Akta osobowe A – co powinny zawierać?
Akta osobowe część B
Akta osobowe B zawierają wszystkie dokumenty tyczące się zatrudnienia pracownika – od umowy o pracę, która została z nim zawarta, po dokumenty poświadczające przebieg stosunku pracy. Mogą to być dokumenty wskazujące na zakres obowiązków pracownika czy regulamin pracy.
Co dokładnie zawiera ta część akt?
Akta osobowe część C
Kolejna część akt osobowych zawiera wszelkiego rodzaju dokumenty tyczące się ustania stosunku pracy. Należy przechowywać w nich:
Akta osobowe część D
Ostatnia część akt osobowych obejmuje dokumentację powiązaną z karami porządkowymi – powinna ona zawierać wszelkiego rodzaju dokumenty odnośnie odpowiedzialności pracownika w tym zakresie. Tego rodzaju wyszczególnienie części na akta osobowe D pozwala na wygodne usunięcie informacji o karze rok po niej, w przypadku nienagannej pracy zatrudnionego. Taka systematyka ułatwia zrobienie tego zgodnie z przepisami czyli skutecznie i nieodtwarzalnie. Oczywiście w przypadku braku kar nie musimy tej części wydzielać.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej nadal budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców. Po zmianach Polskiego Ładu z 2022 roku ważne jest, by w 2024 roku znać zasady i terminy, aby uniknąć błędów i sankcji.
Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, z jakich składek ZUS i podatków jesteś zwolniony w zależności od charakteru umowy.
Od września 2024 roku nauczycieli czekają zmiany w przepisach emerytalnych oraz nowych warunkach zatrudnienia. Dowiedz się, jakie możliwości daje nowa ścieżka emerytalna oraz jak zmienia się zatrudnienie nauczycieli w świetle nowych przepisów.
Czy młodociany pracownik ma prawo do dnia wolnego za święto przypadające w sobotę? To pytanie zadaje sobie wielu pracodawców i młodocianych pracowników. Odpowiedź jest jednoznaczna – tak, młodociani pracownicy również mają prawo do dodatkowego dnia wolnego, gdy święto przypada na dzień wolny od pracy. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce!
Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pełnią kluczową funkcję w systemie wsparcia rynku pracy i ochrony pracowników. W 2023 roku na realizację działań aktywizujących rynek pracy przeznaczono z Funduszu Pracy ponad 3,5 miliarda złotych, co znacząco wpłynęło na zmniejszenie stopy bezrobocia w Polsce.
Dokumenty możesz dostarczać do naszego biura rachunkowego elektronicznie w formie skanów, a jeśli masz swój program księgowy to podłączymy się do Ciebie zdalnie.
Specjalista, z którym rozpoczynasz współpracę staje się Twoim merytorycznym partnerem. Korzystasz z jego kompleksowego wsparcia wtedy, gdy tylko potrzebujesz.
Wszystkie działania związane z naszymi usługami księgowymi i kadrowo-płacowymi możesz załatwić zdalnie np. przesłać dokumenty, sprawdzić stan rozliczeń czy porozmawiać ze swoim specjalistą.
Korzystasz z nowoczesnych narzędzi, takich jak np. program księgowy enova, e-book czy dostęp do elektronicznych teczek osobowych.
Wszystkie rozwiązania technologiczne, z których korzystamy są w pełni bezpieczne pod względem ochrony danych oraz dostępu do poszczególnych działań.
Dzięki swojemu specjaliście Warido, na bieżąco otrzymujesz istotne informacje z obszaru wybranych usług. Poza tym możesz czerpać przydatną wiedzę w naszego bloga i zapisać się do newslettera.
